Penagihan dan sistem faktur berkualifikasi (inbosu)

Sistem faktur berkualifikasi (Qualified Invoice System) yang diperkenalkan Jepang pada Oktober 2023 menentukan apakah klien korporat dapat mengklaim kredit pajak konsumsi atas faktur pekerja lepas (freelancer) Anda.¹² Jika pembeli jasa Anda adalah entitas bisnis kena pajak, status pendaftaran Anda kini memengaruhi setiap negosiasi nilai honorarium.

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di situs resmi sistem faktur National Tax Agency (NTA). Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau imigrasi; untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan akuntan pajak berizin (zeirishi, 税理士).

Gambaran umum

Artikel ini ditujukan bagi para pekerja lepas yang menagihkan jasa kepada klien korporat di Jepang dan memiliki omzet penjualan kena pajak tahunan di bawah atau sama dengan 10 juta yen.³ Pembahasan mencakup kerangka sistem faktur berkualifikasi nasional, nomor tanda daftar penerbit, serta pertimbangan apakah harus mendaftar atau tetap bebas pajak.

Aturan ini seragam di seluruh wilayah Jepang. Pajak konsumsi adalah hukum nasional yang dikelola oleh National Tax Agency (NTA), sehingga tidak ada kantor distrik (ward) atau kota yang menerapkan variasi lokal.¹² Hal yang berbeda di setiap perusahaan adalah hasil negosiasi komersial bisnis, bukan aturan perpajakannya itu sendiri.

Apakah Anda diizinkan bekerja lepas atau tidak bergantung pada status izin tinggal Anda, yang tidak diputuskan dalam artikel ini. Panduan ini mengasumsikan Anda telah berizin untuk bekerja sebagai pemilik usaha perorangan (sole proprietor) dan berfokus pada mekanisme penagihannya saja.

Pihak yang paling terdampak

Dampak paling nyata dialami oleh penyedia jasa antarbisnis (business-to-business atau B2B) yang memiliki pembeli berupa perusahaan kena pajak.¹² Perusahaan pembeli tersebut memerlukan faktur berkualifikasi dari penerbit terdaftar untuk mengklaim kredit pajak masukan mereka, sehingga faktur dari pekerja lepas yang tidak terdaftar akan membebani biaya tambahan bagi klien meskipun nominal honor yang diajukan tampak sama.

Penyedia jasa yang pembelinya adalah konsumen akhir menghadapi perhitungan yang berbeda. Konsumen perorangan dan pembeli bebas pajak tidak memiliki hak kredit pajak masukan yang bisa hilang, sehingga tekanan pendaftaran lebih ditentukan oleh profil basis klien Anda daripada besaran pendapatan semata.²

Bagaimana sistem mengubah pajak konsumsi B2B

Sebelum dan setelah Oktober 2023, entitas bisnis kena pajak menghitung pajak terutang dengan rumus dasar yang sama: pajak keluaran yang dipungut dari penjualan dikurangi pajak masukan yang dibayarkan atas pembelian dan biaya operasional.¹⁴ Sistem faktur mengubah dokumen bukti yang disyaratkan untuk pengurangan tersebut, bukan rumusnya.

Di bawah metode baru, klaim kredit pajak dari sisi pembeli pada umumnya mewajibkan penyimpanan pembukuan yang ditentukan ditambah faktur berkualifikasi itu sendiri.¹² Transaksi tanpa faktur berkualifikasi pada prinsipnya tidak dapat dikreditkan, itulah sebabnya status pendaftaran penjual selalu diperiksa dalam setiap transaksi B2B.

Bagan berikut mengilustrasikan rantai kredit pajak dari sudut pandang pembeli.

Dokumen yang dibutuhkan pembeli untuk mengklaim kredit pajak

Pembeli wajib menerima faktur berkualifikasi dari penerbit terdaftar dan menyimpannya bersama pembukuan resmi, kecuali untuk situasi transaksi yang secara statutori diakui sulit.¹² Pembeli yang menghitung pajaknya berdasarkan sistem perpajakan sederhana (simplified taxation) atau skema 2割特例 (niwari tokurei, "perlakuan khusus 20 persen") tidak perlu menyimpan faktur yang diterima hanya untuk tujuan penghitungan tersebut.¹²

