Pemberitahuan perubahan pemberi kerja ke imigrasi

Pemberitahuan perubahan pemberi kerja ke imigrasi adalah kewajiban pelaporan dalam 14 hari yang wajib dipenuhi oleh pemegang status izin tinggal kerja kepada Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency / ISA) setiap kali terjadi pergantian pemberi kerja.¹² Mengabaikannya akan meninggalkan celah catatan izin tinggal Anda hingga perpanjangan visa berikutnya, di mana petugas imigrasi akan menanyakan hal tersebut.³⁴

Pastikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah. Pastikan rincian terkini di situs web Badan Layanan Imigrasi. Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum atau imigrasi; untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan gyoseishoshi berlisensi (行政書士, praktisi hukum administrasi spesialis imigrasi) atau pengacara imigrasi (bengoshi, 弁護士).

Gambaran umum

Artikel ini ditujukan bagi penduduk jangka menengah hingga jangka panjang dengan status izin tinggal kerja yang terikat pada organisasi pemberi kerja, yang sedang keluar dari pekerjaan, memulai pekerjaan baru, atau keduanya.¹ Panduan ini mencakup dua jenis pelaporan (berhenti dan bergabung), tiga jalur penyampaian dengan memprioritaskan jalur daring, kasus-kasus mutasi internal dalam grup yang lebih sederhana, serta uji kesesuaian apakah peran baru masih memenuhi status izin tinggal yang ada.¹³

Aturan ini berlaku secara nasional. Kewajiban pemberitahuan imigrasi berlaku secara identik di setiap prefektur; hanya loket penerimaan dokumen yang berbeda sesuai dengan alamat tempat tinggal terdaftar Anda.¹ Masing-masing peristiwa memiliki batas waktu 14 hari tersendiri yang dihitung mulai dari tanggal peristiwa tersebut terjadi.¹³

Siapa yang wajib melapor dan apa yang tergolong perubahan

Kewajiban pelaporan ini berada di pundak penduduk asing itu sendiri, bukan pada pihak pemberi kerja.¹ Ketentuan ini berlaku bagi pemegang status Tenaga Profesional Sangat Terampil (Highly Skilled Professional) 1(a) atau 1(b), Highly Skilled Professional 2(a) atau 2(b), Peneliti (Researcher), Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional (Engineer/Specialist in Humanities/International Services), Perawat Lansia (Nursing Care), Penghibur (Entertainer - hanya bagi yang bekerja berdasarkan kontrak dengan organisasi), Tenaga Kerja Terampil (Skilled Labor), dan Pekerja Berketerampilan Spesifik (Specified Skilled Worker).¹

Hal-hal yang wajib dilaporkan meliputi perubahan nama atau alamat organisasi yang mengontrak, pembubaran organisasi, berakhirnya kontrak kerja, serta penandatanganan kontrak kerja baru.¹ Perpindahan pekerjaan pada umumnya di bawah visa Engineer/Specialist in Humanities/International Services diperiksa berdasarkan kategori pemberitahuan organisasi pengontrak ini.¹³

Berhenti dari pemberi kerja lama dihitung sebagai pelaporan tersendiri

Berakhirnya kontrak dengan organisasi pengontrak melalui pengunduran diri, pensiun, habis masa kontrak, atau pemutusan hubungan kerja wajib dilaporkan dalam waktu 14 hari sejak hari kontrak berakhir.¹³ Lembar tanya jawab (Q&A) ISA menyebutkan pemicunya secara lugas sebagai pengunduran diri/keluar dari perusahaan, dengan perhitungan hari dimulai dari tanggal peristiwa tersebut terjadi.³

Seseorang yang mengundurkan diri tanpa memiliki pekerjaan lanjutan yang siap tetap wajib mengajukan pemberitahuan berhenti kerja dalam kurun waktu 14 hari.³⁴ Pemberitahuan bergabung dengan pekerjaan baru akan menyusul di kemudian hari, hanya jika kontrak baru telah benar-benar ditandatangani.³⁴

