Kartu izin tinggal hilang: prosedur penggantian

Kehilangan kartu izin tinggal (zairyu card) diselesaikan dalam dua langkah: laporkan ke polisi, lalu ajukan penerbitan ulang di biro imigrasi regional dalam waktu 14 hari sejak hilangnya kartu disadari.¹² Penerbitan ulang ini gratis dan, pada prinsipnya, selesai pada hari yang sama.¹

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di situs Immigration Services Agency (ISA). Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum atau keimigrasian; untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan pengurus administrasi berlisensi (gyōseishoshi, 行政書士), atau pengacara keimigrasian (bengoshi, 弁護士) jika kehilangan kartu tersebut disertai masalah status izin tinggal lainnya.

Gambaran umum

Artikel ini membahas kasus kehilangan, pencurian, kerusakan fisik parah, dan bencana bagi penduduk jangka menengah hingga panjang, baik di Jepang maupun di luar negeri.¹ Prosedur resminya adalah 在留カードの再交付申請 (zairyū kādo no saikōfu shinsei, "permohonan penerbitan ulang kartu izin tinggal"), dengan dasar hukum Pasal 19-12 Ayat 1 dari Undang-Undang Pengawasan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi.³⁴

Langkah 1: buat laporan polisi

Segera kunjungi kantor polisi atau pos polisi lingkungan (交番, kōban) terdekat setelah menyadari kehilangan.⁵ Ajukan laporan barang hilang (遺失届, ishitsu todoke) atau laporan pencurian (盗難届, tōnan todoke) dengan menyebutkan perkiraan tempat, waktu, serta data pribadi Anda.¹⁵

Laporan ini memiliki dua tujuan sekaligus: mendaftarkan kartu tersebut ke dalam sistem pencocokan kepolisian jika ada yang menyerahkannya,⁶ dan memberikan nomor tanda penerimaan laporan yang diwajibkan oleh biro imigrasi.¹

Keluaran yang sangat penting adalah nomor tanda penerimaan laporan (受理番号, juri bangō).¹ Tuliskan nomor ini pada surat pernyataan kehilangan (陳述書, chinjutsusho) yang diserahkan bersama permohonan penerbitan ulang.¹ Surat keterangan resmi tambahan mungkin juga diminta tergantung kasusnya, jadi simpan surat keterangan apa pun yang diterbitkan.¹

Langkah 2: ajukan penerbitan ulang dalam 14 hari

Ajukan permohonan di biro imigrasi regional yang membawahi wilayah alamat terdaftar Anda, dalam waktu 14 hari terhitung sejak tanggal kehilangan disadari.¹² Jika kehilangan disadari saat berada di luar negeri, hitungan waktu dimulai pada hari pertama Anda masuk kembali ke Jepang.¹ Berkas diajukan ke biro imigrasi, bukan ke kantor kelurahan (ward office).¹⁴

Kelengkapan dokumen

Daftar lengkap di bawah ini merujuk pada laman prosedur ISA (per 2026-09; konfirmasikan rincian terkini dengan Immigration Services Agency).¹

Dokumen	Rincian
Formulir permohonan	在留カード再交付申請書, dapat diunduh dari situs ISA dalam format PDF atau Excel (per 2026-09)1
Paspor	Asli, atau sertifikat status kependudukan; sertakan surat alasan jika paspor tidak tersedia (per 2026-09)1
Pasfoto	1 lembar pasfoto ukuran 4 cm x 3 cm, diambil dalam 6 bulan terakhir;2 wajib bagi pemohon berusia 1 tahun ke atas untuk kartu yang diterbitkan mulai 2026-06-14 (per 2026-09)1
Bukti kehilangan	Surat pernyataan yang memuat nomor tanda penerimaan polisi; surat keterangan jika diminta (per 2026-09)1
Izin aktivitas di luar status	Dokumen izin jika sebelumnya memilikinya (per 2026-09)1

Tidak ada biaya yang dipungut untuk penerbitan ulang akibat kehilangan, pencurian, kerusakan parah, atau bencana (per 2026-09).¹

Kecepatan penerbitan dan masa tanpa kartu

Pada prinsipnya kartu diterbitkan pada hari yang sama.¹ Jika kartu tidak dapat langsung diterbitkan pada hari itu, pihak biro imigrasi akan menjadwalkan pengambilan di kemudian hari, dan ISA mencantumkan dokumen yang harus dibawa saat Anda kembali mengambilnya (per 2026-09).¹

Selama masa jeda tanpa kartu, keperluan seperti penandatanganan kontrak, pendaftaran rumah sakit, atau pemeriksaan verifikasi kerja yang biasanya meminta kartu tinggal mungkin memerlukan identitas alternatif. Salah satu panduan praktisi menyarankan untuk membawa bukti tanda laporan polisi atau tanda terima permohonan dari biro imigrasi sebagai bukti identitas sementara.⁷

Ganti kartu sebelum bepergian ke luar negeri

Izin masuk kembali khusus (special re-entry permission) mengharuskan Anda menunjukkan kartu izin tinggal bersama paspor yang masih berlaku saat keberangkatan, sehingga bepergian ke luar negeri tanpa kartu fisik dapat menghilangkan hak jalur tersebut dan mempersulit izin masuk kembali. Status permohonan penerbitan ulang yang masih diproses tidak berlaku untuk bepergian; selesaikan penggantian kartu sebelum merencanakan perjalanan ke luar negeri.¹²