Langkah relaksasi transisi meringankan dampak sistem baru ini. Untuk pembelian dari pihak yang dibebaskan dari pajak atau bukan penerbit terdaftar yang dilakukan dari 1 Oktober 2023 hingga 30 September 2029, pembeli dapat mengkreditkan porsi tetap dari perkiraan pajak masukan (rentang 80 persen dan 50 persen; konfirmasikan angka terkini dengan National Tax Agency, per 1 April 2025).² Kebijakan relaksasi lanjutan juga mengizinkan pembeli mengkreditkan proporsi tetap pajak masukan tanpa penyimpanan faktur hingga 30 September 2031 (per 1 April 2025).¹

Keringanan tersebut dibatasi per pemasok. Untuk periode pajak yang dimulai pada atau setelah 1 Oktober 2024, pembelian dari satu penjual bebas pajak yang melebihi 1 miliar yen termasuk pajak per tahun atau tahun fiskal akan kehilangan hak perlindungan transisi atas jumlah kelebihannya (per 1 April 2025).² Sebagian besar pekerja lepas tentu tidak akan mendekati ambang tersebut, tetapi klien korporat dengan ketergantungan outsourcing yang tinggi akan memantaunya.

Hal yang wajib dicantumkan dalam faktur berkualifikasi

Faktur berkualifikasi bukanlah formulir baku resmi dari pemerintah.¹² Dokumen apa pun yang memuat rincian yang diwajibkan dianggap sah, baik berjudul invoice, kuitansi, surat jalan, maupun format data elektronik terstruktur.

Setiap faktur wajib memuat enam komponen utama: nama pihak penerima faktur, nama Anda beserta nomor registrasi penerbit, tanggal transaksi, deskripsi transaksi (dengan menandai barang/jasa bertarif khusus), total imbalan per kelompok tarif beserta tarif yang berlaku, dan nominal pajak konsumsi per kelompok tarif (per 1 April 2025; konfirmasikan angka terkini dengan National Tax Agency).¹⁵ Kehilangan salah satu komponen menyebabkan dokumen tersebut tidak diakui sebagai faktur berkualifikasi, meskipun nominal honor dan totalnya sudah benar.

Sebagai penerbit, Anda wajib menyerahkan faktur berkualifikasi jika rekanan bisnis kena pajak memintanya, kecuali jika penyerahan faktur tersebut secara statutori sulit dilakukan.² Anda juga wajib menyimpan salinan setiap faktur yang Anda terbitkan, pada umumnya selama 7 tahun terhitung sejak dua bulan setelah hari berakhirnya periode terkait (per 1 April 2025).⁵

Nomor pendaftaran dengan awalan huruf T

Hanya unit usaha yang telah terdaftar di kantor pajak setempat yang berhak menerbitkan faktur berkualifikasi.² Setelah melalui pemeriksaan, kantor pajak akan menerbitkan nomor registrasi (登録番号, toroku bango, "nomor pendaftaran") Anda dan mempublikasikan nomor beserta nama Anda pada situs keterbukaan data publik resmi.²

Nomor ini memiliki dua format. Badan usaha yang memiliki nomor badan hukum (corporate number) menerima huruf T yang diikuti nomor badan hukum tersebut, sedangkan entitas lainnya (termasuk pekerja lepas perorangan) menerima huruf T yang diikuti 13 digit angka unik.² Klien menggunakan nomor ini untuk memverifikasi keabsahan status penerbit Anda di situs publik sebelum mencatatkan kredit pajaknya.

Mintalah klien memverifikasi nomor Anda sebelum pembayaran pertama

Pemeriksaan satu menit di situs keterbukaan informasi publik saat orientasi kerja (onboarding) dapat mencegah penolakan faktur pertama, yaitu ketika bagian akuntansi menahan pembayaran karena nomor T pada faktur belum terdaftar di sistem. Cantumkan nomor tersebut bersama faktur pertama Anda dan mintalah klien untuk memverifikasinya.

