Notaris publik (koshonin) di Jepang

公証人 (kōshōnin, "notaris publik") di 公証役場 (kōshō yakuba, "kantor notaris") setempat adalah otoritas resmi di Jepang untuk menotarisasi dokumen privat: afidavit, salinan yang dilegalisasi, dan akta berkekuatan hukum kuat 公正証書 (kōseishōsho, "akta notaris") yang dapat membuat suatu perjanjian langsung dapat dieksekusi secara hukum.¹ Besaran biaya ditetapkan secara nasional melalui peraturan kabinet (cabinet order), dan sesi konsultasi mengenai prosedur pekerjaannya sendiri tidak dipungut biaya.²

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini dengan Japan National Notaries Association atau kantor notaris setempat. Artikel ini merupakan informasi umum, bukan nasihat hukum; untuk urusan perceraian, utang-piutang, atau warisan, konsultasikan dengan pengacara berlisensi (bengoshi, 弁護士).

Gambaran umum

Seorang koshonin adalah pejabat publik yang diangkat oleh Menteri Kehakiman dan ditempatkan di distrik Biro Urusan Hukum (Legal Affairs Bureau).¹ Terdapat sekitar 50 asosiasi notaris yang mencakup seluruh wilayah Jepang, dengan sekitar 300 kantor yang melayani pembuatan akta notaris dan surat wasiat, autentikasi dokumen privat serta anggaran dasar perusahaan, dan pembubuhan tanggal berkepastian hukum.¹³ Dokumen yang diterbitkan oleh instansi pemerintah berada di luar ranah wewenang mereka: dokumen resmi pemerintah ditujukan ke Kementerian Luar Negeri (MOFA), bukan ke notaris.³

Dokumen yang dapat dinotarisasi

Notaris hanya melakukan autentikasi terhadap dokumen privat. Jika Anda datang membawa afidavit, kontrak yang memerlukan pengesahan tanda tangan, anggaran dasar perusahaan, surat wasiat, atau surat pernyataan, notaris akan memverifikasi identitas, menyaksikan penandatanganan atau pengakuan atas tanda tangan yang sudah ada, serta membubuhkan cap notaris resmi.¹ Salinan fotokopi seperti lembar paspor diproses melalui surat pernyataan: Anda memperlihatkan dokumen asli, melampirkan salinan pada surat pernyataan bertanda tangan, dan notaris akan mengautentikasi pernyataan Anda.³

Dokumen yang memuat konten ilegal, atau naskah dengan teks yang disisipkan, dihapus, atau diubah, dapat ditolak atau diberi catatan khusus berdasarkan diskresi notaris.¹ Selalu bawa dokumen asli yang bersih dan rapi.

Periksa apakah Anda memerlukan sumpah atau sekadar sertifikasi biasa

Beberapa instansi luar negeri mewajibkan afidavit yang disumpah atas kebenarannya, bukan sekadar penyaksian tanda tangan. Tanyakan kepada pihak penerima dokumen versi mana yang dibutuhkan, karena versi sumpah dikenakan biaya lebih tinggi dan statusnya tidak dapat diubah setelah selesai diproses.³

Pengesahan biasa vs koseishosho

Sertifikasi atau pengesahan sederhana hanya membuktikan keaslian: bahwa tanda tangan pada dokumen tersebut benar-benar milik Anda.¹ Koseishosho memiliki kekuatan lebih jauh. Kantor notaris menyimpan akta aslinya dan dapat menerbitkan klausul eksekusi, yang menempatkan kreditur pada posisi yang sama seperti telah memenangkan gugatan di pengadilan: jika terjadi wanprestasi atau gagal bayar, eksekusi sita paksa dapat langsung dijalankan tanpa harus melalui proses gugatan persidangan.³

Kekuatan eksekutorial inilah yang mendasari penggunaan standarnya: kesepakatan perceraian yang mencakup nafkah anak, jaminan pinjaman uang dan sewa-menyewa, serta perjanjian kemitraan bisnis yang memerlukan kepastian pembayaran.¹ 宣誓認証 (sensei ninshō, "pengesahan di bawah sumpah") berada di antara keduanya: Anda bersumpah bahwa isi dokumen tersebut benar di hadapan notaris lalu menandatanganinya, dengan sanksi hukum yang mengikat apabila memberikan pernyataan palsu.¹

Biaya

Besaran biaya mengacu pada Peraturan Pemerintah tentang Biaya Notaris (Order on Notary Fees), sehingga setiap kantor memberlakukan tarif yang sama (angka di bawah ini berdasarkan naskah peraturan yang berlaku saat ini).⁴²

