My Number Card vs. notification card

My Number Card adalah kartu identitas berfoto berbahan plastik dengan cip IC yang membuktikan nomor identitas sekaligus identitas resmi Anda.¹ Notification card adalah lembaran kertas yang dikirimkan melalui pos pada tahun 2015 yang hanya mencantumkan nomor tersebut, dan keberadaannya telah dihapus pada tahun 2020.²³

Konfirmasikan perincian terbaru dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan perincian terbaru di situs web Digital Agency dan portal kartu J-LIS. Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan merupakan nasihat perpajakan; untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan konsultan pajak berlisensi (zeirishi, 税理士).

Gambaran umum

Setiap penduduk terdaftar otomatis mendapatkan nomor, tetapi kartu fisik plastiknya adalah sesuatu yang harus Anda ajukan sendiri secara mandiri.¹ Pendatang baru sering kali menerima surat pemberitahuan kertas terlebih dahulu dan bertanya-tanya apakah surat tersebut sudah cukup; untuk keperluan apa pun yang memerlukan verifikasi identitas resmi, surat tersebut tidak memadai.¹

Kartu fisik mengubah tiga hal sekaligus. Kartu ini berfungsi sebagai tanda pengenal berfoto di loket layanan, cip elektroniknya memungkinkan Anda masuk ke My Number Portal, dan sertifikat elektroniknya dapat menandatangani dokumen pengajuan resmi seperti pelaporan SPT pajak e-Tax.¹

Era kertas: notification card dan surat pemberitahuan

Pada tahun 2015, setiap penduduk menerima selembar kertas 通知カード (tsūchi kādo, "notification card") yang mencantumkan 12 digit nomor individu baru.³ Kertas ini tidak memiliki foto dan tidak memiliki cip elektronik, sehingga tidak dapat digunakan untuk memverifikasi identitas seseorang secara mandiri.¹

Kartu kertas tersebut resmi dihapus pada 25 Mei 2020 dan tidak diterbitkan ulang.² Jika Anda masih menyimpannya, kartu itu hanya membuktikan nomor identitas apabila nama dan alamat yang tercetak di atasnya masih sama persis dengan data kependudukan resmi Anda.³

Penduduk baru sejak saat itu menerima lembaran Surat Pemberitahuan Nomor Individu (個人番号通知書, kojin bangō tsūchisho, "Individual Number Notice") melalui surat pos.² Surat ini hanya memberitahukan nomor Anda. Surat ini tidak dapat digunakan sebagai dokumen bukti nomor maupun kartu identitas resmi, jadi rencanakan untuk membuat My Number Card atau gunakan salinan Juminhyo sebagai gantinya.²

Apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh notification card lama

Jika dipadukan dengan dokumen identitas berfoto resmi, notification card yang alamatnya cocok dapat memenuhi syarat pembuktian nomor untuk pengurusan pajak atau administrasi ketenagakerjaan.³ Namun jika dibawa sendirian ke loket, kertas tersebut tidak membuktikan apa pun mengenai siapa orang yang membawanya.¹

Setelah pindah tempat tinggal atau berganti nama, kartu lama tersebut langsung tidak berlaku lagi sebagai bukti nomor. Solusi penggantinya adalah My Number Card, salinan Juminhyo yang mencantumkan My Number, atau Surat Keterangan Butir-Butir dalam Kartu Keluarga/Daftar Kependudukan.³

Kartu plastik: hal-hal yang berubah

Bagian depan kartu menampilkan nama, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, masa berlaku, dan foto Anda; bagian belakang mencantumkan My Number.⁴ Cip IC di dalamnya menyimpan sertifikat elektronik dan data identitas minimal yang diperlukan untuk autentikasi daring.⁴

Informasi yang sangat pribadi seperti catatan riwayat pajak, pensiun, dan rekam medis tidak disimpan di dalam cip IC.⁴ Catatan-catatan tersebut tetap berada di instansi masing-masing dan hanya diakses setelah autentikasi melalui cip dengan persetujuan Anda untuk prosedur terkait.⁴

Penerbitan pertama kartu ini sepenuhnya gratis (per 2026-05; konfirmasikan ketentuan terbaru dengan Digital Agency).⁴ Kenyataan ini menunjukkan bahwa menunda permohonan hanyalah menunda kemudahan, bukan menghemat uang.

