Lewati ke konten utama

Diriset dan diperiksa faktanya melalui proses editorial J-Compass; tim editorial kami meninjau sumber dan akurasi sebelum diterbitkan. Lihat metodologi kami →
Terjemahan ini disediakan sebagai referensi untuk kemudahan Anda. Versi bahasa Inggris adalah versi yang berlaku. Baca versi asli bahasa Inggris →

Prosedur pendaftaran stempel (inkan toroku)

Pendaftaran stempel atau 印鑑登録 (inkan tōroku, "pendaftaran stempel/segel"), mengubah stempel biasa menjadi 実印 (jitsuin, "stempel resmi terdaftar") dengan mencatatkan teraan capnya di kantor pemerintah kota/kelurahan tempat Anda berdomisili. Bawalah stempel tersebut, kartu izin tinggal (zairyu card), dan luangkan waktu beberapa menit di loket urusan kependudukan; Anda akan pulang dengan membawa kartu pendaftaran stempel yang dapat digunakan untuk mencetak sertifikat resmi sewaktu-waktu.12

Konfirmasikan rincian terbaru dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Pastikan untuk mengonfirmasi rincian terkini di kantor pemerintah daerah tempat catatan domisili Anda terdaftar, mengingat biaya dan aturan penulisan nama berbeda-beda di setiap wilayah.

Gambaran umum​

Artikel ini membahas pendaftaran stempel dari kedua sisi: apa saja yang harus dibawa oleh pemilik serta aturan yang harus dipenuhi oleh fisik stempel, serta kunjungan ke loket itu sendiri, termasuk kartu dan sertifikat yang akan Anda terima beserta biayanya.

Pendaftaran stempel terikat pada pemerintah kota/daerah yang memegang catatan domisili (juminhyo) Anda, dan setiap orang hanya dapat mendaftarkan tepat satu stempel resmi.1

Manfaat yang Anda peroleh dari pendaftaran​

Setelah pendaftaran selesai, Anda akan menerima kartu pendaftaran stempel, yaitu 印鑑登録カード (inkan tōroku kādo, "kartu pendaftaran stempel"). Menunjukkan kartu ini di loket memungkinkan Anda memperoleh sertifikat pendaftaran stempel, yaitu 印鑑登録証明書 (inkan tōroku shōmeisho, "sertifikat pendaftaran stempel").13 Tanpa kartu ini, beberapa kantor pemerintah menolak permohonan sertifikat secara mutlak, seperti yang berlaku di Yokohama, sementara Higashihiroshima dapat menerbitkannya kepada pendaftar yang datang langsung dengan menunjukkan tanda pengenal berfoto.41

Sertifikat tersebut adalah dokumen kerja yang sah secara hukum. Dalam transaksi berisiko tinggi atau bernilai besar, pihak lawan transaksi akan mencocokkan cap teraan stempel Anda dengan sertifikat resmi terkini, hal inilah yang menjadikan stempel terdaftar dapat dipercaya sepenuhnya oleh pihak lain.12 Jaga kartu pendaftaran ini sebagaimana Anda menjaga stempel itu sendiri: keduanya bersama-sama mengautentikasi identitas legal Anda.

Kombinasi jitsuin beserta sertifikat pendaftaran stempel diwajibkan saat membeli properti atau kendaraan bermotor, mengajukan pinjaman bank/hipotek, serta menyusun surat wasiat.3 Berkas administratif harian, seperti formulir kantor balai kota dan tanda terima paket kiriman, hanya memerlukan 認印 (mitome-in, "stempel harian biasa") yang tidak terdaftar, dan banyak institusi daring maupun berbasis luar negeri menerima tanda tangan basah.3

Dokumen yang harus dibawa ke loket​

DokumenCatatan
Stempel yang akan didaftarkanDiukir rapi, memenuhi batas ukuran, nama sesuai dengan catatan domisili15
Kartu izin tinggal (zairyu card)Kartu identitas utama; Kartu Penduduk Permanen Khusus, Kartu My Number, atau SIM juga dapat digunakan1627
Formulir permohonan印鑑登録申請書 (inkan tōroku shinseisho, "formulir permohonan pendaftaran stempel"), tersedia di loket6

