Portal My Number: prosedur daring

Portal My Number (Mynaportal) memindahkan semakin banyak urusan birokrasi kantor kelurahan langsung ke ponsel cerdas Anda. Pemberitahuan pindah rumah, persiapan pajak, pengecekan riwayat pensiun, dan pendaftaran penitipan anak semuanya dapat diproses melalui portal ini, dengan My Number Card sebagai kunci utamanya.¹²

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di situs Portal My Number dan Badan Digital (Digital Agency), serta situs pemerintah kota Anda untuk mengetahui menu layanan yang tersedia secara lokal.

Gambaran umum

マイナポータル (Maina Pōtaru, "Portal My Number") adalah portal daring terpadu milik Digital Agency untuk layanan administrasi kependudukan perorangan.¹ Menunya mencakup prosedur pindah alamat, riwayat dan permohonan pensiun, persiapan pelaporan SPT pajak tahunan, permohonan tunjangan dan pengasuhan anak, informasi asuransi kesehatan serta biaya medis, dan permohonan penerbitan surat keterangan resmi.² Portal ini mengautentikasi identitas Anda menggunakan cip IC pada マイナンバーカード (Mai Nambā Kādo, "My Number Card"), sehingga kepemilikan kartu fisik ini merupakan prasyarat mutlak, bukan sekadar pelengkap pilihan.³

Akses: kartu, PIN, dan alat pembaca (reader)

Proses masuk (log in) memerlukan kartu fisik My Number serta PIN autentikasi pengguna 4 digit yang dibuat saat kartu diterbitkan.³ Untuk penandatanganan berkas elektronik, diperlukan PIN tanda tangan digital terpisah di atasnya. Tingkat kepemilikan kartu telah mencapai sekitar 80 persen dari total penduduk (per 2025-12-31; konfirmasikan angka terkini dengan Digital Agency).⁴

Terdapat tiga jalur akses: komputer (PC) dengan pembaca kartu IC eksternal, ponsel cerdas yang membaca cip melalui fitur NFC, atau tautan kode QR antara komputer dan ponsel.³ Ketiga metode tersebut membaca cip yang sama. Sertifikat elektronik yang telah kedaluwarsa akan memblokir semua jalur akses ini, termasuk pencetakan dokumen di mesin konbini, sampai kantor kelurahan memperbaruinya.

Jaga kerahasiaan kedua PIN dan ketahui aturan pemblokirannya

Kesalahan memasukkan PIN berturut-turut akan mengunci sertifikat elektronik pada kartu, dan proses pemulihan kartu yang terkunci hanya dapat diselesaikan langsung di loket kelurahan. Hafalkan kedua PIN secara terpisah atau catat di tempat yang aman sehingga kehilangan ponsel tidak akan membocorkan keduanya sekaligus.

Prosedur pindah domisili secara daring

Sejak 6 Februari 2023, seluruh pemerintah daerah tingkat kota/distrik menerima pemberitahuan pindah keluar (tenshutsu todoke) serta pemberitahuan rencana kedatangan secara daring melalui portal ini.⁵ Kantor kelurahan lama akan mengirimkan data sertifikat pindah secara elektronik ke kantor kelurahan baru, yang kemudian mempersiapkan proses penerimaan sebelum Anda tiba di loket.⁵ Ini adalah alur layanan terpadu satu atap (one-stop service) utama dan bagian paling matang dari portal tersebut.

Laporan kepindahan masuk (tennyu todoke) tetap wajib diselesaikan secara tatap muka: setidaknya salah satu anggota keluarga yang berpindah harus datang langsung menunjukkan My Number Card di loket kantor kelurahan baru.⁵ Jalur daring ini menghemat waktu Anda dari kewajiban mendatangi kantor kelurahan lama dan serah terima surat pindah fisik berbasis kertas, namun tidak menghapus kewajiban datang ke kantor baru. Pemohon memerlukan sertifikat elektronik tanda tangan digital yang masih berlaku; beberapa status kartu bermasalah atau kasus susunan keluarga khusus tetap harus menggunakan jalur loket konvensional.⁵

Pajak, pensiun, dan pengasuhan anak dari rumah

Persiapan SPT pajak tahunan (kakutei shinkoku untuk pajak penghasilan melalui sistem e-Tax), persiapan penyesuaian pajak akhir tahun, pengecekan riwayat kepesertaan pensiun, permohonan pembebasan iuran pensiun, laporan kehamilan, dan pengajuan tunjangan anak (jidō teate) semuanya dapat diakses melalui portal ini.²⁶ Mendaftarkan rekening bank penerimaan dana publik terlebih dahulu akan menghapus kewajiban melampirkan fotokopi buku tabungan saat mengajukan bantuan dana pemerintah.⁶

Ketersediaan menu daring untuk permohonan anak dan kesejahteraan sosial bergantung pada kebijakan masing-masing pemerintah daerah kota/distrik.⁶ Kota-kota besar umumnya menyediakan pelaporan kehamilan dan permohonan tunjangan anak secara daring; sedangkan kota-kota kecil mungkin hanya menampilkan halaman informasi tanpa fungsi pengajuan elektronik. Periksa fitur pencarian prosedur pada portal untuk wilayah kota Anda sebelum mengasumsikan layanan daring tersebut tersedia.