Dua PIN yang diatur saat pengambilan kartu

Saat mengambil kartu, Anda akan menetapkan dua kode dengan fungsi yang berbeda. PIN 4 digit angka digunakan untuk autentikasi masuk ke layanan seperti portal kependudukan, sedangkan kata sandi alfanumerik 6 hingga 16 karakter digunakan untuk menandatangani berkas elektronik secara hukum.¹

Hafalkan keduanya secara terpisah dan jangan pernah menuliskannya di kartu Anda. Kesalahan input berulang kali akan mengunci sertifikat elektronik, dan pembukaannya hanya dapat dilakukan langsung di loket kantor dinas pemerintah daerah Anda.¹

Pilihlah PIN yang mudah Anda ingat saat situasi mendesak

Anda akan mengetik PIN 4 digit di mesin pembaca klinik/rumah sakit, kios minimarket, dan saat masuk ke portal daring. Lupa PIN berarti Anda harus datang langsung ke kantor kelurahan (ward office) sebelum urusan Anda bisa dilanjutkan.¹

Cara mengajukan permohonan

Anda dapat mengajukan permohonan menggunakan kode QR melalui ponsel cerdas, komputer (PC), surat pos, bilik foto identitas otomatis, atau langsung di loket kantor kelurahan.¹⁵ Penduduk di bawah usia 15 tahun dan orang di bawah perwalian dewasa harus mengajukan melalui wali hukumnya.¹

Foto harus berupa foto terbaru, tampak depan, tanpa penutup kepala, tanpa latar belakang (polos), dan diambil dalam enam bulan terakhir.¹ Bilik foto otomatis di beberapa kota bahkan dapat memotret dan mengirimkan berkas pengajuan dalam satu langkah terpadu.⁵

Anak-anak berusia di bawah satu tahun tidak lagi memerlukan foto identitas sama sekali (sejak 2 Desember 2024).¹ Perubahan ini menghapus proses pengajuan yang paling rumit dalam sebuah keluarga.

Jalur daring, pos, bilik foto, dan loket kantor kelurahan

Jalur ponsel cerdas dimulai dengan memindai kode QR pada formulir permohonan yang dilampirkan bersama surat pemberitahuan nomor Anda. Anda mendaftarkan alamat email, mengunggah foto, dan melakukan konfirmasi di situs khusus yang disediakan.¹

J-LIS memproduksi kartu tersebut dan mengirimkannya ke kantor dinas pemerintah daerah Anda setelah pengajuan diproses.⁶ Jika Anda tidak memiliki formulir dengan kode QR tersebut, loket kelurahan dapat menerbitkan formulir baru dengan kode QR baru untuk Anda.⁵

Pengambilan di kantor kelurahan (ward office)

Setelah kartu selesai diproses, kantor dinas pemerintah daerah akan mengirimkan kartu pos pemberitahuan penerbitan ke alamat tempat tinggal Anda yang terdaftar.⁷ Bawa kartu pos tersebut beserta dokumen identitas ke loket, lakukan verifikasi identitas, dan atur PIN Anda langsung di tempat.⁷⁵

Kantor dinas pemerintah kota/kelurahan biasanya paling sibuk pada Senin pagi. Melakukan reservasi jadwal pengambilan sebagaimana petunjuk pada kartu pos dapat menghindarkan Anda dari harus datang dua kali.⁷

