Mengajukan permohonan salinan juminhyo dan dokumen lainnya

Salinan juminhyo merupakan dokumen pendukung utama untuk pembukaan rekening bank, kontrak kerja, sewa properti, dan pendaftaran sekolah. Terdapat lima jalur permohonan yang dapat disesuaikan dengan berbagai situasi, dan biayanya berbeda-beda menurut kota dan jalur yang dipilih, sehingga tentukan jalur Anda sebelum mengantre.¹²

Konfirmasikan rincian terbaru dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Pastikan untuk mengonfirmasi rincian terkini di kantor pemerintah daerah tempat Anda tinggal, mengingat seluruh biaya dan jam layanan di bawah ini merupakan contoh lokal bertanggal.

Gambaran umum

Salinan resmi 住民票の写し (jūminhyō no utsushi, "salinan resmi catatan domisili") membuktikan alamat terdaftar dan komposisi rumah tangga Anda.³ Pihak bank, perusahaan pemberi kerja, pemilik sewa properti, dan sekolah umumnya meminta salinan ini, bukan salinan kartu keluarga (koseki). Salinan koseki mengikuti aturan yang berbeda (kota penerbit dan biaya yang berbeda); artikel pendamping tentang mengajukan permohonan salinan koseki dan juminhyo memuat rincian tersebut secara lengkap, sehingga panduan ini berfokus pada jalur permohonan.²

Di loket

Loket kantor pemerintah setempat merupakan jalur standar dan satu-satunya yang dapat melayani segala jenis situasi. Isi formulir permohonan dari pemerintah kota/daerah setempat, tunjukkan tanda pengenal berfoto, bayar biayanya, dan ambil salinan tersebut pada hari yang sama dalam sebagian besar kasus.²

Tanda pengenal berfoto yang diterima mencakup Kartu My Number, SIM (surat izin mengemudi), paspor, 在留カード (zairyū kādo, "kartu izin tinggal/residence card") untuk warga negara asing berstatus izin tinggal jangka menengah hingga panjang, atau Kartu Penduduk Permanen Khusus (Special Permanent Resident Certificate).² Anggota keluarga dalam satu rumah tangga yang sama dapat mengajukan permohonan atas nama Anda tanpa dokumen tambahan. Siapa pun di luar rumah tangga tersebut memerlukan surat kuasa bermeterai/bertanda tangan (委任状).²

Biaya loket ditetapkan oleh masing-masing pemerintah kota dan dapat diperbarui berdasarkan jadwal lokal. Kota Kawasaki mengenakan biaya 300 yen per lembar salinan (per 16-04-2026; pastikan mengonfirmasi angka terkini dengan kantor lokal Anda).¹ Nishinomiya menetapkan biaya yang sama yaitu 300 yen (per 31-07-2026), dan Yachiyo juga mematok tarif 300 yen (per 04-07-2026).⁴²

Dokumen	Contoh biaya loket	Per tanggal	Catatan
Salinan juminhyo	300 yen	2026-04-161	Kawasaki
Salinan juminhyo	300 yen	2026-07-314	Nishinomiya
Salinan juminhyo	300 yen	2026-07-042	Yachiyo

Angka-angka di atas merupakan contoh dari pemerintah kota/daerah tertentu, bukan tarif nasional resmi. Jam buka loket mengikuti kalender kerja kantor distrik/kelurahan setempat, jadi pastikan jam operasionalnya sebelum Anda datang.

Tandai kolom yang Anda butuhkan sebelum membayar salinan

Beri tahu petugas loket mengenai informasi apa saja yang diwajibkan oleh instansi penerima, terutama rincian kewarganegaraan atau status kependudukan/izin tinggal. Menambahkan kolom setelah dokumen dicetak mengharuskan Anda memesan dan membayar salinan baru.²³

Di kios konbini

Kartu My Number memungkinkan akses layanan mandiri melalui mesin kios multifungsi di jaringan minimarket (konbini) yang berpartisipasi (7-Eleven, FamilyMart, Lawson, atau Ministop). Letakkan kartu di atas pemindai (card reader), masukkan 4 digit PIN autentikasi pengguna, pilih pemerintah kota dan jenis sertifikat/surat keterangan, tentukan kolom yang ingin ditampilkan serta jumlah salinan, masukkan uang pembayaran, lalu ambil hasil cetakan Anda.⁵⁴

