Pendaftaran sebagai pemilik usaha perseorangan (kojin jigyounushi)

Pendaftaran sebagai pemilik usaha perseorangan (個人事業主, kojin jigyōnushi, "pelaku usaha perorangan") untuk tujuan perpajakan dilakukan dengan mengajukan satu lembar pemberitahuan pembukaan usaha ke kantor pajak setempat Anda.¹ Jika Anda melewatkan batas waktu pengajuan permohonan formulir biru pendamping, Anda akan kehilangan kesempatan memperoleh pengurangan pajak hingga 650.000 JPY untuk tahun tersebut.²³

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di situs National Tax Agency (NTA). Artikel ini menyajikan informasi umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau imigrasi; untuk kasus khusus Anda, berkonsultasilah dengan konsultan pajak berlisensi (zeirishi, 税理士) mengenai posisi pelaporan pajak, atau pengacara imigrasi (bengoshi, 弁護士) atau juru tulis administratif (gyoseishoshi, 行政書士) mengenai apakah status kependudukan (visa) Anda mengizinkan pekerjaan freelance.

Gambaran umum

Artikel ini ditujukan bagi freelancer yang sedang mempersiapkan kepatuhan pajak: penduduk yang baru tiba dan mulai mengerjakan proyek klien, karyawan yang beralih ke pekerjaan mandiri, serta siapa saja yang penghasilan usahanya (事業所得, jigyō shotoku, "penghasilan usaha") memerlukan catatan pajak.¹ Panduan ini mencakup pemberitahuan pembukaan usaha, permohonan persetujuan formulir biru, serta persiapan nama dagang, rekening bank, dan penagihan faktur seputar pengajuan dokumen tersebut.

Pengajuan pajak nasional di bawah ini seragam di seluruh negeri; tujuan penyerahan dokumen mengikuti domisili pajak Anda (納税地, nōzeichi, "domisili pajak"), bukan prosedur khusus per distrik/ward.¹² Hal yang berbeda di tingkat lokal adalah mekanisme pengiriman surat pemberitahuan pajak tempat tinggal (residence tax) setelah Anda melapor, dan kantor pajak prefektur mungkin memiliki prosedur tersendiri, sehingga Anda perlu mengonfirmasi keduanya dengan pemerintah kota/distrik dan prefektur Anda.¹ Pendaftaran ini semata tidak secara otomatis memberikan izin untuk pekerjaan freelance pada semua status visa, batasan yang diuraikan lebih lanjut dalam pembahasan visa di bawah.

Fungsi dan batasan pemberitahuan pembukaan usaha

Pemberitahuan pembukaan usaha (個人事業の開業・廃業等届出書, kojin jigyō no kaigyō haigyō tō todokedesho, "surat pemberitahuan pembukaan dan penutupan usaha perseorangan") memberitahukan sistem perpajakan bahwa bisnis Anda telah berjalan.¹ Penyerahan dokumen ini membuka catatan pajak Anda; tidak ada surat persetujuan balasan, dan memang tidak diperlukan persetujuan sebelum Anda mulai bekerja.

Membuka catatan pajak Anda, bukan izin usaha

Tidak ada lisensi atau izin resmi yang diterbitkan saat Anda mengajukan formulir ini. Dokumen tersebut mencatat dimulainya usaha Anda, lokasi kantor bisnis, serta perubahan selanjutnya seperti penambahan, perpindahan, atau penutupan kantor, maupun penutupan usaha itu sendiri.¹ Simpanlah salinan formulir yang telah diajukan beserta cap tanda terima (stampel resi); lembaran ini merupakan bukti resmi pengajuan Anda jika suatu saat klien atau instansi menanyakan kapan Anda memulai usaha.

Pendaftaran saja tidak mengizinkan kerja freelance di semua visa

Mengajukan dokumen ke kantor pajak dan memegang izin imigrasi untuk bekerja freelance adalah dua hal yang berbeda. Artikel ini hanya menjawab aspek pelaporan pajak dan tidak menetapkan aturan visa. Pembaca dengan status Engineer, Humanities, atau International Services harus memastikan posisi hukum mereka terhadap Visa Engineer/Humanities/International Services atau berkonsultasi dengan pengacara imigrasi atau gyoseishoshi sebelum menerima pekerjaan dari klien.