Pemohon berkewarganegaraan asing pada umumnya harus datang sendiri secara langsung, dan Kantor Distrik Shinjuku mewajibkan pemohon hadir secara pribadi.578 Pendaftar harus berusia minimal 15 tahun; orang dewasa di bawah pengampuan (guardianship) menyelesaikan prosedur didampingi oleh perwakilan hukum resmi.9

Pendaftaran melalui perwakilan kuasa (proxy) dimungkinkan di beberapa daerah, namun melalui prosedur konfirmasi surat-menyurat dua tahap yang lebih lambat dan memakan waktu beberapa hari di beberapa kota, sehingga sebaiknya rencanakan kehadiran langsung secara fisik.6 Pemohon yang tidak membawa kartu tanda pengenal berfoto akan menghadapi penundaan serupa, karena pihak kantor distrik mungkin akan memverifikasi identitas melalui surat pos konfirmasi terlebih dahulu sebelum menerbitkan kartu pendaftaran.18

Prosedur loket langkah demi langkah​

Datanglah ke loket urusan kependudukan, yaitu bagian 市民課 (shimin-ka, "seksi urusan warga") atau 住民課 (jūmin-ka, "seksi kependudukan"), bergantung pada pembagian kantor distrik setempat.8 Beberapa kota melayani pendaftaran stempel di loket pencatatan kartu keluarga (koseki).47

Diagram di atas menggambarkan alur lengkap kehadiran langsung secara fisik. Petugas akan menekan stempel Anda untuk mengambil cap teraan, memverifikasinya terhadap aturan kelayakan di bawah ini serta data catatan domisili Anda, lalu menerbitkan kartu pendaftaran, umumnya pada hari yang sama bagi pemohon langsung yang membawa tanda pengenal berfoto.62

Aturan yang harus dipenuhi stempel Anda​

Aturan ukuran dan bahan​

Cap teraan stempel harus memiliki ukuran antara minimal bujur sangkar 8 mm dan maksimal bujur sangkar 25 mm: sisi terpendek minimal 8 mm, dan muat di dalam kotak bujur sangkar 25 mm.15 Teraan cap harus terlihat jelas dan terbaca dengan baik, karena cap yang buram, gompal/pecah pada tepiannya, atau stempel massal cetakan pabrik yang identik akan ditolak.28

Bahan karet (shachihata) atau material yang mudah berubah bentuk akan ditolak secara mutlak.15 Stempel yang diukir dari kayu padat, resin, tanduk binatang, atau logam memenuhi syarat, itulah sebabnya panduan pembelian mengarahkan stempel resmi ke bahan-bahan ukiran keras.

Loket di Yokohama juga menolak stempel dengan nama panggilan serta stempel tanpa bingkai/garis batas tepi, dan kota-kota lain menerapkan aturan serupa; Kota Ota, misalnya, menolak nama panggilan yang tidak tercantum dalam catatan domisili, inisial saja, serta stempel yang memuat gambar hiasan atau pola.49

Aturan kesesuaian nama bagi penduduk asing​

Ukiran stempel harus sama persis atau berpadanan secara wajar dengan nama yang terdaftar pada catatan domisili Anda.12 Karakter kanji hanya boleh digunakan jika nama kanji resmi tersebut tercantum pada kartu izin tinggal Anda, dan penggabungan huruf alfabet bersama katakana pada satu stempel yang sama akan ditolak.2 Penggunaan variasi karakter huruf mungkin perlu dikonfirmasi terlebih dahulu ke loket sebelum Anda memesan pembuatan stempel.9

Titik kendala klasik yang sering terjadi adalah pemilihan antara katakana dan ejaan alfabet latin (romaji). Kantor pemerintah hanya menerima salah satu bentuk tulisan jika bentuk tersebut tercantum pada catatan kependudukan Anda, dan penulisan selanjutnya harus selalu konsisten, karena perbedaan kecil pada dokumen di masa mendatang dapat membuat dokumen tersebut tidak sah.2910

Cocokkan stempel dengan kartu sebelum berkunjung

Ukiran stempel yang berbeda dari catatan domisili, termasuk nama panggilan yang tidak terdaftar atau inisial nama saja, akan ditolak di loket dan menyebabkan Anda harus datang kembali serta memesan stempel ukir baru. Pastikan bentuk nama yang diterima ke kantor pemerintah setempat terlebih dahulu, terutama untuk nama berhuruf latin/romaji.21049

Biaya​

Angka-angka di bawah ini merupakan contoh dari pemerintah daerah tertentu, masing-masing merujuk pada tanggal publikasi sumber resminya; setiap halaman telah diperiksa ulang dan masih dipublikasikan per 25-09-2026 (pastikan mengonfirmasi angka terkini dengan kantor distrik/kelurahan setempat).

