Penerjemahan mandiri dengan surat pernyataan (affidavit) untuk prosedur di Jepang

Surat pernyataan penerjemahan mandiri (self-translation affidavit) memungkinkan Anda menerjemahkan dokumen asing Anda sendiri untuk berbagai pengajuan visa Jepang, disertai surat pernyataan bertanda tangan yang menjamin keakuratannya.¹ Cara ini dapat menghemat ribuan yen per dokumen, namun tidak dapat digunakan begitu instansi penerima mewajibkan penerjemah tersumpah atau penerjemah yang ditunjuk secara khusus.²

Konfirmasikan rincian terbaru dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Pastikan untuk mengonfirmasi rincian terkini di situs resmi Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency / ISA). Artikel ini merupakan informasi umum, bukan nasihat imigrasi; untuk kasus yang rumit, berkonsultasilah dengan ahli hukum administrasi (gyoseishoshi, 行政書士) atau pengacara imigrasi (bengoshi, 弁護士) berlisensi.

Gambaran umum

Untuk pengajuan berkas rutin ke Badan Layanan Imigrasi (ISA), pemerintah Jepang tidak mewajibkan penerjemah tersumpah, stempel notaris, ataupun kop surat agensi pada dokumen terjemahan Anda. ISA hanya meminta agar terjemahan bahasa Jepang dilampirkan pada setiap dokumen berbahasa asing, yang dapat dikerjakan oleh siapa saja yang memiliki kecakapan memadai, dengan menyertakan tanda tangan penerjemah pada dokumen tersebut.¹ Surat pernyataan (affidavit) adalah lembar yang memuat pertanggungjawaban tersebut: nama lengkap Anda, pernyataan keabsahan, tanggal, dan tanda tangan Anda.

Kapan penerjemahan mandiri dapat digunakan

ISA menyatakan aturannya dengan jelas: jika terjemahan tersebut akurat dan memuat tanda tangan penerjemah, siapa pun boleh menerjemahkannya, termasuk pasangan pemohon.¹ Panduan prosedur pernikahan menegaskan bahwa pemohon sendiri boleh bertindak sebagai penerjemah, asalkan nama penerjemah tercantum pada berkas terjemahan.³

Jalur melalui perantara sekolah mengikuti logika serupa dengan sedikit variasi. Sebagian sekolah meminta siswa menyiapkan terjemahan bahasa Jepang secara mandiri, sementara sekolah lain menerjemahkannya secara internal dari versi bahasa Inggris yang disediakan siswa (per 30-10-2025).⁴ Instruksi dari sekolah Anda yang menentukan ketentuan untuk jalur COE, jadi tanyakan kepada pihak sekolah sebelum Anda mulai menerjemahkan.

Selesaikan terjemahan Anda sebelum menentukan tanggal pengajuan

Waktu pengerjaan terjemahan adalah salah satu dari sedikit tahapan dalam linimasa visa yang sepenuhnya berada di bawah kendali Anda. Tuntaskan setiap terjemahan dan surat pernyataan sebelum menetapkan tanggal pengajuan berkas, sehingga Anda hanya perlu menunggu waktu antrean resmi dari pihak imigrasi.

Format surat pernyataan (affidavit)

ISA tidak menyediakan templat resmi yang baku, sehingga format berikut merupakan format konvensional yang umum digunakan oleh praktisi, bukan formulir ketetapan hukum.⁵⁴ Susun setiap dokumen menjadi satu berkas: dokumen asli di urutan pertama, diikuti terjemahan halaman demi halaman, lalu lembar sampul atau lembar tanda tangan pengesahan.

Lembar pengesahan biasanya memuat kalimat yang serupa dengan pernyataan berikut: "Saya, [nama lengkap], dengan kemahiran setingkat penutur asli dalam bahasa [bahasa], dengan ini menyatakan bahwa dokumen terlampir adalah terjemahan yang benar dan akurat dari dokumen asli yang terlampir." Tambahkan tanggal dan tanda tangan basah Anda.⁵ Panduan dari para praktisi menyarankan untuk mencantumkan alamat tempat tinggal Anda di samping nama dan tanggal, serta menjaga tata letak terjemahan tetap sejajar dengan format aslinya agar petugas dapat mencocokkannya tanpa kesulitan.⁵

Ketentuan minimum yang dipublikasikan oleh ISA sebenarnya lebih sederhana: cukup nama penerjemah yang tercantum pada lembar terjemahan.³ Namun, lembar pernyataan lengkap seperti di atas terbukti efektif mencegah pertanyaan klarifikasi lanjutan, itulah sebabnya pihak sekolah dan konsulat sering menyarankan pencantuman trio nama, tanggal, dan tanda tangan.⁴