Mengajukan pemberitahuan pembukaan usaha

Ajukan pemberitahuan pembukaan usaha terlebih dahulu; semua tenggat waktu lain dalam artikel ini berpatokan pada tanggal tersebut. Bagan di bawah ini mengilustrasikan urutan antara kedua pengajuan formulir serta langkah-langkah persiapan yang terkait.¹²

Tempat dan cara pengajuan

Ajukan ke kantor pajak (税務署, zeimusho, "kantor pajak") yang membawahi wilayah domisili pajak Anda, baik secara langsung, melalui pos, atau lewat e-Tax.¹⁴ Bagi sebagian besar penduduk, domisili pajak adalah alamat yang tercantum pada surat pendaftaran kependudukan (juminhyo).¹ Halaman prosedur NTA menyediakan formulir resmi dalam format PDF yang dapat diunduh serta mendukung pembuatan dan pengiriman langsung melalui perangkat lunak e-Tax.⁴

Butir	Rincian	Sumber
Formulir pemberitahuan pembukaan usaha	個人事業の開業・廃業等届出書, dapat diunduh dari halaman prosedur NTA	4
Pemeriksaan identitas untuk pengajuan kertas	Cantumkan nomor individu (My Number) pada formulir dan tunjukkan atau lampirkan dokumen verifikasi identitas	4
Pemeriksaan identitas untuk pengajuan e-Tax	Verifikasi elektronik; tidak memerlukan penunjukan atau salinan dokumen fisik terpisah	4

Bawalah My Number Card Anda jika mengajukan langsung atau melalui pos di atas kertas; kartu ini mencakup pencantuman nomor sekaligus pemeriksaan identitas.⁴ Untuk pengajuan lewat e-Tax, siapkan kartu tersebut untuk proses verifikasi identitas elektronik secara daring.⁴

Kapan harus mengajukan

NTA Tax Answer No. 2090 saat ini menyatakan bahwa batas waktu pengajuan adalah batas akhir pelaporan SPT tahunan (確定申告期限, kakutei shinkoku kigen, "tenggat pelaporan SPT akhir") untuk tahun dimulainya usaha Anda.¹ Beberapa panduan lama menyebutkan batas waktu 1 bulan, dan informasi batas waktu yang lebih pendek tersebut masih banyak beredar luas.

Panduan lama menyebutkan 1 bulan; halaman NTA menyebutkan batas waktu pelaporan SPT

Gunakan informasi resmi pada halaman situs NTA sebagai panduan yang berlaku, dan anggap aturan 1 bulan sebagai panduan lama yang masih beredar.¹ Meski demikian, sebaiknya tetap ajukan dalam bulan pertama: pengajuan lebih awal segera memulai rekam jejak dokumen Anda dan mencegah batas waktu 2 bulan formulir biru menjadi kendala yang memberatkan.

Mengajukan permohonan persetujuan formulir biru

Pengajuan formulir biru (青色申告, aoiro shinkoku, "SPT formulir biru") merupakan jalur istimewa: pelapor yang telah disetujui dan menyelenggarakan pembukuan yang tertib berhak atas potongan khusus (青色申告特別控除, aoiro shinkoku tokubetsu kōjo, "pengurangan khusus formulir biru") sebagaimana diuraikan di bawah ini.²³ Persetujuan ini memerlukan pengajuan permohonan terlebih dahulu (青色申告承認申請書, aoiro shinkoku shōnin shinseisho, "permohonan persetujuan pengajuan formulir biru") ke kantor pajak yang sama dengan tempat Anda menyerahkan pemberitahuan pembukaan usaha.²

Batas waktu permohonan

Batas waktu standarnya adalah 15 Maret pada tahun pajak yang bersangkutan saat pelaporan formulir biru hendak diterapkan.² Untuk usaha yang baru dimulai pada atau setelah 16 Januari tahun berjalan, permohonan diajukan dalam jangka waktu 2 bulan sejak tanggal dimulainya usaha.²

Situasi	Batas waktu	Sumber
Usaha berjalan	15 Maret pada tahun pajak bersangkutan	2
Usaha baru yang dimulai pada 16 Januari atau setelahnya	Dalam waktu 2 bulan sejak tanggal mulai usaha	2
Suksesi melalui warisan dari wajib pajak non-formulir biru, diambil alih 16 Januari atau setelahnya	Dalam waktu 2 bulan sejak tanggal suksesi	2

Ajukan kedua formulir dalam satu kali kunjungan ke kantor pajak

Pemberitahuan pembukaan usaha dan permohonan formulir biru diajukan ke kantor dan loket yang sama.¹² Mengajukan keduanya sekaligus pada hari pertama menghindarkan risiko keterlambatan batas waktu untuk sepanjang tahun pertama.