Sertifikat dokumen dan pengecekan informasi

Dokumen sertifikat format PDF kini tersedia di sejumlah kota yang jumlahnya terbatas namun terus bertambah.¹ Jika tersedia di daerah Anda, fasilitas ini memungkinkan Anda memperoleh dokumen resmi tanpa antre di loket kelurahan maupun pergi ke kios konbini. Portal ini juga menampilkan riwayat login, riwayat pertukaran data antar-instansi pemerintah, rincian biaya pengobatan, resep obat yang diterima, serta data dana pensiun dalam satu tampilan terautentikasi.²

Jadikan portal ini sebagai rujukan pertama yang perlu dicek dan jadikan loket fisik sebagai alternatif cadangan, bukan sebaliknya. Cakupan fitur terus diperluas secara bertahap; prosedur yang tahun lalu mengharuskan Anda datang ke kantor mungkin kini telah memiliki menu daring.

Layanan yang masih memerlukan kunjungan ke loket

Penyelesaian proses lapor masuk (tennyu), pengaturan ulang PIN yang terkunci, penerbitan kartu My Number pertama kali, serta prosedur apa pun yang belum didigitalisasi oleh pemerintah kota Anda tetap memerlukan kunjungan langsung ke loket.⁵³ Antarmuka portal secara default menggunakan bahasa Jepang dengan panduan bahasa Inggris yang terbatas, sehingga permohonan berkas yang rumit sering kali lebih mudah diselesaikan di loket di mana Anda dapat langsung bertanya dan berkonsultasi dengan petugas.²³

Gunakan portal untuk persiapan meski pengajuan dilakukan langsung

Memeriksa persyaratan prosedur, memastikan daftar berkas yang dibutuhkan, dan mengisi formulir terlebih dahulu secara daring akan mempersingkat waktu Anda di loket kelurahan, sekalipun penyerahan berkas akhirnya tetap dilakukan secara offline. Persiapan informasi awal ini adalah fungsi portal yang paling sering dilewatkan oleh warga.¹

Hal yang perlu diketahui

Tennyu tetap diselesaikan di loket

Mengajukan pemberitahuan pindah keluar secara daring tanpa melanjutkan dengan lapor kedatangan langsung di loket membuat proses pindah alamat Anda menggantung di tengah jalan. Jadwalkan kunjungan ke kantor kelurahan baru dalam tenggat 14 hari terlepas dari betapa lancarnya proses pindah keluar daring yang telah Anda selesaikan.⁵ Portal hanya mengonfirmasi pengiriman data, bukan penyelesaian mutasi domisili; penyelesaian final mutasi hanya terjadi di loket kantor tujuan.

Pemblokiran PIN mengharuskan Anda kembali ke loket

Akses portal dan fungsi sertifikat digital pada kartu keduanya akan nonaktif jika sertifikat elektronik kedaluwarsa atau terkunci, dan hanya loket kantor kelurahan yang memiliki wewenang memulihkannya.³ Perbarui masa berlaku kartu sebelum tanggal kedaluwarsa yang tercetak di kartu, daripada baru menyadari kegagalan akses saat sedang berada di mesin kios konbini pada pukul 10 malam.

Cakupan bahasa Inggris hanya sebagian

Panduan navigasi utama portal memang tersedia dalam bahasa Inggris, namun banyak menu formulir dari pemerintah kota di dalamnya yang hanya tersedia dalam bahasa Jepang.²³ Terjemahan mesin otomatis memadai untuk membaca halaman informasi umum; tetapi untuk pengajuan dokumen yang berdampak administratif krusial (seperti tunjangan atau keringanan), disarankan membacanya bersama pembaca bahasa Jepang atau datang ke loket di mana petugas dapat mengonfirmasi maksud berkas tersebut secara pasti.

Lihat pula

• Maina-Hokensho: digitalisasi kartu asuransi kesehatan
• Keterkaitan My Number, koseki, dan juminhyo
• Cara meminta salinan koseki dan juminhyo
• Tunjangan anak (jidō teate)
• Perubahan alamat di Jepang: tenshutsu, tennyu, tenkyo
• Permohonan juminhyo dan dokumen kependudukan lainnya

References

Footnotes

1. Digital Agency. "Improving the Convenience of Citizens' Lives through Mynaportal" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/myna_portal ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. Digital Agency / Mynaportal. "Mynaportal" English top page. https://myna.go.jp/?lng=en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. Mynaportal. "Quick Guide for Mynaportal" (English login guide). https://img.myna.go.jp/manual/english/quickguide.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

4. Digital Agency. "Administrative procedures online" (Japanese; updated 2026-08-17). https://www.digital.go.jp/policies/administrative_procedures_online ↩

5. Digital Agency. "Online Service for Moving Procedures" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/moving_onestop_service ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. Digital Agency. "My Number Card Usage by Life Stage" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/utilization/life-stage ↩ ↩² ↩³