Bahkan izin perpanjangan visa yang disetujui bersamaan dengan kepindahan kerja tidak menghapuskan kewajiban ini; pemberitahuan perubahan tempat kerja tetap wajib disampaikan.³ Namun, jika izin perubahan status izin tinggal (change of status) yang diberikan bersamaan dengan kepindahan tersebut, maka pemberitahuan perubahan tempat kerja tidak diperlukan lagi.³

Bergabung dengan pemberi kerja baru dihitung sebagai pelaporan kedua

Penandatanganan kontrak kerja dengan organisasi pengontrak yang baru wajib dilaporkan dalam waktu 14 hari sejak hari kontrak baru tersebut disepakati.¹³ Peristiwa di masa depan tidak dapat dilaporkan di muka, sehingga pelaporan harus menunggu sampai perubahan tersebut benar-benar telah terjadi secara aktual.³

Jika aktivitas pekerjaan baru masih berada dalam cakupan status izin tinggal saat ini, pemegang visa tetap dapat tinggal dengan status tersebut setelah melapor; tidak diperlukan izin terpisah hanya untuk proses kepindahan itu sendiri.³ Formulir acuan gabungan (berhenti dan bergabung sekaligus) tersedia untuk melaporkan kedua peristiwa secara bersamaan jika waktunya memungkinkan.¹

Istilah penting

• 所属（契約）機関に関する届出 (shozoku (keiyaku) kikan ni kansuru todokede, "pemberitahuan mengenai organisasi afiliasi (pengontrak)")¹
• 契約機関 (keiyaku kikan, "organisasi pengontrak," pemberi kerja atau organisasi lain yang menjadi pihak lawan dalam kontrak)¹³
• 出入国在留管理庁 (shutsunyūkoku zairyū kanri chō, "Badan Layanan Imigrasi / ISA")¹
• 在留カード (zairyū kādo, "kartu izin tinggal / zairyu card")¹

Cara menyampaikan pemberitahuan

ISA menyediakan tiga jalur pelaporan, dan jalur daring merupakan opsi yang paling praktis (per 2026-09; pastikan rincian terkini di Badan Layanan Imigrasi).¹ Jalur mana pun yang Anda gunakan, jagalah agar fakta dan tanggal tetap konsisten di kedua pelaporan, serta siapkan surat keterangan berhenti kerja, kontrak kerja, dan surat pemberitahuan kondisi kerja di dekat Anda.⁴

Daring melalui Sistem Informasi Warga Negara Asing

Sistem pemberitahuan elektronik menerima laporan 24 jam sehari, 365 hari setahun, dan memungkinkan pelapor memeriksa riwayat pelaporan serta status pemrosesan (per 2026-09).¹ Pengguna pertama kali menyelesaikan pendaftaran pengguna dan permohonan penggunaan untuk registrasi baru, dengan mengikuti panduan operasional ISA yang diterbitkan dalam bahasa Jepang dan Inggris (per 2026-09).¹

Tidak diperlukan dokumen pendukung untuk membuktikan hal-hal yang dilaporkan dalam pelaporan elektronik ini.¹³ Saat menggunakan sistem elektronik, formulir acuan kertas tidak diperlukan.¹

Versi baru sistem pemberitahuan elektronik telah beroperasi sejak 2026-01-05, dan sumber-sumber praktisi mencatat bahwa pelaporan daring menyimpan riwayat data yang paling berguna saat tiba waktu perpanjangan visa (per 2026-08).⁴

Datang langsung ke loket kantor imigrasi daerah

Di kantor biro imigrasi daerah terdekat, tunjukkan zairyu card Anda dan serahkan formulir pemberitahuan.¹³ Hari dan jam pelayanan dapat berbeda-beda menurut jenis prosedur, jadi konfirmasikan terlebih dahulu dengan biro daerah atau Pusat Informasi Umum Penduduk Asing di nomor 0570-013904 sebelum berkunjung (per 2026-09).¹

Melalui pos ke loket pemberitahuan Biro Imigrasi Tokyo

Pelaporan melalui pos dilakukan dengan melampirkan formulir pemberitahuan beserta salinan fotokopi zairyu card, di dalam amplop yang ditulis dengan tinta merah bertuliskan "届出書在中" atau "NOTIFICATION ENCLOSED" (per 2026-09).¹³ Alamat pengiriman tunggal ditujukan ke Tokyo Regional Immigration Services Bureau, Residence Inspection Division, Notification Desk, Yotsuya Tower 14F, Yotsuya 1-6-1, Shinjuku-ku, Tokyo 160-0004 (per 2026-09).¹³