Tingkatan pengurangan 650 ribu, 550 ribu, dan 100 ribu yen

Potongan ini memberikan insentif atas upaya pembukuan dalam tiga tingkatan kuota.³ Ketiganya mensyaratkan status wajib pajak formulir biru yang telah disetujui; tingkatan di bawah ini mengasumsikan SPT itu sendiri dilaporkan sebelum batas akhir 15 Maret beserta lampiran laporan keuangan yang diwajibkan, termasuk bagi pelapor yang berstatus restitusi (refund-only).²³

Tingkatan	Batas maksimum	Syarat utama	Sumber
Pembukuan berpasangan lengkap ditambah pengajuan elektronik (e-filing) atau e-book yang memenuhi syarat	650.000 JPY	Pembukuan berpasangan (double-entry) dengan neraca dan laporan laba rugi, ditambah pengajuan e-Tax atau jurnal dan buku besar elektronik yang memenuhi syarat	3
Pembukuan berpasangan lengkap, pengajuan kertas	550.000 JPY	Pembukuan berpasangan dengan lampiran laporan keuangan, diajukan tepat waktu sebelum batas akhir	3
Wajib pajak formulir biru disetujui lainnya	100.000 JPY	Status persetujuan biru tanpa tingkatan pembukuan di atas	3

Jika total pendapatan yang memenuhi syarat berada di bawah batas maksimal, jumlah potongan dibatasi sebesar total pendapatan tersebut, dihitung sebelum kompensasi kerugian.³ Sejak tahun 2024, jalur pembukuan elektronik mewajibkan jurnal dan buku besar memenuhi standar buku elektronik berkualitas tinggi (high-quality e-book) disertai pemberitahuan resmi; wajib pajak lanjutan yang sudah memenuhi syarat sebelumnya tidak perlu mengajukan ulang pemberitahuan tersebut.³ Mulailah pencatatan berpasangan sejak hari pertama bahkan sebelum persetujuan resmi diterbitkan; merekonstruksi pembukuan satu tahun penuh saat masa pelaporan pajak adalah penyebab paling umum wajib pajak tahun pertama kehilangan hak atas tingkatan potongan tertinggi.

Konsekuensi jika melewati batas waktu

Tanpa permohonan yang disetujui, Anda wajib melapor pada tahun tersebut menggunakan jalur formulir putih (white return) tanpa pengurangan khusus.² Tidak ada mekanisme persetujuan retroaktif (berlaku surut) di regulasi NTA. Segera ajukan permohonan untuk tahun berikutnya sebelum tenggat 15 Maret mendatang dan tetap lakukan pembukuan tertib selama masa berjalan, agar tahun kedua Anda dapat menikmati fasilitas ini.²

Persiapan nama dagang, rekening bank, dan faktur

Dua pengajuan pajak di atas hanya memerlukan satu kali kunjungan; persiapan di bawah ini memastikan kunjungan tersebut memberikan hasil optimal. Tidak ada satu pun dari persiapan ini yang memerlukan permohonan terpisah ke instansi pemerintah.

Mencantumkan nama dagang pada formulir

Anda dapat mencantumkan nama dagang (屋号, yagō, "nama dagang/bisnis") pada formulir pemberitahuan pembukaan usaha.⁴ Kolom ini bersifat opsional: mengosongkannya tetap diterima, dan mencantumkan nama tidak berarti mendaftarkan sebuah perseroan atau mematenkan nama tersebut dari penggunaan pihak lain. Pilihlah nama yang dapat Anda cetak pada faktur penagihan dan digunakan untuk menerima transfer bank, lalu gunakan secara konsisten.

Menyiapkan rekening bank dan My Number Card

Siapkan rekening berdenominasi yen untuk menerima pembayaran dari klien sebelum Anda mengirimkan faktur tagihan pertama, agar tidak ada pembayaran yang tertunda akibat proses pemeriksaan administrasi perbankan. Ketentuan pembukaan rekening bank berada di luar cakupan artikel ini; panduan Rekening Bank di Jepang untuk WNA: Aturan Enam Bulan dan Japan Post Bank untuk WNA: Membuka Rekening Yucho mengulasnya secara menyeluruh. Pastikan My Number Card Anda selalu mudah diakses: kartu ini digunakan untuk verifikasi identitas e-Tax dan pengisian nomor identitas pada formulir kertas.⁴

Pendaftaran faktur merupakan langkah terpisah

Mendaftar sebagai penerbit faktur yang memenuhi syarat (適格請求書発行事業者, tekikaku seikyūsho hakkō jigyōsha, "penerbit faktur berkualifikasi") merupakan prosedur permohonan terpisah dari pemberitahuan pembukaan usaha.¹ Keputusan untuk mendaftar atau tidak, serta bagaimana keputusan tersebut memengaruhi pembebasan pajak konsumsi (consumption tax) bagi usaha kecil, merupakan persoalan tersendiri yang tidak dibahas dalam artikel ini.

Setelah pengajuan: pajak tempat tinggal dan SPT tahunan pertama Anda

Penyerahan dokumen ke kantor pajak menyelesaikan pencatatan pajak nasional Anda. Dua hal berikutnya yang perlu diperhatikan setelah langkah tersebut adalah: pajak daerah tingkat prefektur dan kota, serta pelaporan SPT tahunan pertama Anda.