Istilah penting

• 適格請求書 (tekikaku seikyusho, "faktur berkualifikasi"), sering disingkat menjadi インボイス (inboisu, "invoice") ²
• 適格請求書発行事業者 (tekikaku seikyusho hakko jigyosha, "penerbit faktur berkualifikasi") ²
• 登録番号 (toroku bango, "nomor pendaftaran") ²

Pembebasan pajak di bawah 10 juta yen dan tekanan baru untuk mendaftar

Usaha yang omzet penjualan kena pajaknya pada periode dasar (base period) berjumlah 10 juta yen atau kurang pada dasarnya dibebaskan dari kewajiban membayar pajak konsumsi.³ Bagi pemilik usaha perorangan, periode dasarnya adalah tahun sebelum tahun lalu, sehingga omzet tahun 2024 menentukan status pajak tahun 2026 berdasarkan aturan umum.³

Pendaftaran sebagai penerbit faktur menghapus hak pembebasan tersebut. Penerbit terdaftar wajib membayar pajak konsumsi tanpa memandang omzet periode dasarnya.²³ Pekerja lepas bebas pajak yang mendaftar di tengah periode menjadi wajib pajak sejak tanggal pendaftaran hingga akhir periode berjalan untuk penjualan dalam rentang tersebut, berdasarkan aturan transisi untuk periode yang mencakup 1 Oktober 2023 hingga 30 September 2029.²³

Hal ini berbeda dari mekanisme pemilihan status wajib pajak sukarela biasa yang umumnya baru mulai berlaku pada periode tahun berikutnya.³ Pendaftaran sistem faktur di bawah ketentuan masa transisi berlaku langsung sejak tanggal pendaftaran itu sendiri, sehingga pilihan waktu pendaftaran langsung berdampak pada kewajiban pelaporan pajak.

Butir	Status	Rincian
Penjualan periode dasar 10 juta yen atau kurang, tidak terdaftar	Bebas pajak	Tidak ada kewajiban pelaporan pajak konsumsi berdasarkan aturan umum3
Penerbit terdaftar, berapa pun penjualan periode dasar	Kena pajak	Kewajiban lapor dan bayar pajak berlaku; skema penyederhanaan di bawah ini hanya mempermudah perhitungan23
Faktur dari penjual bebas pajak ke pembeli kena pajak	Pembeli tidak mendapat kredit pajak	Pembeli menanggung pajak yang melekat di luar rentang masa transisi yang diatur di atas2

Angka pada tabel di atas merujuk pada penjelasan perpajakan NTA per 1 April 2025; konfirmasikan angka terkini dengan National Tax Agency sebelum mengambil tindakan.

Alasan klien peduli terhadap status pendaftaran Anda

Jika Anda tidak terdaftar, klien Anda yang berstatus pengusaha kena pajak tidak dapat mengkreditkan pajak konsumsi yang melekat pada tagihan honor Anda (di luar relaksasi transisi dan skema penyederhanaan).² Klien harus menanggung biaya tersebut, sehingga divisi pengadaan di banyak perusahaan kini menanyakan status penerbit faktur kepada setiap pekerja lepas sebelum memperpanjang kontrak kerja.

Konsekuensi komersial tersebut tidak memiliki besaran harga yang diwajibkan oleh undang-undang. Tidak ada sumber NTA yang mengatur potongan persentase tertentu sebagai kewajiban renegosiasi, sehingga perhitungan "selisih tarif" dalam pembicaraan bisnis murni bersifat simulasi negosiasi, bukan tagihan resmi kantor pajak.²

Jangan menyebutkan persentase diskon statutori dalam negosiasi

Sumber-sumber NTA hanya menetapkan mekanisme hilangnya kredit pajak, bukan tarif diskon yang baku. Menyampaikan bahwa pengurangan tarif adalah kewajiban undang-undang merupakan pemahaman yang keliru dan dapat melemahkan posisi Anda jika klien memeriksanya ke sumber resmi.

Mendaftar atau tidak: kerangka pengambilan keputusan

Mendaftar mengubah status Anda menjadi badan usaha kena pajak yang memiliki kewajiban pelaporan SPT dan penyetoran pajak konsumsi.¹² Terdapat dua skema keringanan yang mengurangi beban penghitungan administrasi tanpa menghapus kewajiban pelaporan: perlakuan 2割特例 bagi usaha kecil yang baru mendaftar dan sistem perpajakan sederhana (simplified taxation) bagi usaha kecil yang memenuhi kualifikasi.²⁶

Skema 2割特例 mengizinkan usaha kecil yang baru mendaftar pada momentum sistem faktur untuk hanya menyetor 20 persen dari total pajak keluaran alih-alih menghitung seluruh pajak masukan nyata (berlaku untuk periode pajak antara 1 Oktober 2023 hingga 30 September 2026) (per 1 April 2025; konfirmasikan angka terkini dengan National Tax Agency).²⁴ Sistem perpajakan sederhana mengizinkan penerbit yang memenuhi syarat untuk menghitung pajak masukan menggunakan tarif perkiraan pembelian (deemed purchase rate), di mana pekerja lepas jasa kategori ke-5 menggunakan 50 persen, berlaku jika penjualan periode dasar tidak melebihi 50 juta yen dan telah mengajukan permohonan terlebih dahulu (per 1 April 2025).⁶

Keputusan untuk mendaftar lebih bergantung pada komposisi klien daripada sekadar memiliki nomor tanda daftar. Petakan sumber penghasilan Anda sebelum memilih, lalu tinjau kembali jika profil klien Anda bergeser.

