Uji pekerja lepas versus karyawan

Uji pekerja lepas versus karyawan di Jepang menentukan apakah Anda seorang pekerja lepas (freelancer) atau karyawan berdasarkan substansi hubungan kerja, bukan berdasarkan judul yang tercetak pada kontrak Anda.¹ Penilaian yang keliru dapat merugikan pihak pengguna jasa berupa tagihan upah lembur susulan dan pendaftaran asuransi sosial yang berlaku surut, serta dapat membuat pekerja kehilangan hak perlindungan hukum yang sebenarnya mereka miliki sejak awal.²¹

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan (MHLW). Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau imigrasi; untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan pengacara berlisensi (bengoshi, 弁護士) atau konsultan ketenagakerjaan dan asuransi sosial (shakai hoken rōmushi, 社会保険労務士) untuk masalah status, atau akuntan pajak berlisensi (zeirishi, 税理士) untuk pertanyaan klasifikasi pendapatan.

Gambaran umum

Artikel ini ditujukan bagi para pekerja yang status kerjanya ambigu: orang-orang yang melakukan pekerjaan berkelanjutan di bawah perjanjian bergaya alih daya (outsourcing) namun mencurigai bahwa realitas pekerjaannya menyerupai status karyawan.¹ Prinsip ini berlaku sama bagi warga negara Jepang maupun penduduk asing, karena undang-undang ketenagakerjaan tidak membedakan berdasarkan kewarganegaraan.²³

Uji kelayakan ini seragam di seluruh negeri. Tidak ada variasi tingkat distrik, kota, atau prefektur dalam menentukan siapa yang dianggap sebagai pekerja.²¹ Izin visa dan klasifikasi pajak Anda adalah masalah terpisah yang ditangani oleh instansi yang berbeda, dan artikel ini memisahkan ketiga jalur tersebut dengan tegas.⁴⁵⁶

Dua jenis kontrak: alih daya (outsourcing) vs ketenagakerjaan

Kedua kategori ini terlihat mirip di atas kertas namun sangat berbeda di mata hukum. Yang satu menciptakan hubungan bisnis-ke-bisnis (B2B). Yang lainnya memicu keseluruhan paket perlindungan hukum ketenagakerjaan.

Pengertian hubungan kerja lepas (alih daya)

Hubungan kerja freelance yang sesungguhnya adalah pekerjaan bisnis-ke-bisnis yang dilakukan sebagai entitas usaha mandiri, sering kali sebagai usaha perseorangan (sole proprietor).⁵ Dokumen resminya biasanya berupa kontrak alih daya (outsourcing) alih-alih kontrak kerja ketenagakerjaan.

Label 業務委託 (gyōmu itaku, "alih daya atau konsinyasi bisnis") mencakup kelompok pengaturan ini.⁷ Apabila independensi tersebut nyata, undang-undang hubungan kerja tidak berlaku secara otomatis. Sebaliknya, Undang-Undang Pekerja Lepas (Freelance Act, Undang-Undang No. 25 Tahun 2023, berlaku sejak 01-11-2024) menetapkan aturan transaksi dan lingkungan kerja antara pihak pemesan jasa dan pekerja lepas.⁷

Untuk tujuan perpajakan, penghasilan bisnis mandiri masuk dalam kategori penghasilan bisnis (business income). Penghitungannya adalah pendapatan kotor dikurangi biaya-biaya yang diperlukan.⁵

Hal yang dipicu oleh kontrak kerja ketenagakerjaan

Sebuah 雇用契約 (koyō keiyaku, "kontrak kerja") menetapkan bahwa pekerja akan bekerja di bawah hubungan ketenagakerjaan dan pemberi kerja akan membayar upah atas pekerjaan tersebut.³ Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan mendefinisikan pekerja sebagai orang yang dipekerjakan di suatu tempat usaha dan menerima upah, tanpa memandang jenis pekerjaannya.²

Begitu status pekerja melekat, seluruh perlindungan hukum ketenagakerjaan otomatis berlaku. Jam kerja menurut undang-undang, premi lembur, cuti tahunan berbayar, perlindungan pemutusan hubungan kerja (PHK), kompensasi kecelakaan kerja, dan pendaftaran asuransi sosial berbasis tempat kerja semuanya berlaku penuh.²⁸

Ketentuan kontrak yang menetapkan kondisi kerja di bawah standar undang-undang tidak berlaku secara hukum. Ketentuan tersebut batal demi hukum dan digantikan oleh standar wajib undang-undang.²