Kapan penerjemahan mandiri tidak berlaku

JAF menutup pintu penerjemahan mandiri sepenuhnya untuk konversi SIM asing (gaimen kirikae). Pusat penerbitan SIM hanya menerima terjemahan resmi dari JAF atau kedutaan besar tertentu, sehingga terjemahan buatan sendiri untuk SIM Anda tidak akan diterima.²

Kedutaan besar dan lembaga pengadilan merupakan batasan lainnya. Sebagian kedutaan hanya menerima terjemahan dari penerjemah yang mereka tunjuk, dan pengadilan keluarga maupun pengadilan negeri pada umumnya mewajibkan penerjemah tersumpah atau bersertifikasi, bukan terjemahan buatan pemohon sendiri.⁴ Berkas berbahasa Inggris sederhana terkadang dapat diterima tanpa terjemahan, namun kontrak dan dokumen dengan istilah teknis selalu memerlukan salinan terjemahan resmi dari bahasa apa pun.⁵

Pengajuan berisiko tinggi sebaiknya menggunakan jasa penerjemah profesional

Riwayat penolakan visa sebelumnya, status kependudukan yang rumit, atau tenggat waktu pengadilan mengubah situasi. Terjemahan mandiri cocok untuk dokumen rutin ISA; urusan sengketa hukum atau pengadilan membutuhkan jasa penerjemah profesional dan perwakilan hukum berlisensi.

Strategi: kapan berhemat dan kapan harus membayar jasa profesional

Gunakan jalur penerjemahan mandiri untuk dokumen rutin pengajuan ISA: ijazah, surat keterangan kerja, dokumen catatan sipil, dan rekening koran bank. Beralihlah ke agensi penerjemah profesional apabila menemui salah satu dari tiga kondisi berikut: pihak penerima menetapkan penerjemah khusus, pengajuan berkas berisiko tinggi atau pernah ditolak sebelumnya, atau dokumen berupa kontrak yang padat istilah hukum teknis.²⁵⁴ Pemisahan ini menjaga pengeluaran tetap hemat ketika aturan fleksibel ISA berlaku, dan mengalokasikan anggaran untuk hal-hal yang menentukan keberhasilan pengajuan Anda.

Informasi penting

Hasil terjemahan mesin wajib diperiksa ulang secara menyeluruh oleh manusia

Menggunakan perangkat lunak untuk membuat draf awal tidak masalah, namun jangan pernah menyerahkan hasil terjemahan tanpa pemeriksaan menyeluruh. Kesalahan pada ejaan nama, tanggal, dan istilah hubungan keluarga dapat memicu permintaan klarifikasi yang justru ingin dihindari melalui terjemahan mandiri.⁵

Nama dan tanggal harus sama persis dengan seluruh berkas lainnya

Alihaksarakan setiap nama orang, perusahaan, dan nama tempat dengan ejaan yang konsisten di seluruh lembar terjemahan, formulir permohonan, dan paspor. Bagi petugas imigrasi, konsistensi jauh lebih penting daripada keindahan gaya bahasa.⁵

Satukan dokumen asli, terjemahan, dan surat pernyataan dalam satu berkas rapi

Menyatukan satu set dokumen dengan klip memudahkan petugas loket memverifikasi isi terjemahan dengan dokumen asli dalam sekali pemeriksaan. Lembaran dokumen yang terpisah dan tercecer berisiko menimbulkan kesalahan pemilahan berkas di loket.⁴

Lihat pula

• Proses Visa Pelajar Melalui Sekolah Bahasa Jepang
• Pernikahan dengan Warga Negara Jepang
• Gaimen Kirikae: Mengonversi SIM Asing ke SIM Jepang

References

Footnotes

1. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 出入国審査・在留審査Q&A, Q24. https://www.moj.go.jp/isa/immigration/faq/kanri_qa.html ↩ ↩² ↩³

2. Japan Automobile Federation (JAF). Japanese Translation of Foreign Driver's License guide (PDF, July 2026). https://english.jaf.or.jp/-/media/1/2590/2708/3096/pdf_info_english_202607_ippan_001.pdf ↩ ↩² ↩³

3. 出入国在留管理庁. Marriage procedure guidance PDF (translator name recorded; applicant may translate). https://www.moj.go.jp/isa/content/001450885.pdf ↩ ↩²

4. Japan Handbook. Document Apostille and Translation for Japan (Visa/School Papers), 2025-10-30. https://japanhandbook.com/document-apostille-translation-for-japan-visa-school-papers/ (limitation: tier-4) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. 日浦行政書士事務所 (gyoseishoshi office). Business Manager visa foreign-language contracts guide. https://office-hiura.com/archives/1779 (limitation: tier-3 practitioner source) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