Autentikasi dokumen luar negeri untuk penggunaan di Jepang

Ketika Jepang membutuhkan dokumen luar negeri Anda, autentikasi harus dilakukan di negara asal terlebih dahulu, bukan di Jepang.¹² Dapatkan apostille atau legalisasi di tempat dokumen tersebut diterbitkan, bawa dokumen tersebut, lalu terjemahkan untuk instansi Jepang yang menerimanya.³⁴

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini dengan otoritas penerbit di negara asal dan instansi penerima dokumen Anda di Jepang.

Gambaran umum

Alur sebaliknya memiliki dua tahap dengan urutan pasti. Tahap pertama adalah autentikasi di negara asal: negara yang menerbitkan ijazah, surat nikah, akta kelahiran, atau surat keterangan catatan kepolisian menyertifikasi dokumen tersebut untuk penggunaan di luar negeri.¹ Tahap kedua adalah penerjemahan di Jepang: ISA dan penerima lainnya mewajibkan terjemahan bahasa Jepang yang dilampirkan pada dokumen asing tersebut.³ Melewatkan tahap pertama tidak dapat diperbaiki di loket instansi Jepang, karena tidak ada instansi di Jepang yang dapat menerbitkan apostille untuk dokumen negara lain.²

Langkah 1: autentikasi di negara asal

Bagi negara anggota Konvensi Den Haag, satu apostille dari otoritas yang berwenang sudah cukup.¹ Apabila Konvensi tidak berlaku, jalur yang ditempuh adalah sertifikat autentikasi (authentication certificate), bukan apostille; Departemen Luar Negeri AS, misalnya, menerbitkan sertifikat autentikasi untuk negara-negara di luar Konvensi.⁵ Bagaimanapun juga, mulailah dari otoritas yang menerbitkan dokumen dan ikuti petunjuknya ke tingkat yang lebih tinggi.

Mulailah proses di luar negeri beberapa bulan sebelum Anda membutuhkan dokumen tersebut

Jangka waktu pemrosesan di negara asal adalah bagian yang paling memakan waktu dan paling sulit dikendalikan dalam alur ini. Mulailah autentikasi sebelum memesan tiket penerbangan atau menetapkan tanggal pengajuan berkas yang bergantung pada dokumen tersebut.

Contoh kasus di AS

Amerika Serikat membagi kewenangan antara tingkat federal dan negara bagian. Dokumen federal seperti pemeriksaan latar belakang FBI dan sertifikat naturalisasi diproses di State Department's Office of Authentications, yang mengenakan biaya nonrefundable sebesar US$20 per dokumen (per 2026-10).¹⁶⁷ Dokumen yang diterbitkan negara bagian seperti akta kelahiran dan surat nikah, ijazah, serta pemeriksaan polisi negara bagian diproses di Secretary of State negara bagian penerbit, dengan biaya yang bervariasi antara US$3 hingga US$20 tergantung negara bagian (per 2026-09).⁷

Dua detail yang kerap mengejutkan pemohon. Pertama, negara bagian yang menerbitkan dokumen adalah pihak yang menyertifikasinya; kantor negara bagian lain tidak dapat melakukannya.¹ Kedua, waktu pemrosesan berbeda-beda di setiap negara bagian dan dapat memakan waktu lama di wilayah hukum yang sibuk, jadi periksalah laman negara bagian penerbit lebih awal dan anggap peringatan praktisi mengenai waktu pemrosesan berbulan-bulan sebagai hal yang sangat masuk akal (per 2026-09).⁷⁴

Dokumen AS	Otoritas	Keterangan biaya
Pemeriksaan FBI, dokumen federal	State Dept Office of Authentications	US$20 per dokumen, nonrefundable (per 2026-10)67
Akta kelahiran, nikah, ijazah	Secretary of State di negara bagian penerbit	US$3–20 tergantung negara bagian (per 2026-09)7
Dokumen pengadilan federal	Panitera pengadilan federal penerbit	Periksa panduan pengadilan7

Biaya pada tabel di atas memuat catatan mata uang masing-masing; pastikan untuk mengonfirmasi nominal terkini dengan setiap otoritas sebelum mengirimkan berkas.