Layanan	Biaya
Pengesahan dokumen privat	¥11.000 (atau setengah dari biaya akta jika lebih rendah)4
Biaya tambahan dokumen berbahasa asing	+¥6.0004
Pengesahan sumpah (afidavit)	¥11.000 tetap (+¥6.000 jika berbahasa asing)2
Pengesahan salinan/transkrip	¥5.0004
Tanggal pasti (確定日付, kakutei hizuke)	¥700 per dokumen4
Akta koseishosho, nilai hingga ¥500.000	¥3.0002
Akta koseishosho, nilai hingga ¥5.000.000	¥13.0002
Akta koseishosho, nilai hingga ¥100.000.000	¥49.0002

Tarif pada tabel di atas memiliki catatan ketentuan mata uang: konfirmasikan angka terkini dengan kantor notaris, mengingat peraturan ini telah direvisi melalui Peraturan Kabinet No. 263 Tahun 2025.² Konsultasi mengenai substansi pekerjaan notaris tidak dipungut biaya, tarif belum termasuk pajak konsumsi, dan pembayaran dilakukan secara tunai atau kartu kredit satu kali bayar saat dokumen asli diserahkan.²

Kunjungan ke kantor notaris

Lakukan reservasi melalui telepon sebelum datang. Beberapa kantor hanya memiliki satu orang notaris yang sering kali keluar kantor untuk tugas lapangan, dan reservasi memastikan keberadaan notaris serta kesiapan dokumen Anda dengan benar.¹³ Bawalah dokumen yang bersangkutan ditambah satu kartu identitas berfoto dari daftar yang diterima: paspor, SIM, kartu izin tinggal (zairyu card) berfoto, atau My Number Card; atau alternatifnya surat keterangan cap segel beserta cap segel terdaftar (jitsuin).¹ Perwakilan perusahaan wajib menambahkan dokumen registrasi perusahaan dan sertifikat cap perwakilan resmi.¹

Seluruh prosedur berjalan dalam bahasa Jepang. Dokumen privat dalam bahasa apa pun dapat dinotarisasi, tetapi kantor notaris sering kali mewajibkan terjemahan dokumen ke dalam bahasa Jepang, jadi siapkan terjemahan terlebih dahulu.³ Jika penguasaan bahasa Jepang Anda terbatas, mintalah bantuan gyoseishoshi atau bengoshi bilingual untuk menyiapkan dokumen dan mendampingi Anda; ini adalah strategi umum yang lazim dilakukan oleh penduduk asing, bukan kemewahan opsional semata untuk urusan pembuatan akta penting.³

Hal penting untuk diketahui

Dokumen publik ditujukan ke MOFA, tidak pernah ke notaris

Koseki, juminhyo, dan dokumen terbitan pemerintah lainnya sama sekali tidak perlu dibawa ke notaris, melainkan langsung diajukan ke Kementerian Luar Negeri (MOFA) untuk mendapatkan apostille atau legalisasi. Membawa dokumen pemerintah ke notaris hanya akan membuang waktu perjalanan Anda.³⁵

Dokumen berbahasa asing dikenakan biaya tambahan dan mungkin memerlukan versi bahasa Jepang

Biaya tambahan dokumen berbahasa asing sebesar ¥6.000 berlaku per pengesahan, dan banyak kantor meminta terjemahan bahasa Jepang sebagai pendamping. Siapkan anggaran untuk keduanya sebelum memesan jadwal temu.⁴³

Buat janji temu terlebih dahulu; notaris tunggal sering bertugas di luar kantor

Kantor notaris dengan notaris tunggal akan tutup setiap kali notarisnya meninggalkan gedung. Panggilan telepon singkat di pagi hari dapat mengamankan slot waktu Anda dan memastikan Anda membawa tanda pengenal yang tepat.¹

Lihat juga

• Empat Jalur Perceraian
• Formulir Perceraian Kesepakatan (Kyogi) dan Batasannya
• Koseki: Penjelasan Kartu Keluarga Jepang
• Apostille dan Autentikasi Konvensi Den Haag

References

Footnotes

1. Japan National Notaries Association (JNNA). English guide (notary appointed by Justice Minister; private-document authentication; affidavit; ID list; fees). https://koshonin.gr.jp/pdf/english2.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹²

2. JNNA. Fee Q&A (koseishosho value table; private-cert ¥11,000; oath ¥11,000; consultation free; no consumption tax). https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow12 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

3. Shibuya Notary Office. English pages (foreign-language handling; declaration route; official docs excluded; appointment advice). https://koshonin.com/english/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

4. Order on Notary Fees (Cabinet Order; e.g. Art. 34 certification ¥11,000; foreign-language +¥6,000; transcript ¥5,000; date-certainty ¥700). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/4375/en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Guide 1: Certifiable Documents (notarized private docs + Legal Affairs Bureau seal certificate → MOFA). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000418.html ↩