Pemberitahuan perubahan tempat kerja ke imigrasi

Setiap perubahan tempat kerja mewajibkan pengajuan laporan dalam batas waktu 14 hari langsung ke Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency/ISA), dan kewajiban ini berada pada individu pemegang visa, bukan perusahaan pemberi kerja.¹² Kantor kelurahan/kecamatan sama sekali tidak menangani urusan ini, dan prosedur di ISA ini tidak melibatkan penerbitan kartu izin tinggal yang baru.¹³

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di situs web Badan Layanan Imigrasi. Artikel ini merupakan informasi umum, bukan nasihat hukum atau keimigrasian; untuk kasus spesifik Anda, konsultasikan dengan juru tulis administrasi berlisensi (gyoseishoshi, 行政書士) guna memastikan kesesuaian status untuk peran baru, atau pengacara imigrasi (bengoshi, 弁護士) jika tugas baru Anda berpotensi keluar dari cakupan status izin tinggal saat ini.

Gambaran umum

Artikel ini ditujukan bagi pemegang status izin tinggal kerja berbasis kontrak yang berhenti dari pekerjaan, memulai pekerjaan baru, atau keduanya.¹ Panduan ini mencakup jalur pelaporan langsung ke ISA, pelaporan berhenti dan mulai bekerja, tiga opsi metode pelaporan, analisis apakah pekerjaan baru sesuai dengan status saat ini, serta konsekuensi jika terlambat atau tidak melapor saat perpanjangan izin tinggal.¹³⁴

Pembahasan mendalam untuk kasus-kasus khusus internal grup perusahaan (merger, penugasan transfer antarperusahaan/secondment, kontrak ganda) dibahas dalam artikel khusus pemberitahuan pada topik ketenagakerjaan. Artikel ini berfokus pada jalur pelaporan, perbedaan antara pembaruan data sistem vs fisik kartu, kesesuaian status, dan implikasinya pada perpanjangan visa.

Apa yang Anda laporkan, dan ke mana tujuannya

Pasal 19-16 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi membebankan kewajiban pelaporan ini kepada warga negara asing yang bersangkutan.² Peraturan tersebut menyebutnya sebagai 所属機関等に関する届出 (shozoku kikan tō ni kansuru todokede, "pemberitahuan mengenai organisasi terafiliasi"), dan pekerja dengan status izin tinggal berbasis kontrak berada di bawah butir 2, yang mencatat 契約機関 (keiyaku kikan, "organisasi pengontrak").⁵⁶ Peristiwa yang wajib dilaporkan berdasarkan butir 2 mencakup perubahan nama atau alamat organisasi pengontrak, pembubaran organisasi, berakhirnya kontrak kerja, dan penandatanganan kontrak kerja baru.¹⁵

Laporan ini diajukan langsung ke ISA (per September 2026).¹ Laporan ini tidak pernah diajukan di kantor kelurahan, dan tidak ada loket pemerintah kota yang terlibat.³ Berkas yang dikirim melalui pos hanya ditujukan ke satu loket penerimaan terpusat: meja pemberitahuan Biro Layanan Imigrasi Daerah Tokyo (Tokyo Regional Immigration Services Bureau), disertai salinan kartu izin tinggal di dalam amplop bertanda "届出書在中" atau "NOTIFICATION ENCLOSED" (per September 2026).¹³

Status izin tinggal yang dicakup meliputi Tenaga Kerja Berketerampilan Sangat Maju (Highly Skilled Professional) 1(a), 1(b), dan 2, Peneliti (Researcher), Teknik/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional (Engineer/Specialist in Humanities/International Services), Perawat Lansia (Nursing Care), Penghibur terkontrak (Entertainer), Tenaga Kerja Terampil (Skilled Labor), dan Pekerja Berketerampilan Khusus (Specified Skilled Worker).¹

Berhenti bekerja dihitung satu pelaporan, mulai bekerja pelaporan lainnya

Pengakhiran kontrak dan penandatanganan kontrak baru masing-masing memulai penghitungan batas waktu 14 hari tersendiri terhitung sejak tanggal peristiwa tersebut terjadi.³ Seorang warga yang mengundurkan diri tanpa langsung memiliki pekerjaan berikutnya tetap wajib mengajukan laporan berhenti kerja dalam waktu 14 hari; laporan mulai bekerja baru diajukan setelah kontrak baru benar-benar ditandatangani.³

Peristiwa di masa mendatang tidak dapat dilaporkan lebih awal.³ Apabila jadwalnya memungkinkan kedua peristiwa dilaporkan bersamaan, tersedia formulir referensi gabungan pelaporan berhenti sekaligus mulai bekerja.¹

Kartu tidak berubah; catatan yang diperbarui

Halaman prosedur resmi ISA meminta Anda untuk menunjukkan kartu izin tinggal di loket atau melampirkan salinannya melalui pos, dan prosedur ini sama sekali tidak mencakup penerbitan ulang kartu izin tinggal fisik baru.¹

Tiga jalur pelaporan

ISA menyediakan tiga jalur pelaporan dan merekomendasikan jalur daring sebagai cara yang paling praktis (per September 2026; konfirmasikan rincian terkini dengan Badan Layanan Imigrasi).¹ Sistem Pemberitahuan Elektronik ISA menerima pelaporan 24 jam sehari dan menyimpan riwayat pengajuan yang sangat berguna sebagai bukti saat memperpanjang izin tinggal.¹⁴ Tidak ada dokumen pendukung tambahan yang diwajibkan untuk pelaporan elektronik, dan formulir kertas tidak diperlukan.¹