Untuk tujuan pajak, pembayaran atas pekerjaan sebagai karyawan masuk dalam kategori penghasilan upah/gaji (employment income). Jika gaji berasal dari satu sumber, penyesuaian pajak akhir tahun (nenmatsu chosei) di tempat kerja umumnya menyelesaikan pemotongan pajak tersebut.⁴

Bagaimana Jepang memutuskan: substansi di atas bentuk formal

Pengadilan dan Dinas Tenaga Kerja (Labor Bureau) melihat melampaui judul dokumen ke realitas kerja yang sebenarnya. Perjanjian alih daya yang ditandatangani dan berlabel freelance tetap dapat dianggap sebagai hubungan kerja ketenagakerjaan di mata hukum.¹

Mengapa judul dokumen tidak menentukan hasil akhir

Status pekerja dinilai secara komprehensif dari isi kontrak, bentuk penyediaan jasa, imbalan, dan faktor-faktor lainnya dalam setiap kasus individual.¹ Label pada dokumen, baik itu subkontrak, mandat, atau perjanjian alih daya, tidak menentukan hasil akhirnya.

Kriteria konkret ini berasal dari laporan kelompok studi Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan tanggal 19 Desember 1985. Laporan tersebut tetap menjadi standar kerja yang berlaku hingga hari ini.¹

Pihak yang menerapkan uji kelayakan

Pengadilan menerapkan uji kelayakan ini saat sengketa masuk ke ranah litigasi. Kantor Pengawas Standar Ketenagakerjaan (Labour Standards Inspection Offices) menerapkannya dalam penegakan hukum ketika seorang pekerja mengajukan keluhan atau mencari nasihat resmi.¹

Pekerja yang meragukan statusnya dapat memanfaatkan loket konsultasi khusus untuk dugaan pelanggaran Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan di Kantor Pengawas Standar Ketenagakerjaan mana pun. MHLW juga memublikasikan selebaran daftar periksa diagnosis mandiri sehingga pekerja lepas dapat menguji situasi mereka sebelum berkonsultasi.¹

Indikator yang dipertimbangkan pengadilan dan pengawas ketenagakerjaan

Tidak ada satu faktor tunggal yang langsung memutuskan suatu kasus. Para pengambil keputusan menimbang serangkaian indikator secara bersamaan dan menilai ke sisi mana gambaran keseluruhannya condong.¹ Kriteria tahun 1985 terbagi menjadi indikator subordinasi, upah sebagai imbalan atas pekerjaan yang diawasi, dan faktor-faktor pelengkap status pekerja.¹

Kelompok indikator	Pertanyaan evaluasi	Mengarah pada status karyawan
Kebebasan penerimaan	Bisakah pekerja dengan bebas menolak permintaan kerja	Tidak ada hak nyata untuk menolak
Arahan selama bekerja	Apakah metode kerja diawasi dan diperintahkan secara rinci	Terdapat arahan terperinci yang berkelanjutan
Keterikatan waktu dan tempat	Apakah jam kerja dan lokasi kerja ditentukan	Jadwal dan kehadiran kerja ditentukan
Kemampuan substitusi	Bisakah pekerja mengirimkan orang pengganti	Pengganti tidak diizinkan
Operasional bisnis	Siapa yang menyediakan peralatan dan menanggung biaya	Pihak pemesan menyediakan semuanya
Eksklusivitas	Bisakah pekerja melayani klien lain	Terikat secara de facto hanya pada satu klien
Struktur upah/imbalan	Apakah imbalan dibayarkan atas waktu di bawah pengawasan	Pembayaran tetap bulanan berdasarkan kehadiran

Arahan dan kendali atas cara kerja dilakukan

Pertanyaan intinya adalah apakah pekerjaan berlangsung di bawah arahan dan pengawasan pihak lain. Dua penanda memiliki bobot paling berat: apakah pekerja dapat dengan bebas menerima atau menolak permintaan kerja, dan apakah instruksi serta pengawasan berlaku selama pelaksanaan tugas.¹

Instruksi terperinci yang berkelanjutan mengenai metode, urutan, atau kecepatan kerja mengindikasikan status ketenagakerjaan. Penugasan komisi yang murni menentukan hasil akhir (deliverable) dan menyerahkan metode pelaksanaannya kepada pekerja.