Tidak ada bukti tanda terima yang dikirimkan kembali untuk pemberitahuan melalui pos, sehingga ISA menyarankan penggunaan metode pengiriman yang dapat dilacak (traceable) yang meninggalkan catatan pengiriman.¹ Simpan salinan formulir yang telah diisi dan bukti pengiriman pos; keduanya membantu menjelaskan riwayat saat perpanjangan izin tinggal di kemudian hari.⁴

Formulir acuan di bawah ini berlaku untuk pengajuan di loket langsung dan melalui pos (per 2026-09; pastikan formulir terkini di Badan Layanan Imigrasi).¹

Formulir	Kegunaan
参考様式1の4	Kontrak berakhir (per 2026-09)1
参考様式1の5	Kontrak baru disepakati (per 2026-09)1
参考様式1の7	Kontrak berakhir dan kontrak baru disepakati, formulir gabungan (per 2026-09)1
参考様式1の1	Perubahan nama organisasi, perubahan alamat, atau pembubaran (per 2026-09)1

Perpindahan dalam grup yang sama vs perpindahan antar-pemberi kerja

Perpindahan antar-pemberi kerja standar mewajibkan sepasang pelaporan lengkap: laporan pemutusan kontrak dan laporan kontrak baru.¹³ Perubahan internal dalam grup yang sama memiliki batasan yang lebih spesifik, dan kewajiban yang lebih ringan bergantung pada apakah pihak lawan dalam kontrak kerja benar-benar berubah.³

Pindah ke kantor cabang lain dari perusahaan yang sama tidak perlu dilaporkan, karena pihak lawan dalam kontrak kerja tidak mengalami perubahan.³ Perubahan syarat-syarat kontrak semata dengan organisasi yang tetap sama juga tidak perlu dilaporkan.³

Prosedur merger mengikuti kontrak kerja, bukan nama perusahaan

Apabila perusahaan saat ini bergabung (merger) ke dalam perusahaan lain di bawah nama baru, periksa apakah kontrak kerja Anda dialihkan (disuksesi). Jika dialihkan, ajukan pemberitahuan pembubaran organisasi serta perubahan nama dan alamat; jika tidak dialihkan, ajukan pasangan laporan pemutusan kontrak dan kontrak baru.³ Logika suksesi yang sama berlaku ketika hanya sebagian divisi yang dipisahkan (spin-off) atau diakuisisi: tidak perlu laporan pemutusan dan kontrak baru jika afiliasi Anda tidak berubah, dan wajib mengajukan laporan pemutusan dan kontrak baru jika afiliasi berpindah ke badan hukum perusahaan lain.³

Penugasan sekunder (secondment/penugasan sementara) ke organisasi lain wajib dilaporkan sebagai kesepakatan kontrak baru dengan organisasi penerima, karena hubungan kontrak kerja timbul di sana; untuk bentuk mutasi transfer penuh, pemberitahuan pengakhiran kontrak juga diperlukan.³ Apabila perusahaan pengirim (agensi penyalur alih daya) tidak berubah dan hanya lokasi klien penempatan yang berubah, tidak ada pemberitahuan yang diwajibkan, karena badan hukum yang dilaporkan adalah perusahaan alih daya yang mengontrak Anda.³

Pekerjaan sampingan jangka panjang ganda atau mendirikan perusahaan lain, sehingga organisasi afiliasi menjadi dua atau lebih, dilaporkan sebagai penandatanganan kontrak baru dengan perusahaan tambahan tersebut, dengan mencantumkan nama perusahaan yang sudah ada sebelumnya dengan imbuhan "(二重契約)" setelah namanya; kerja rangkap singkat sekitar tiga hari tidak perlu dilaporkan.³

Istilah penting

• 出向 (shukkō, "penugasan sementara/secondment," penugasan kerja temporer ke organisasi lain)³
• 二重契約 (nijū keiyaku, "kontrak ganda," dicantumkan setelah nama organisasi lama saat menambahkan afiliasi kedua)³