Pajak tempat tinggal dihitung berdasarkan SPT Anda

Pengajuan di kantor pajak tidak secara otomatis menyelesaikan setiap prosedur di tingkat sub-nasional. NTA mengingatkan bahwa kantor pajak prefektur, kantor pensiun, dan kantor inspeksi standar ketenagakerjaan masing-masing dapat mewajibkan pelaporan tersendiri, sehingga konfirmasikan masing-masing secara terpisah daripada berasumsi bahwa satu pengajuan mencakup segalanya.¹ Secara khusus, tanyakan kepada kantor pajak prefektur apakah prosedur pajak usaha perorangan (enterprise tax) berlaku untuk bidang pekerjaan Anda, dan konfirmasikan dengan kantor kota Anda mengenai bagaimana surat pemberitahuan pajak tempat tinggal akan dikirimkan.

SPT tahunan pertama Anda

Anda memperhitungkan dan menyelesaikan pajak penghasilan usaha melalui SPT tahunan akhir (確定申告, kakutei shinkoku, "SPT tahunan PPh"); pemberitahuan pembukaan usaha itu sendiri tidak menghitung atau memungut pajak apa pun.¹² Mekanisme pelaporan SPT, termasuk pilihan pelaporan formulir biru versus formulir putih yang haknya telah Anda peroleh, dijelaskan dalam panduan SPT pajak dan pensiun dan tidak dibahas ulang di sini.

Hal penting untuk diketahui

Ajukan dalam bulan pertama meskipun NTA menetapkan batas waktu lebih lambat

Situs resmi NTA memberi Anda waktu hingga tenggat pelaporan SPT dari tahun dimulainya usaha, tetapi menunda tidak memberikan keuntungan apa pun dan justru membahayakan hak formulir biru Anda.¹² Melakukan pengajuan di bulan pertama menyelaraskan kedua batas waktu tersebut sekaligus.

Terlewatnya batas waktu formulir biru menghilangkan potongan untuk satu tahun penuh

Persetujuan hanya berlaku ke depan: batas waktu 15 Maret dan jendela 2 bulan tidak memberikan toleransi keterlambatan untuk tahun berjalan.² Catat batas waktu untuk tahun kedua pada kalender Anda tepat pada hari Anda menyadari bahwa hak untuk tahun pertama telah terlewat.

Pengajuan kertas tanpa e-Tax membatasi potongan pada 550 ribu yen

Tingkat pengurangan 650.000 JPY mewajibkan pengajuan e-Tax atau pembukuan elektronik yang memenuhi syarat, di samping pembukuan berpasangan.³ Pelapor berbasis kertas dengan pembukuan sempurna tetap dibatasi maksimal pada 550.000 JPY, jadi siapkan akses e-Tax sebelum pelaporan SPT pertama Anda, bukan setelahnya.

Penutupan usaha membutuhkan pemberitahuan tersendiri

Formulir yang sama digunakan untuk penutupan (廃止, haishi, "penutupan") maupun pembukaan usaha.¹ Berhenti bekerja tanpa melapor membiarkan catatan pajak Anda tetap aktif dan surat tagihan/pemberitahuan akan terus berdatangan. Ajukan pemberitahuan penutupan usaha tepat saat usaha berakhir, jangan menunggu hingga berbulan-bulan kemudian.

Kantor prefektur dan asuransi sosial berada di luar pengajuan ini

Kunjungan ke kantor pajak tidak mendaftarkan Anda ke dalam program pensiun atau asuransi kesehatan dan tidak menyelesaikan urusan pajak bisnis prefektur.¹ Masing-masing urusan tersebut berjalan di jalurnya sendiri dengan instansi pengelolanya masing-masing; jadwalkan kunjungan atau pengajuan terpisah untuk masing-masing urusan tersebut.

Lihat juga

• SPT Formulir Biru vs. Formulir Putih
• Bisakah Anda Bekerja Freelance dengan Visa Anda?
• Asuransi Kesehatan dan Pensiun bagi Freelancer
• Pemotongan Pajak oleh Klien (Gensen Choshu)
• Faktur dan Sistem Faktur yang Memenuhi Syarat (Inbosu)
• Uji Penentuan Status Freelance vs. Karyawan

References

Footnotes

1. 国税庁 (National Tax Agency). 「No.2090 新たに事業を始めたときの届出など」. Tax Answer, law version as of 2026-01-01. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2090.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸

2. 国税庁 (National Tax Agency). 「No.2070 青色申告制度」. Tax Answer, law version as of 2025-04-01. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2070.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷

3. 国税庁 (National Tax Agency). 「No.2072 青色申告特別控除」. Tax Answer, law version as of 2025-04-01. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2072.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

4. 国税庁 (National Tax Agency). 「A1-5 個人事業の開業・廃業等届出」. Tax procedure guide (form download, e-Tax filing, My Number handling, office hours). https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/shinkoku/annai/04.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