LayananContoh pemerintah daerahTanggal sumber
Pendaftaran stempel300 JPY di Higashihiroshima; 300 JPY di Kasama; 500 JPY di Toshima; gratis untuk pendaftaran awal di Hamamatsu (350 JPY untuk pendaftaran ulang)1856Higashihiroshima 07-08-2026; Kasama 05-2019; Toshima 17-09-2020; Hamamatsu 19-07-2022
Sertifikat per lembar di loket300 JPY di Yokohama; 330 JPY di Higashihiroshima; 400 JPY di Toshima; 300 JPY di Kasama, tarif sama di kios konbini dan mesin cetak otomatisnya4158Yokohama 01-03-2025; Higashihiroshima 07-08-2026; Toshima 17-09-2020; Kasama 05-2019
Sertifikat di kios konbini200 JPY di Higashihiroshima selama periode tiga tahun terhitung mulai April 20251Higashihiroshima 07-08-2026
Penerbitan ulang kartu atau pendaftaran ulang50 JPY di Minato untuk pendaftaran ulang atau penerbitan ulang kartu; 500 JPY di Kasama untuk pendaftaran ulang akibat kehilangan kartu118Halaman Minato tanpa tanggal, diperiksa 25-09-2026; Kasama 05-2019

Setiap nominal di atas adalah tarif yang dipublikasikan oleh masing-masing pemerintah kota, bukan ketetapan tarif nasional, sehingga satu-satunya rujukan yang akurat untuk kasus Anda adalah daftar tarif terkini dari pemerintah kota Anda sendiri.

Setelah pendaftaran: kartu, sertifikat, dan pindah domisili​

Sertifikat pendaftaran stempel diterbitkan di loket kependudukan, kantor cabang distrik, dan loket pelayanan warga dengan menunjukkan kartu pendaftaran stempel.41

Di kota-kota yang berpartisipasi, pemegang Kartu My Number dapat mencetak sertifikat stempel di kios konbini, jadi tanyakan kepada pemerintah daerah setempat apakah layanan ini tersedia untuk Anda.1 Kios konbini mengakses data yang dibuat di loket kantor distrik, sehingga kios ini berfungsi sebagai jalur pencetakan, bukan pengganti pendaftaran stempel awal.

Pindah domisili ke luar kota (moving out), termasuk meninggalkan Jepang, secara otomatis membatalkan pendaftaran stempel Anda.17 Kembalikan kartu ke kantor lama dan daftarkan kembali stempel Anda dari awal di kota tujuan yang baru; tidak ada prosedur transfer stempel antar-daerah. Warga yang sempat pindah keluar lalu kembali lagi ke alamat yang sama di kemudian hari juga harus mendaftar ulang dari awal; pencatatan tidak aktif secara otomatis.7

Untuk mengganti fisik stempel terdaftar tanpa berpindah domisili, ajukan formulir pembatalan stempel lama terlebih dahulu, kemudian daftarkan stempel baru Anda.6

Informasi penting​

Biaya dan aturan penulisan nama berbeda di tiap daerah​

Biaya pendaftaran berkisar dari gratis hingga 500 JPY dan pencetakan sertifikat di loket berkisar antara 300 hingga 400 JPY di kantor-kantor pemerintah yang disebutkan di sini (halaman sumber bertanggal antara Mei 2019 hingga Agustus 2026; konfirmasikan tarif terkini dengan kantor lokal Anda).14568 Ketentuan format nama juga bersifat lokal: Kantor Distrik Ota memperingatkan bahwa mereka berhak menolak stempel yang pernah diterima oleh pemerintah daerah lain, sehingga anggaplah aturan spesifik suatu wilayah sebagai contoh kasus dan bukan jaminan mutlak.9