Apakah peran baru masih sesuai dengan status izin tinggal Anda saat ini

Penyampaian pemberitahuan semata tidak pernah melegitimasi pekerjaan yang berada di luar cakupan izin tinggal.³⁴ Apakah rincian tugas baru berada dalam aktivitas yang diizinkan pada status izin tinggal saat ini merupakan evaluasi terpisah dari sekadar kewajiban administratif pelaporan.³⁴

Pemegang status Engineer/Specialist in Humanities/International Services yang berpindah dari satu perusahaan teknologi ke perusahaan teknologi lainnya dalam bidang profesional yang sama biasanya hanya perlu menyampaikan pemberitahuan saja tanpa perubahan status visa, asalkan tugas-tugasnya tetap berada di dalam cakupan status tersebut.³⁴

Pemberitahuan tidak pernah memutihkan ketidaksesuaian status visa

Pemegang visa Engineer yang beralih ke peran layanan pelanggan murni yang terutama terdiri dari pekerjaan fisik atau sederhana kemungkinan besar berada di luar cakupan status tersebut dan mungkin memerlukan izin perubahan status izin tinggal sebelum memulai aktivitas baru tersebut.⁴ Sekadar menyampaikan pemberitahuan tidak serta-merta membuat pekerjaan itu sah secara hukum. Jika kesesuaian status benar-benar diragukan, jadikan keraguan itu sebagai pemicu untuk mencari konfirmasi profesional, bukan sebagai hal yang dibiarkan hingga perpanjangan visa berikutnya.

Apabila kesesuaian status diragukan, pemegang izin tinggal dapat mengajukan Permohonan Surat Keterangan Kelayakan Bekerja (Certificate of Authorized Employment / 就労資格証明書), yang mengesahkan aktivitas berbayar apa saja yang boleh dijalankan oleh pemegang visa secara sah dan membantu pekerja serta pemberi kerja baru mengonfirmasi cakupan sebelum perpanjangan izin tinggal berikutnya; dokumen ini bersifat opsional, bukan wajib (per 2026-08; pastikan rincian terkini di Badan Layanan Imigrasi).⁴

Pemegang visa Highly Skilled Professional 1 yang organisasinya ditetapkan secara spesifik oleh Menteri Kehakiman umumnya memerlukan permohonan perubahan status izin tinggal saat pergantian pekerjaan mengubah organisasi yang ditunjuk tersebut, di samping kewajiban pelaporan apa pun.³ Menjalankan usaha sampingan dengan memanfaatkan hasil penelitian atau keahlian sambil melanjutkan aktivitas utama tidak memerlukan pemberitahuan.³

Pemegang visa Specified Skilled Worker yang berpindah organisasi penerima biasanya memerlukan permohonan perubahan status izin tinggal, karena rencana dukungan, ketentuan kerja, dan persyaratan sektor tidak cukup hanya diselesaikan melalui pemberitahuan semata.³⁴

Istilah penting

• 就労資格証明書 (shūrō shikaku shōmeisho, "Surat Keterangan Kelayakan Bekerja," menerangkan aktivitas berpenghasilan yang sah dilakukan oleh pemegang visa)⁴
• 在留資格変更許可申請 (zairyū shikaku henkō kyoka shinsei, "permohonan izin perubahan status izin tinggal")³

Pengaruh dan batas pelaporan terhadap perpanjangan visa Anda berikutnya

Penyampaian pemberitahuan menjaga agar catatan izin tinggal tetap konsisten, namun tidak menggantikan bukti kelayakan perpanjangan visa.⁴ Pada saat perpanjangan berikutnya, petugas imigrasi dapat meninjau riwayat pekerjaan, periode kontrak, asuransi sosial, pembayaran pajak, dan konsistensi catatan pemberitahuan yang pernah Anda kirimkan.⁴

Simpan bukti penyelesaian daring, salinan formulir yang diajukan, atau bukti pengiriman pos untuk keperluan perpanjangan berikutnya.⁴ Persiapan perpanjangan menggunakan dokumen dari pemberi kerja baru, dan deskripsi pekerjaan terperinci yang menunjukkan keselarasan aktivitas akan sangat membantu apabila rincian tugas Anda berubah.⁴

Ulasan mendalam mengenai prosedur ISA dibahas dalam artikel prosedur visa dan imigrasi. Artikel ini secara khusus berfokus pada rangkaian prosedur perpindahan pekerjaan (tenshoku).