Mendaftar dan membayar pajak konsumsi

Pendaftaran adalah jalur yang stabil jika mayoritas penghasilan Anda berasal dari klien korporat kena pajak yang sangat memperhatikan kredit pajak masukan.² Anda melindungi hak kredit pajak klien dengan konsekuensi beralih menjadi wajib pajak konsumsi, yang membuat perpanjangan kontrak kerja tetap bersifat prosedural biasa alih-alih dinegosiasikan ulang secara alot.

Setelah terdaftar, Anda memikul tanggung jawab sebagai penerbit di luar kepemilikan nomor itu sendiri. Anda wajib menerbitkan faktur apabila diminta oleh rekanan kena pajak yang sah serta menyimpan salinannya, dan kelalaian menerbitkan faktur saat diminta merupakan pelanggaran kewajiban penerbit.²

Tetap bebas pajak dan menegosiasikan selisihnya

Memilih untuk tetap berada di status bebas pajak tetap sah secara hukum.² Anda hanya tidak dapat menerbitkan faktur berkualifikasi, dan masing-masing klien kena pajak akan memutuskan bagaimana menyikapi hilangnya hak kredit tersebut: menyerap biayanya, menegosiasikan penurunan honor, atau mengalihkan pekerjaan ke pihak lain.

Karena tidak ada ketentuan undang-undang yang menetapkan hasil akhirnya, bawalah diskusi ke ranah perhitungan komersial yang adil. Perlihatkan kepada klien simulasi pajak yang melekat pada rentang honor Anda, diskusikan aturan internal pengadaan mereka, dan catatkan kesepakatan akhir ke dalam kontrak kerja alih-alih hanya menuliskannya di catatan faktur.

Cara mendaftar dan mulai menerbitkan faktur

Mendaftar dilakukan dengan mengajukan formulir permohonan pendaftaran penerbit faktur berkualifikasi (適格請求書発行事業者の登録申請書, tekikaku seikyusho hakko jigyosha no toroku shinseisho) ke kantor pajak yang berwenang.² Aplikasi web e-Tax memandu pengisian formulir dengan format tanya-jawab, sedangkan pendaftaran fisik lewat kertas tetap dapat dilakukan.²⁷

Penggunaan e-Tax membutuhkan persiapan awal: sertifikat identitas digital seperti My Number Card dan nomor identifikasi pengguna (user ID).² Setelah verifikasi selesai, kantor pajak akan menerbitkan nomor registrasi Anda dan mempublikasikannya bersama nama Anda pada portal resmi.²

Pendaftaran menciptakan kewajiban pelaporan SPT pajak yang sebelumnya tidak ada

Menjadi penerbit faktur berkualifikasi akan menarik penjualan Anda sejak tanggal pendaftaran ke dalam surat pemberitahuan (SPT) pajak konsumsi. Anggarkan biaya kepatuhan untuk pelaporan itu sendiri (serta biaya profesional jika Anda menyewa jasa pihak ketiga), bukan hanya biaya untuk memperbarui templat faktur Anda.

Waktu pendaftaran dan tanggal berlakunya

Berdasarkan aturan masa transisi untuk periode yang mencakup 1 Oktober 2023 hingga 30 September 2029, badan usaha bebas pajak yang mendaftar langsung menjadi penerbit terdaftar sejak tanggal pendaftaran.² Ketentuan pemilihan status pajak normal yang baru berlaku pada periode berikutnya tidak berlaku untuk jalur ini.³

Karena durasi proses verifikasi NTA dapat bervariasi bergantung pada beban kerja kantor pajak, artikel ini tidak menyebutkan tenggat waktu pemrosesan yang pasti. Ajukan permohonan lebih awal ke kantor pajak setempat dan periksa tanggal efektif pada surat pemberitahuan, alih-alih sekadar memperkirakan tanggal mundur dari jadwal penagihan yang Anda inginkan.