Pindah domisili membatalkan pendaftaran stempel​

Catatan stempel terikat pada pemerintah daerah setempat, bukan pada individu Anda. Pindah domisili ke kota lain mengharuskan pendaftaran baru dengan kartu baru, sehingga siapa pun yang akan pindah rumah sebelum penandatanganan kontrak penting harus menjadwalkan pendaftaran stempel baru sejak awal.111

Kehilangan stempel terdaftar berarti pembatalan dan pendaftaran ulang​

Hanya teraan stempel fisik yang terdaftar yang memiliki kekuatan hukum verifikasi, sehingga stempel yang hilang tidak bisa sekadar dilaporkan untuk diakui kembali. Anda harus membatalkan catatan lama, membuat stempel pengganti yang baru, dan mendaftarkannya sebagai stempel resmi baru.6

Bawa kartu pendaftaran untuk mencetak sertifikat, tinggalkan stempel di rumah​

Pencetakan sertifikat di loket kantor distrik, kantor cabang, maupun mesin kios konbini semuanya mengacu pada kartu pendaftaran atau catatan kependudukan, bukan fisik stempel itu sendiri.41 Membawa stempel jitsuin ke mana-mana menimbulkan risiko kehilangan benda penting yang dapat memaksa Anda membatalkan dan mendaftar ulang. Kehilangan kartu pendaftaran juga membutuhkan biaya: Kota Kasama mengenakan biaya 500 JPY untuk mendaftar ulang setelah kartu pendaftaran hilang (merujuk pada panduan Mei 2019).8

Berkas administrasi sehari-hari jarang memerlukan stempel terdaftar​

Tanda terima paket pos dan formulir permohonan kantor distrik biasa cukup menggunakan mitome-in, dan banyak lembaga daring serta institusi asing menerima tanda tangan basah biasa.3 Sisakan urusan pendaftaran stempel resmi untuk situasi ketika pembelian properti, mobil, pengajuan kredit, atau pengurusan surat wasiat benar-benar menuntut stempel bersertifikat, daripada terburu-buru mendaftarkannya hanya untuk formulir rutin biasa.

Lihat pula​

References​

Footnotes​

  1. Higashihiroshima City. "Personal Seal Registration" (English; updated 2026-08-07). https://www.city.higashihiroshima.lg.jp/en/3/33833.html ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15 ↩16 ↩17 ↩18 ↩19 ↩20

  2. i-socia Advisors. "Inkan Registration." https://eng.daikou-office.com/reference/inkan-registration/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9

  3. Nippon.com. "Hanko and Inkan: Japanese Stamps and Personal Seals." https://www.nippon.com/en/features/jg00077/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  4. City of Yokohama. "Seal registration" (English; updated 2025-03-01). https://www.city.yokohama.lg.jp/lang/residents/en/notifications/default20200.html ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8

  5. Toshima City. "Registration of Personal Seal" (English; updated 2020-09-17). https://www.city.toshima.lg.jp/info/en/personal_seals.html ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7

  6. Hamamatsu City. "Personal Seals" (English; updated 2022-07-19). https://www.city.hamamatsu.shizuoka.jp/hamaeng/02life/02_5.html ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8

  7. Shinjuku City (Foreign Language). "Personal Seal Registration Procedures and Certificate" (English). https://www.foreign.city.shinjuku.lg.jp/en/kurashi/inkantoroku ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5

  8. Kasama City. "Seal Registration (inkan touroku)" (English PDF; file created 2019-05-22, still posted 2026-09-25). https://www.city.kasama.lg.jp/data/doc/1559017259_doc_1_0.pdf ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9

  9. Ota City. "Registration of personal seal" (English PDF, Non-Japanese Residents Unit; undated, accessed 2026-09-25). https://www.city.ota.tokyo.jp/seikatsu/koseki_j/gaikoku/shomesho/gaikokujininkantou.files/gaikokusekiinnkanneng.pdf ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  10. Selectra Japan. "How to Get and Register Personal Seal (Inkan) as a Foreigner." https://selectra.jp/en/life-in-japan/register-inkan ↩ ↩2

  11. Minato City. "Personal Seal (inkan) Registration" (English; undated, accessed 2026-09-25). https://www.city.minato.tokyo.jp/easyjp/en/moving/residentregistration/personalsealregistration.html ↩ ↩2