Hal penting untuk diketahui

Lebih baik melapor terlambat daripada tidak sama sekali, dan jangan pernah memalsukan tanggal

ISA menginstruksikan individu yang melewati batas waktu untuk segera mengajukan pemberitahuan dengan mencantumkan fakta dan tanggal yang sebenarnya.³ Pengajuan di muka dengan tanggal masa depan tidak diterima, dan keterlambatan yang baru disadari tetap harus diselesaikan dengan pelaporan segera daripada memilih untuk berdiam diri.³

Pelaporan oleh perusahaan ke Hello Work tidak menggantikan kewajiban Anda

Laporan status ketenagakerjaan orang asing ke Hello Work yang dilakukan oleh pihak pemberi kerja dan pemberitahuan afiliasi ke pihak imigrasi yang Anda lakukan adalah dua kewajiban terpisah yang dibebankan kepada pihak yang berbeda.⁴ Konfirmasikan prosedur perusahaan dengan bagian HR sembari tetap menyimpan bukti pelaporan imigrasi Anda secara mandiri.⁴

Promosi di perusahaan yang sama dengan tugas pekerjaan tidak berubah tidak memerlukan pelaporan

Jika organisasi tempat beraktivitas maupun organisasi pengontrak tidak mengalami perubahan, termasuk perubahan murni pada ketentuan kontrak kerja, maka tidak ada kewajiban pelaporan.³ Simpan energi administratif Anda untuk peristiwa yang benar-benar memindahkan pihak pengontrak Anda.³

Keterlambatan atau pelaporan palsu membawa sanksi dan konsekuensi perpanjangan visa

Lembar tanya jawab ISA menyatakan bahwa sanksi pidana/denda diatur bagi kelalaian melapor atau pemberian laporan palsu, dan pengajuan izin tinggal di masa mendatang dapat diberikan penilaian yang merugikan.³ Menyimpan bukti pelaporan adalah perlindungan termurah untuk menghindari konsekuensi tersebut.³⁴

Lihat pula

• Visa Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional
• Pengunduran Diri di Jepang: Pemberitahuan dari Sisi Karyawan dan Pola Penahanan
• Gaji Terakhir dan Dokumen Pasca Berhenti Kerja di Jepang
• Surat Penawaran Kerja di Jepang dan Peraturan Perusahaan (Shugyo Kisoku)
• Prosedur Tenshoku: Rangkaian Perpindahan Tempat Kerja
• Risiko Pengangguran 3 Bulan terhadap Perpanjangan Visa

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "所属（契約）機関に関する届出（高度専門職1号イ又はロ、高度専門職2号（イ又はロ）、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能）" (Notification concerning a contracting organization). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00015.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷ ↩²⁸ ↩²⁹ ↩³⁰ ↩³¹ ↩³²

2. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). "Immigration Control and Refugee Recognition Act," Cabinet Order No. 319 of 1951, Act No. 63 of 2019 version, Article 19-16 (Notification Relating to the Organization of Affiliation). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3624/en ↩

3. Immigration Services Agency. "所属機関等に関する届出・所属機関による届出Q&A" (Q&A on notifications regarding affiliated organizations and notifications by organizations). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/shozokunikansuru_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷ ↩²⁸ ↩²⁹ ↩³⁰ ↩³¹ ↩³² ↩³³ ↩³⁴ ↩³⁵ ↩³⁶ ↩³⁷ ↩³⁸ ↩³⁹ ↩⁴⁰ ↩⁴¹ ↩⁴²

4. Yixin International Legal Affairs Gyoseishoshi Lawyer Office. "Changed or Left a Job in Japan? The 14-Day Immigration Notification and What to Check." Reviewed 2026-08-27. https://yx-law.com/en/column/job-change-immigration-notification ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