Hak penolakan di atas kertas harus berfungsi dalam praktik

Klausul yang menyatakan bahwa Anda berhak menolak penugasan hanya membantu jika penolakan tersebut benar-benar dapat dilakukan tanpa sanksi. Jika menolak berarti kehilangan hubungan kerja sama, para pengambil keputusan akan menganggap kebebasan tersebut hanya formalitas belaka.¹

Penentuan waktu dan tempat kerja

Jam kerja yang ditetapkan, tempat kerja yang ditentukan, dan kehadiran yang dikelola mengindikasikan status ketenagakerjaan. Indikator ini disebut keterikatan (constraint), dan mencakup kendali jadwal serta kendali lokasi.¹

Latar belakang hukum ini ditetapkan secara tegas oleh perundang-undangan. Jam kerja standar adalah 40 jam per minggu dan 8 jam per hari tidak termasuk waktu istirahat, serta kerja lembur atau kerja pada hari libur memerlukan perjanjian manajemen-tenaga kerja Pasal 36 (36 Agreement) yang didaftarkan ke pihak berwenang.²

Peralatan, biaya, dan pihak yang menanggung risiko

Faktor pelengkap mengkaji apakah pekerja beroperasi sebagai bisnis independen. Siapa yang menyediakan alat dan bahan, siapa yang menanggung biaya operasional, dan apakah imbalan mencerminkan risiko usaha adalah hal-hal yang dipertimbangkan.¹

Imbalan yang disusun sebagai kompensasi atas waktu di bawah pengawasan mengarah pada status karyawan. Apabila seorang pekerja melakukan kerja lembur, kerja pada hari libur, atau kerja malam, upah premi wajib dibayarkan berdasarkan Pasal 37.²

Eksklusivitas dan kemampuan substitusi

Apakah pekerja diperbolehkan mengirimkan pengganti merupakan indikator penguat yang eksplisit. Jika hanya pekerja yang bersangkutan secara pribadi yang boleh melakukan tugas tersebut, temuan adanya pengawasan menjadi semakin kuat.¹

Tingkat eksklusivitas terhadap satu pihak pemesan melengkapi analisis ini. Pekerja yang terkunci hanya pada satu klien tanpa kemampuan praktis untuk mengambil pekerjaan lain terlihat lebih menyerupai seorang karyawan.¹

Terminologi

• 使用従属性 (shiyō jūzokusei, "subordinasi terhadap arahan dan pengawasan"): istilah umum untuk dua kriteria status pekerja.¹
• 指揮監督 (shiki kantoku, "arahan dan pengawasan"): unsur pengawasan dalam pengujian status.¹

Kontrak palsu (Gisou Ukeoi)

Kontrak palsu berarti dokumen kontrak berlabel alih daya (outsourcing) yang secara substansi menempatkan pekerja di bawah arahan dan kendali pihak pengguna jasa layaknya buruh/karyawan. Istilah dalam bahasa Jepang adalah 偽装請負 (gisō ukeoi, "kontrak terselubung atau alih daya palsu").⁷

MHLW menyatakan konsekuensinya dengan tegas. Seseorang di bawah kontrak yang secara formal berbentuk alih daya namun secara substantif merupakan pekerja di bawah hukum ketenagakerjaan tunduk pada undang-undang hubungan kerja, dan Freelance Act tidak berlaku untuknya.⁷

Dokumen kontrak palsu mengubah sengketa pekerja lepas menjadi kasus ketenagakerjaan

Pihak pemesan jasa yang mendokumentasikan pekerjaan yang diawasi, diatur jadwalnya, dan bersifat klien tunggal sebagai kontrak alih daya tidak akan mendapatkan perlakuan sebagai pekerja lepas. Tindakan ini justru menciptakan kasus ketenagakerjaan dengan konsekuensi kewajiban yang berlaku surut (retroaktif).¹⁷

Pola risiko tinggi yang nyata adalah penugasan jangka panjang, satu klien, di lokasi kantor (on-site), dan jadwal yang dikelola ketat namun didokumentasikan sebagai alih daya. Hal ini menggambarkan bagaimana serangkaian indikator terakumulasi dalam praktik, bukan kategori hukum tersendiri.¹