Kartu harus memiliki sertifikat elektronik autentikasi pengguna yang masih aktif; kartu registrasi stempel (seal-registration card) tidak dapat digunakan di sini.⁵ Jam operasional kios biasanya berlangsung dari pukul 06.30 hingga 23.00 setiap hari, mengikuti jam operasional terminal dan jadwal pemeliharaan sistem masing-masing gerai, bukan jam kantor pemerintah setempat (per 16-07-2026).⁵

Biaya cetak di konbini ditentukan oleh masing-masing pemerintah kota dan umumnya lebih murah daripada di loket. Kawasaki mengenakan biaya 200 yen per lembar di kios konbini dibandingkan 300 yen di loket (per 16-04-2026; pastikan mengonfirmasi angka terkini dengan kantor lokal Anda).¹ Nishinomiya dan Yachiyo juga mengenakan tarif 200 yen, Hiroshima menetapkan 200 yen, dan Yokohama mengenakan 250 yen (masing-masing per 31-07-2026, 04-07-2026, 08-06-2026, dan 16-07-2026).⁴²⁶⁵

Salinan dari konbini tidak dapat ditukar atau dikembalikan dananya

Periksa kembali jenis sertifikat, kolom yang disertakan, dan jumlah lembar salinan pada layar kios sebelum melakukan pembayaran. Pembebasan biaya hanya berlaku di loket langsung, sehingga penduduk yang berhak atas pembebasan biaya sebaiknya tidak menggunakan kios konbini.⁵⁶

Melalui pos

Jika Anda tidak dapat datang langsung ke kantor pemerintah daerah, Anda dapat mengirimkan permohonan melalui pos. Sertakan formulir permohonan yang telah ditandatangani, salinan tanda pengenal berfoto, biaya permohonan dalam bentuk 郵便定額小為替 (yūbin teigaku kogawase, wesel pos jumlah tetap yang dibeli dalam 6 bulan terakhir), serta amplop balasan berprangko yang telah dialamati ke alamat domisili resmi Anda.²

Biaya permohonan via pos di Yachiyo untuk satu lembar salinan juminhyo adalah 300 yen, dengan waktu pengiriman sekitar satu minggu hingga sampai ke tempat Anda (per 04-07-2026).² Perkirakan waktu satu hingga dua minggu dari pengiriman awal hingga dokumen diterima kembali, sudah termasuk waktu tempuh pos bolak-balik (per 09-2026). Cantumkan nomor telepon yang dapat dihubungi pada siang hari agar pihak kantor dapat segera mengonfirmasi bila ada kekurangan; berkas yang tidak lengkap akan tertunda pemrosesannya hingga diperbaiki.²

Melalui Portal My Number

Portal My Number (Mynaportal) menyediakan layanan penerbitan sertifikat/dokumen kependudukan secara daring sebagai opsi alternatif yang terus berkembang.⁷⁸ Apabila pemerintah kota/daerah Anda mendukung layanan ini, pengunduhan dokumen berformat PDF daring dapat menghemat waktu tanpa perlu mengantre ataupun pergi ke kios konbini. Cakupan layanan berbeda-beda di tiap daerah, jadi periksalah daftar layanan di portal untuk pemerintah daerah Anda sebelum menggunakannya. Artikel mengenai prosedur portal memandu langkah-langkah pengaturan akses dan seluruh menu daring yang tersedia.

Catatan bagi warga negara asing

Kartu izin tinggal (zairyu card) Anda berlaku secara universal sebagai tanda pengenal di loket.² Ketika bank atau pemberi kerja meminta salinan juminhyo, tanyakan secara pasti apakah mereka memerlukan informasi kewarganegaraan, status kependudukan/izin tinggal, nomor kartu, atau masa berlaku izin tinggal ditampilkan; buku panduan prosedur mahasiswa mencantumkan kolom-kolom ini secara eksplisit karena pihak instansi penerima akan menolak salinan yang tidak memuatnya.³

Salinan yang memuat My Number Anda hanya dapat diajukan di loket resmi. Jika seorang perwakilan/kuasa hukum yang memintanya, pihak kantor akan mengirimkannya langsung ke alamat terdaftar Anda melalui pos, bukan menyerahkannya langsung di tempat.² Jangan pernah menyerahkan salinan yang mencantumkan My Number jika tidak diminta secara khusus; pesanlah salinan standar tanpa My Number sebagai pilihan utama.