Kehilangan kartu saat berada di luar negeri

Laporkan kehilangan tersebut ke kepolisian setempat di tempat kejadian perkara dan simpan surat keterangannya.⁵ Masuk kembali ke Jepang tanpa kartu fisik dapat dilakukan jika Anda memiliki izin masuk kembali (re-entry permit) yang masih berlaku, atau dengan special re-entry permission menggunakan kartu embarkasi/disembarkasi (ED card) yang dilampirkan pada paspor.⁵ Special re-entry permission umumnya mencakup kepulangan dalam waktu satu tahun, atau sebelum masa tinggal berakhir jika waktunya lebih singkat.²

Setelah masuk kembali ke Jepang, ajukan permohonan penerbitan ulang dalam waktu 14 hari sejak kedatangan.¹

Periksa dengan maskapai penerbangan sebelum terbang kembali tanpa kartu

Beberapa maskapai penerbangan mungkin menolak penumpang yang tidak dapat menunjukkan kartu izin tinggal fisik, meskipun penumpang tersebut memiliki izin masuk kembali yang sah. Konfirmasikan hal ini dengan maskapai sebelum terbang; proses penerbitan ulang kartu itu sendiri hanya dapat dilakukan di dalam wilayah Jepang.¹⁵

Melewati batas waktu 14 hari

Segera ajukan permohonan sesegera mungkin disertai surat pernyataan alasan (menggunakan templat ISA) yang menjelaskan mengapa batas waktu tersebut terlewatkan.¹ Jangka waktu 14 hari dihitung sejak tanggal kehilangan disadari, sehingga penemuan fakta yang terlambat tetap menuntut pengajuan segera dengan mencantumkan fakta dan tanggal yang sebenarnya.¹

Hal yang perlu diketahui

Pencurian dan kehilangan mengikuti jalur biro yang sama

Pasal 19-12 memperlakukan kedua kasus ini secara identik; hanya jenis laporan di pihak kepolisian yang berbeda.¹⁴ Jangan menunda pengajuan ke biro imigrasi hanya karena memperdebatkan masuk ke kategori mana insiden tersebut.

Kembalikan kartu lama dalam 14 hari jika ditemukan kembali

Jika kartu lama yang hilang ditemukan kembali setelah kartu pengganti diterbitkan, kembalikan kartu lama tersebut ke biro imigrasi dalam waktu 14 hari sejak menemukannya (per 2026-09).⁸

Kartu rusak dan cip rusak mengikuti jalur gratis terpisah

Kartu yang retak atau cip yang tidak dapat terbaca diproses melalui prosedur terpisah, yaitu penerbitan ulang karena kerusakan fisik, yang juga gratis dan pada prinsipnya selesai pada hari yang sama (per 2026-09).⁹ Bawa kartu yang rusak, pasfoto yang sesuai ketentuan, dan paspor; tidak ada batas waktu tertentu kecuali pihak imigrasi mengeluarkan perintah penerbitan ulang, yang mana batas waktunya adalah 14 hari sejak perintah diterbitkan.⁹

Pengajuan untuk anak di bawah 16 tahun dilakukan melalui orang tua atau wali

Anak di bawah umur, orang sakit, dan pihak lain yang tidak dapat mengajukan permohonan sendiri dapat mengajukannya melalui kerabat yang tinggal serumah berusia 16 tahun ke atas, perwakilan hukum, atau pengacara maupun scrivener terdaftar.³ Anak-anak tetap memerlukan pasfoto: untuk kartu yang diterbitkan mulai 2026-06-14, hanya pemohon di bawah usia 1 tahun yang dibebaskan dari kewajiban foto, berbeda dari aturan sebelumnya di mana semua anak di bawah 16 tahun dibebaskan.¹

Lihat pula

• Bekerja dengan visa pelajar
• Dokumen dan perlengkapan untuk IGD
• Daftar periksa kepulangan permanen: persiapan 90 hari
• Kartu izin tinggal: identitas warga asing di Jepang
• Kewajiban membawa kartu identitas dan pemeriksaan polisi

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. 「紛失等による在留カードの再交付申請」 (reissuance of residence card due to loss, etc.) procedure page (Japanese). moj.go.jp, accessed 2026-09. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00010.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷

2. Immigration Services Agency. "Residence Card" handbook chapter (English PDF; section 1-3 loss, section 3 re-entry permission). moj.go.jp. https://www.moj.go.jp/isa/content/001453431.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

3. Immigration Services Agency. 「在留カード再交付申請書（紛失再交付）」 application form (bilingual PDF), filed under Article 19-12(1). moj.go.jp. https://www.moj.go.jp/isa/content/001426707.pdf ↩ ↩²

4. e-Gov法令検索. 「出入国管理及び難民認定法」. https://laws.e-gov.go.jp/law/326CO0000000319 ↩ ↩² ↩³

5. Nagoya International Center. "Can you re-enter Japan if you lose your Residence Card while overseas?" nic-nagoya.or.jp, 2023. https://www.nic-nagoya.or.jp/thai/living-in-nagoya/living-information/living_information/2023/02241037.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

6. 警察庁 (National Police Agency). 「遺失届とは？遺失届のポイント」, 警察庁遺失届情報サイト. npa.go.jp, accessed 2026-09. https://www.npa.go.jp/bureau/soumu/ishitsubutsu/otoshimono/loss.html ↩

7. Japan Handbook (Oliver Rossi). "Lost Residence Card in Japan? How to Replace." japanhandbook.com, 2025-11-04. https://japanhandbook.com/lost-residence-card-in-japan-how-to-replace-your-zairyu-card/ (limitation: independent practitioner blog, not an official source; cited only for practical cardless-interval guidance.) ↩

8. Immigration Services Agency. Return of residence card procedure page (Japanese). moj.go.jp, accessed 2026-09. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00020.html ↩

9. Immigration Services Agency. 「汚損等による在留カードの再交付申請」 (reissuance of residence card due to damage, etc.) procedure page (Japanese). moj.go.jp, accessed 2026-09. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00012.html ↩ ↩²