Biaya yang harus ditanggung pemberi kerja akibat salah klasifikasi

Jika status pekerja telah terbukti, pihak pengguna jasa selaku pemberi kerja berutang seluruh hak perlindungan hukum ketenagakerjaan selama periode perlakuan kerja tersebut. Batas jam kerja undang-undang, pembayaran upah lembur, cuti tahunan berbayar, perlindungan dari PHK, dan pertanggungan asuransi kecelakaan kerja semuanya berlaku secara surut (retroaktif).²³

Perlindungan pemutusan hubungan kerja patut ditekankan karena pekerja yang salah diklasifikasikan sering kali dilepaskan begitu saja dengan mengakhiri "kontrak". PHK yang tidak memiliki alasan yang rasional secara objektif dan kepatutan sosial umum dianggap sebagai penyalahgunaan hak dan tidak sah berdasarkan Pasal 16 Undang-Undang Kontrak Kerja.³

Pertanggungan pensiun dan asuransi kesehatan berbasis tempat kerja didaftarkan melalui unit usaha pemberi kerja yang berlaku. Pekerja yang direklasifikasi masuk ke sisi pemberi kerja alih-alih sisi usaha perseorangan Pensiun Nasional dan Asuransi Kesehatan Nasional.⁸

Pendaftaran asuransi sosial susulan mengikuti garis status pekerja yang sama. Prinsip pendaftaran ini sudah baku; rincian mekanisme penarikan iuran mundur dinilai secara administratif per kasus.⁸

Apa yang dapat Anda lakukan jika salah diklasifikasikan

Seorang pekerja yang diperlakukan sebagai pekerja lepas dapat menuntut status karyawan secara retroaktif apabila substansi membuktikan adanya pekerjaan yang diawasi. Salurannya adalah loket konsultasi Kantor Pengawas Standar Ketenagakerjaan atau gugatan pengadilan, bukan perubahan label secara sepihak.¹

MHLW mengoperasikan loket konsultasi untuk dugaan pelanggaran dan memublikasikan selebaran daftar periksa mandiri untuk pekerja lepas. Mengisi daftar periksa sebelum berkonsultasi akan membuat diskusi menjadi lebih tajam dan terarah.¹

Saluran konsultasi pengacara gratis untuk pekerja lepas dan pemilik usaha perseorangan yang menghadapi masalah kontrak atau kerja juga tersedia. Saluran ini mencakup sisi pekerja lepas murni maupun kasus-kasus yang ambigu.⁷

Bukti yang relevan mengikuti indikator yang telah dibahas secara langsung. Jadwal kerja, catatan kehadiran, pesan arahan/instruksi, bukti penyediaan alat kerja, ketentuan eksklusivitas, dan slip pembayaran masing-masing memetakan kriteria di atas.¹

Keterkaitan visa dan perpajakan

Status ketenagakerjaan, status keimigrasian, dan klasifikasi perpajakan adalah tiga masalah berbeda yang diputuskan berdasarkan undang-undang yang berbeda. Menang atau kalah dalam satu jalur tidak otomatis menyelesaikan jalur lainnya.²⁴⁵⁶

Tiga jalur, tiga instansi, tidak ada variasi daerah

Status ketenagakerjaan diputuskan berdasarkan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan, izin kerja berdasarkan hukum keimigrasian, dan perlakuan pendapatan berdasarkan undang-undang perpajakan. Tidak satu pun dari ketiganya bervariasi menurut pemerintah kota/daerah, namun masing-masing memiliki instansi berwenang dan bukti dokumennya sendiri.²⁴⁵⁶

Untuk keimigrasian, izin kerja bergantung pada status izin tinggal. Status Engineer/Humanities/International Services mencakup aktivitas yang dilakukan berdasarkan kontrak dengan organisasi publik atau swasta di Jepang, dan dokumen perpanjangan mencakup bukti pajak dan surat keterangan pajak daerah.⁶

Untuk pajak, penghasilan upah/gaji (employment income) dan penghasilan bisnis (business income) mengikuti aturan penghitungan yang berbeda. Penghasilan gaji menggunakan potongan penghasilan upah (salary-income deduction); penghasilan bisnis mengurangkan biaya yang diperlukan dari pendapatan kotor.⁴⁵

Honorarium jenis lepas tertentu yang dibayarkan kepada residen termasuk dalam cakupan pemotongan pajak (withholding tax). Honorarium naskah, honorarium kuliah/pembicara, honorarium profesional untuk kualifikasi tertentu, dan honor penampilan hiburan adalah contoh-contoh representatifnya.⁹ Pembayaran yang dilabeli sebagai gratifikasi atau uang pelaporan tetap dikenakan pemotongan pajak apabila substansinya sesuai dengan honor yang tercakup.⁹