Informasi penting

Permintaan diskon dari klien korporat adalah negosiasi komersial, bukan tagihan pajak

Permintaan klien berupa "pemotongan tarif 10 persen karena sistem faktur" tidak memiliki landasan undang-undang perpajakan. Sumber NTA hanya menyatakan bahwa pembeli kehilangan kredit pajak masukan di luar rentang masa transisi; aturan tersebut tidak mematok persentase diskon apa pun.² Hadapi permintaan tersebut sebagai negosiasi bisnis, bandingkan dengan nilai hubungan jangka panjang klien tersebut, dan tuangkan setiap penyesuaian yang disepakati ke dalam kontrak kerja.

Mendaftar di pertengahan tahun menarik penjualan ke dalam laporan pajak

Pendaftaran bukan sekadar mengganti templat faktur. Tindakan ini membatalkan pembebasan omzet di bawah 10 juta yen dan menarik seluruh penjualan sejak tanggal pendaftaran ke dalam pelaporan SPT pajak konsumsi tahunan.²³ Skema 2割特例 dan perpajakan sederhana memang meringankan beban perhitungan matematis, namun kewajiban pelaporannya tetap berjalan penuh, sehingga perhitungkan biaya kepatuhan (waktu pembukuan atau honor akuntan pajak) sebelum mendaftar.²⁴⁶

Penjual B2C murni menghadapi perhitungan yang berbeda

Jika seluruh pembeli Anda adalah konsumen akhir atau badan usaha bebas pajak, tidak ada kredit pajak masukan yang perlu dikhawatirkan.² Desainer yang hanya menjual karyanya ke perorangan atau pengajar les privat yang hanya menagih sekolah yang dikecualikan dari pajak menghadapi tekanan pendaftaran yang jauh lebih kecil daripada subkontraktor yang menagih ke agensi kena pajak. Tinjau kembali keputusan Anda jika profil proyek mulai bergeser ke arah klien korporat.

Relaksasi masa transisi berakhir pada tanggal yang pasti

Keringanan bagi pembeli atas transaksi dari nonpenerbit berlaku mulai 1 Oktober 2023 hingga 30 September 2029, dengan batas pagu 1 miliar yen per penjual per tahun mulai berlaku untuk periode sejak 1 Oktober 2024 (per 1 April 2025; konfirmasikan angka terkini dengan National Tax Agency).² Keringanan 2割特例 bagi sisi penjual mencakup periode yang jatuh antara 1 Oktober 2023 hingga 30 September 2026 (per 1 April 2025).²⁴ Selalu periksa tanggal resmi secara cermat daripada hanya mengandalkan ingatan; konfirmasikan angka dan batas waktu terkini dengan National Tax Agency sebelum menyebutkannya kepada klien.

Lihat juga

• Pemotongan pajak oleh klien (gensen choshu)
• SPT pajak formulir biru vs formulir putih
• Pendaftaran usaha perorangan (kojin jigyounushi)
• Sistem faktur berkualifikasi untuk pekerja lepas: mendaftar atau menyerap biaya
• Pembebasan pajak konsumsi untuk penjualan di bawah 10 juta yen

References

Footnotes

1. National Tax Agency. Invoice system special site, "インボイス制度について" (About the invoice system). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_about.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

2. National Tax Agency. Tax Answer No. 6498, 適格請求書等保存方式（インボイス制度） (as of 2025-04-01). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6498.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷ ↩²⁸ ↩²⁹ ↩³⁰ ↩³¹ ↩³² ↩³³ ↩³⁴ ↩³⁵ ↩³⁶ ↩³⁷ ↩³⁸ ↩³⁹ ↩⁴⁰

3. National Tax Agency. Tax Answer No. 6501, 納税義務の免除 (as of 2025-04-01). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6501.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

4. National Tax Agency. Tax Answer No. 6351, 納付税額の計算のしかた (as of 2025-04-01). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6351.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. National Tax Agency. Tax Answer No. 6625, 適格請求書等の記載事項 (as of 2025-04-01). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm ↩ ↩²

6. National Tax Agency. Tax Answer No. 6505, 簡易課税制度 (as of 2025-04-01). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6505.htm ↩ ↩² ↩³

7. National Tax Agency. Invoice issuer registration application page, インボイス発行事業者登録申請手続. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_shinsei.htm ↩