Informasi penting

Periksa kolom yang dibutuhkan pihak penerima sebelum membayar

Secara default, salinan juminhyo tidak mencantumkan honseki (domisili asal/terdaftar), kepala rumah tangga, hubungan keluarga, serta informasi kewarganegaraan atau status izin tinggal. Tanyakan kepada instansi penerima mengenai kolom apa saja yang wajib dicantumkan, lalu centang atau pilih kolom tersebut pada formulir permohonan atau layar kios konbini.²³ Salinan yang terlanjur dicetak tanpa kolom yang diperlukan tidak akan dapat digunakan untuk keperluannya, dan pencetakan ulang akan dikenakan biaya kembali.

Salinan dengan My Number hanya dapat diajukan di loket dan dikirimkan melalui pos

Tidak ada opsi kilat atau penerbitan lewat kios konbini untuk salinan yang mencantumkan My Number, dan perwakilan kuasa hanya akan menerima dokumen tersebut melalui pos yang dikirimkan ke alamat terdaftar Anda.² Siapkan waktu ekstra sekitar satu minggu jika prosedur Anda benar-benar membutuhkan versi ini. Sebagian besar prosedur administratif sehari-hari tidak memerlukannya; pastikan terlebih dahulu sebelum memesannya.

Salinan dari konbini tidak dapat ditukar atau dikembalikan dananya

Kesalahan pemilihan pada kios konbini bersifat final: kesalahan jenis sertifikat, kekeliruan pemilihan kolom, atau salah memasukkan jumlah cetakan berarti Anda harus membayar biaya cetak baru.⁵⁶ Cermati dengan saksama layar konfirmasi sebelum membayar. Bagi Anda yang baru pertama kali mengajukan atau membutuhkan dokumen untuk keperluan sangat penting, verifikasi langsung oleh petugas loket sangat sepadan dengan waktu antre yang diperlukan.

Lihat pula

• Jūminhyō: Memahami Catatan Domisili di Jepang
• Cara Mengajukan Permohonan Salinan Koseki dan Juminhyo
• Koseki: Panduan Kartu Keluarga Jepang
• Konbini di Jepang: Minimarket sebagai Infrastruktur Kehidupan Sehari-hari
• Portal My Number: Prosedur Layanan Daring
• Pendaftaran Stempel di Kantor Distrik/Kelurahan

References

Footnotes

1. City of Kawasaki. "Konbini issuance cheaper than counter" (Japanese; updated 2026-04-16). https://www.city.kawasaki.jp/250/page/0000171718.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. City of Yachiyo. "When you need residence-related certificates" (Japanese; updated 2026-07-04). https://www.city.yachiyo.lg.jp/soshiki/14/2276.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶

3. Tohoku University International Support Center. "Procedures at Ward Offices" (English). https://sup.bureau.tohoku.ac.jp/en/after-arrival-e/offices-e ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. City of Nishinomiya. "Konbini issuance of juminhyo" (Japanese; updated 2026-07-31). https://www.nishi.or.jp/kurashi/koseki/shomeishojidokofuki/konbini-kofu.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. City of Yokohama. "Konbini issuance of juminhyo" (Japanese; updated 2026-07-16). https://www.city.yokohama.lg.jp/kurashi/koseki-zei-hoken/todokede/koseki-juminhyo/shoumei/jyuminhyou/convenience.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. City of Hiroshima. "Konbini issuance service" (Japanese; updated 2026-06-08). https://www.city.hiroshima.lg.jp/living/koseki/1021123/1025549/1003312.html ↩ ↩² ↩³

7. Digital Agency. "Online Service for Moving Procedures" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/moving_onestop_service ↩

8. Digital Agency. "Improving the Convenience of Citizens' Lives through Mynaportal" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/myna_portal ↩