Oleh karena itu, reklasifikasi dapat memengaruhi jalur ketenagakerjaan dan jalur perpajakan secara bersamaan di forum yang berbeda. Seorang pekerja yang direklasifikasi sebagai karyawan dapat beralih dari pelaporan penghasilan bisnis ke perlakuan penghasilan gaji untuk periode yang sama.²⁴⁵

Hal yang perlu diketahui

Kontrak alih daya yang ditandatangani tidak menggugurkan perlindungan tenaga kerja

Perjanjian alih daya yang ditandatangani tidak menggugurkan perlindungan tenaga kerja jika substansi membuktikan adanya status pekerja. Ketentuan di bawah standar undang-undang batal demi hukum dan digantikan oleh standar wajib undang-undang, apa pun yang tertulis pada dokumen kontrak.²¹

Eksklusivitas ditambah jam kerja tetap adalah kombinasi berisiko tertinggi

Jadwal tetap ditambah eksklusivitas klien tunggal tanpa hak untuk menolak tugas atau mengirim pengganti memusatkan indikator terkuat dalam satu hubungan kerja. Keterikatan, eksklusivitas, dan ketiadaan substitusi saling memperkuat satu sama lain.¹

Reklasifikasi dapat berlaku surut untuk lembur tak berbayar dan asuransi yang belum didaftarkan

Risiko biaya terutama berada di pihak pemesan jasa dalam bentuk upah lembur susulan dan pendaftaran asuransi yang berlaku surut. Posisi pelaporan pajak pekerja itu sendiri juga dapat bergeser antara perlakuan penghasilan upah dan penghasilan bisnis untuk periode yang sama.²⁴⁵⁸

Tugas dan bentuk pendapatan Anda dapat memengaruhi perpanjangan visa dan pelaporan pajak secara terpisah

Bukti perpanjangan visa dan penghitungan pajak berjalan pada jalur terpisah dari uji ketenagakerjaan. Konfirmasikan masing-masing dengan instansi yang berwenang alih-alih berasumsi bahwa satu keputusan mencakup ketiganya sekaligus.⁴⁵⁶

Lihat juga

• Membaca Kontrak Kerja Jepang
• Seishain, Keiyaku, Haken, dan Arubaito: Kategori Ketenagakerjaan di Jepang
• Surat Penawaran Kerja dan Peraturan Perusahaan (Shugyo Kisoku) di Jepang
• Melaporkan Pergantian Pemberi Kerja ke Imigrasi
• Faktur dan Sistem Faktur Pajak Resmi (Inbosu)
• Catatan Jam Kerja dan Beban Pembuktian

References

Footnotes

1. Ministry of Health, Labour and Welfare. 労働基準法における「労働者」とは (Who counts as a worker under the Labor Standards Act): Article 9 criteria, comprehensive judgment regardless of contract form, 1985 study-group criteria, self-check list, consultation window. https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/keiyaku/index02.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶

2. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). Labor Standards Act (労働基準法), Act No. 49 of 1947, Article 9 (worker definition), Articles 13, 32, 36, 37. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3567/en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

3. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). Labor Contracts Act (労働契約法), Act No. 128 of 2007, Articles 2, 6, 16. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3744/en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. National Tax Agency. No. 1400 給与所得 (Employment income). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1400.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

5. National Tax Agency. No. 1350 事業所得の課税のしくみ (Business income mechanics). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1350.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

6. Immigration Services Agency. 在留資格「技術・人文知識・国際業務」 (Engineer/Humanities/International Services status page): qualifying activities performed under a contract with a public or private organization in Japan; renewal documentation. https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. Ministry of Health, Labour and Welfare. フリーランスとして業務を行う方・フリーランスの方に業務を委託する事業者の方等へ (Freelance Act information hub): Act No. 25 of 2023 in force 2024-11-01; note that a person under an outsourcing contract who is substantively a labor-law worker is subject to labor laws and not the Freelance Act. https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyoukintou/zaitaku/index_00002.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

8. Japan Pension Service. 厚生年金保険 (Employees pension insurance hub): employer-site-based coverage structure with applicable establishments and insured persons. https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

9. National Tax Agency. No. 2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは (Scope of fees subject to withholding). https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2792.htm ↩ ↩²