Langkah 2: terjemahkan untuk pihak penerima di Jepang

Setelah diautentikasi, terjemahkan dokumen untuk instansi penerima. Aturan ISA sudah cukup umum: lampirkan terjemahan bahasa Jepang pada setiap dokumen berbahasa asing, dibuat oleh siapa pun secara akurat, disertai tanda tangan penerjemah.³ Universitas umumnya menerima dokumen berbahasa Inggris atau Jepang, sedangkan pihak imigrasi menekankan bahasa Jepang, jadi sesuaikan bahasanya dengan pihak penerima (per 2025-10-30).⁴

Urutan langkah ini sangat penting: dapatkan apostille terlebih dahulu, baru kemudian terjemahkan, sehingga terjemahan juga dapat mencakup halaman apostille jika pihak penerima memintanya.⁴ Simpan salinan pindaian (scan) dari semua dokumen dan bawa dokumen asli saat penyerahan berkas secara langsung.

Strategi pengaturan waktu

Bekerjalah mundur dari tenggat waktu di Jepang. Autentikasi di negara asal adalah jalur kritis (critical path), penerjemahan adalah tahap tengah yang dapat dikendalikan, dan pengajuan berkas di Jepang adalah titik akhir yang pasti.⁴ Penggunaan umum di Jepang meliputi sertifikat ijazah luar negeri untuk visa kerja, surat nikah luar negeri untuk visa pasangan, dan akta kelahiran luar negeri untuk prosedur pengakuan pencatatan sipil. Tidak ada satu pun dari instansi ini yang akan menunggu sementara birokrasi negara lain memproses dokumen Anda, sehingga selesaikan urusan di luar negeri jauh-jauh hari.

Hal penting untuk diketahui

Instansi di Jepang tidak dapat memberikan apostille untuk dokumen luar negeri Anda

MOFA hanya menyertifikasi dokumen yang diterbitkan di Jepang. Akta kelahiran AS atau ijazah Inggris membutuhkan apostille dari negara asalnya, tanpa pengecualian.²

Negara asal non-Konvensi Den Haag memerlukan sertifikat autentikasi

Jika negara asal berada di luar cakupan Konvensi, apostille tidak tersedia, sehingga rencanakan pengurusan sertifikat autentikasi (authentication certificate) sebagai gantinya dan konfirmasikan urutan lengkapnya dengan otoritas penerbit sebelum mengirimkan berkas.⁵

Selalu bawa dokumen asli meskipun sudah menyerahkan salinan

Instansi secara rutin meminta untuk melihat dokumen asli guna dicocokkan dengan salinan yang diserahkan di loket. Pastikan dokumen asli yang telah diautentikasi tetap mudah diakses hingga prosedur selesai sepenuhnya.⁴

Lihat juga

• Permohonan visa pasangan setelah pencatatan pernikahan
• Visa Engineer/Humanities/International Services
• Pencatatan kelahiran dan aturan 14 hari

References

Footnotes

1. US Department of State, Bureau of Consular Affairs. "Prepare Document for an Apostille Certificate," travel.state.gov, last updated 2026-06-16 (apostille certificates for 1961 Hague Convention countries; preparing US documents for legal use abroad; federal documents including FBI background checks and certificates of naturalization; state-issued documents certified by the issuing state). https://travel.state.gov/en/replace-certify/authenticate-documents/apostille-certificate.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

2. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Certification (MOFA certifies Japan-issued documents; private docs via notary). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html ↩ ↩² ↩³

3. 出入国在留管理庁. 出入国審査・在留審査Q&A, Q24 (anyone may translate if accurate and signed). https://www.moj.go.jp/isa/immigration/faq/kanri_qa.html ↩ ↩² ↩³

4. Japan Handbook. Document Apostille and Translation for Japan, 2025-10-30 (apostille-first-then-translate order; receiver decides). https://japanhandbook.com/document-apostille-translation-for-japan-visa-school-papers/ (limitation: tier-4) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. US Department of State, Bureau of Consular Affairs. "Prepare Document for an Authentication Certificate," travel.state.gov, last updated 2026-06-16 (countries not in the 1961 Hague Convention require authentication certificates). https://travel.state.gov/en/replace-certify/authenticate-documents/authentication-certification.html ↩ ↩²

6. US Department of State, Bureau of Consular Affairs. "Request Authentication Services," travel.state.gov, last updated 2026-10-01 (US$20 nonrefundable fee for each document). https://travel.state.gov/en/replace-certify/authenticate-documents/request-services.html ↩ ↩²

7. HCCH. US competent authorities (federal: State Dept Office of Authentications, US$20.00 per document; state docs: Secretary of State per jurisdiction; state fees US$3–20), last updated 2026-09-02. https://www.hcch.net/en/states/authorities/details3/?aid=353 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