Biaya dan linimasa

Jalur normal memakan waktu sekitar satu bulan dari tanggal pengajuan hingga kartu pos pemberitahuan penerbitan dikirimkan (per 2026; konfirmasikan linimasa terbaru dengan J-LIS).⁸⁷ Setelah kartu tiba di kantor pemerintah daerah setempat, beberapa minggu tambahan mungkin diperlukan sebelum kartu pos tiba karena antrean pemrosesan lokal.⁷

Masa tunggu dua tahap inilah yang menjadi alasan mengapa kantor kelurahan menyarankan untuk mengajukan permohonan jauh sebelum Anda membutuhkan kartu tersebut. Jika pendaftaran asuransi kesehatan atau pelaporan pajak sudah terjadwal, hitung mundur setidaknya dua bulan sebelumnya.⁸⁷

Jalur penerbitan kilat (express) tersedia untuk kondisi tertentu sejak 2 Desember 2024. Layanan ini mengirimkan kartu ke alamat terdaftar dalam waktu sekitar satu minggu, dengan biaya loket sebesar 2.000 yen, atau 1.800 yen tanpa sertifikat elektronik (per 2026).⁹

Butir	Biaya	Per tanggal	Catatan
Penerbitan pertama	Gratis	2026-054	Diajukan melalui saluran apa pun
Penerbitan kilat di loket	2.000 yen (1.800 yen tanpa sertifikat)	20269	Kasus khusus yang ditentukan, sekitar satu minggu

Tabel di atas merangkum biaya penerbitan secara keseluruhan (terkini sesuai rujukan resmi Digital Agency dan J-LIS yang dikutip pada tiap baris).

Hal yang perlu diketahui

Masa berlaku kartu dan sertifikat elektronik berakhir pada hari ulang tahun yang berbeda

Fisik kartu dan sertifikat elektronik memiliki tanggal kedaluwarsa yang berbeda, dan sertifikat elektroniklah yang menentukan fungsi autentikasi masuk portal dan kios layanan.⁴ Perhatikan kedua tanggal tersebut, dan lakukan perpanjangan di loket pemerintah daerah sebelum masa berlakunya berakhir.⁴

Perbarui data kartu saat Anda pindah tempat tinggal

Perubahan alamat dan nama harus dicatatkan pada kartu di loket kantor kelurahan bersamaan dengan laporan mutasi alamat tempat tinggal.⁵⁶ Loket yang melayani dan keharusan reservasi pengambilan dapat bervariasi di setiap kota, jadi periksalah informasi resmi di situs web kota Anda.⁵

Lihat juga

• My Number, Koseki, and Juminhyo Linkages
• My Number Portal: Online Procedures
• How to Request Koseki and Juminhyo Copies
• Address Change in Japan: Tenshutsu, Tennyu, Tenkyo
• Yakusho: Japan's Ward Office as Universal Interface
• Lost or Stolen My Number Card

References

Footnotes

1. Digital Agency. "FAQ: About My Number Card". Last updated 2024-12-04. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_03 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

2. J-LIS. "Individual Number Notice and Notification Card" (abolition 2020-05-25, notice letter role). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-tsuchicard/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Digital Agency. "FAQ: My Number (Individual Number)". Last updated 2026-03-25. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_02 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. Digital Agency. "About My Number Card". Last updated 2026-05-26. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/pros-and-safety ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

5. City of Yokohama. "How to apply for and collect an Individual Number Card" (counter pickup flow). https://www.city.yokohama.lg.jp/lang/residents/en/notifications/mynumber_e.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. City of Shinjuku. "The My Number System" pamphlet (photo rules, J-LIS production, pickup). https://www.city.shinjuku.lg.jp/content/000303151.pdf ↩ ↩²

7. J-LIS. "Receiving the Individual Number Card" (notice postcard, pickup, status inquiry). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-uketori ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

8. J-LIS. "Application for issuance of the Individual Number Card" (about one month to issuance notice). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-kofushinse ↩ ↩²

9. J-LIS. "How to Apply for the Express Issuance and Delivery System" (from 2024-12-02, about one week, fees). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-express-apply ↩ ↩²