Daftarkan akun sistem elektronik sebelum Anda membutuhkannya

Pelaporan elektronik mewajibkan registrasi akun pengguna terlebih dahulu, padahal minggu-minggu saat berganti pekerjaan biasanya sangat sibuk. Menyelesaikan registrasi saat masih bekerja membuat batas waktu 14 hari dapat dipenuhi dengan tenang.⁵

Pelaporan langsung di loket biro daerah yang berwenang dilakukan dengan menunjukkan kartu izin tinggal beserta formulir pemberitahuan; jam buka loket bervariasi di tiap kantor (per September 2026).¹ Pelaporan lewat pos dilakukan dengan melampirkan formulir beserta salinan kartu izin tinggal, dikirim menggunakan pos terlacak (traceable) karena tidak ada bukti penerimaan yang akan dikembalikan kepada Anda.¹

Jalur	Yang diserahkan	Catatan
Portal daring	Pemberitahuan elektronik, nomor kartu	Pelaporan 24 jam setelah registrasi pengguna, dapat melihat riwayat pelaporan (per September 2026)15
Loket biro daerah	Kartu izin tinggal asli ditambah formulir pemberitahuan	Jam kerja bervariasi menurut kantor (per September 2026)1
Pos ke kantor Tokyo	Formulir ditambah fotokopi kartu, amplop bertanda merah	Gunakan pos yang dapat dilacak (per September 2026)1

Jalur mana pun yang Anda pilih, pergantian pekerjaan yang disertai pindah tempat tinggal memicu penghitungan batas waktu 14 hari kedua yang terpisah di kantor kelurahan untuk pembaruan alamat.⁶ Alur di bawah ini menunjukkan pilihan jalur pelaporan beserta pelaporan paralel tersebut.

Nama resmi pada formulir tersebut adalah 所属（契約）機関に関する届出 (shozoku (keiyaku) kikan ni kansuru todokede, "pemberitahuan mengenai organisasi terafiliasi (pengontrak)").¹

Simpan bukti pelaporan di berkas perpanjangan visa Anda

Halaman konfirmasi selesai secara daring, salinan formulir yang telah diserahkan, atau bukti pengiriman pos akan menjadi bukti penting saat perpanjangan izin tinggal nantinya (per September 2026).⁴ Melaporkannya hanya butuh waktu beberapa menit, namun membuktikannya bertahun-tahun kemudian tanpa catatan fisik akan jauh lebih rumit.⁴

Apakah pekerjaan baru sesuai dengan status saat ini

Pemberitahuan ini hanya mencatat kepindahan tempat kerja; laporan ini tidak memberikan izin untuk menjalankan tugas di luar cakupan status izin tinggal Anda saat ini.⁴ Seorang pekerja yang berpindah ke perusahaan baru dengan tugas yang masih tercakup dalam status saat ini cukup mengajukan laporan ini saja; jika tugas baru berada di luar cakupan status, perubahan status izin tinggal mungkin diperlukan.⁴

Uji kesesuaian ini didasarkan pada deskripsi tugas nyata, bukan sekadar jabatan: pekerjaan yang sebagian besar terdiri dari tenaga kerja manual/kasar tidak otomatis memenuhi syarat status keahlian hanya karena pelakunya berstatus pegawai perusahaan.⁴ Jika rincian tugas ambigu, seorang 行政書士 (gyōseishoshi, "juru tulis administrasi") dapat memeriksa peran baru tersebut terhadap status saat ini sebelum Anda memutuskan antara cukup mengajukan pemberitahuan atau harus mengajukan permohonan alih status visa secara penuh.⁴

Dampak kelalaian pelaporan saat perpanjangan izin tinggal

Undang-undang menetapkan sanksi atas kelalaian melapor atau pemberian laporan palsu, dan permohonan izin tinggal di masa mendatang dapat dirugikan jika catatan keimigrasian memperlihatkan ketidakteraturan riwayat.³ Pada saat perpanjangan izin tinggal berikutnya, petugas imigrasi dapat mencocokkan riwayat ketenagakerjaan dengan konsistensi laporan pemberitahuan yang pernah dibuat.⁴

Selain itu, tidak menjalankan aktivitas yang diizinkan dalam waktu lama, sesuai pola terdokumentasi mengenai risiko pengangguran selama 3 bulan, dapat menyebabkan status izin tinggal dicabut berdasarkan Pasal 22-4 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi.⁶

Kesalahan yang paling klasik adalah salah asumsi: pekerja mengira bahwa proses onboarding perusahaan baru sudah mencakup pelaporan ke imigrasi, padahal perusahaan hanya mengajukan laporan terpisah mereka ke kantor dinas ketenagakerjaan Hello Work.⁴ Tanggung jawab pengajuan laporan ke ISA tetap berada di tangan warga negara asing yang bersangkutan dalam situasi apa pun.³⁴

Jeda pelaporan yang tidak dilaporkan berdampak buruk saat perpanjangan visa

Satu keterlambatan laporan masih bisa disusulkan, namun berkas yang menunjukkan kepindahan kerja tanpa pelaporan ditambah berbulan-bulan tidak menjalankan aktivitas yang diizinkan akan menggabungkan kerugian pada pengajuan berikutnya dengan risiko pencabutan izin tinggal. Melaporkan setiap perubahan tepat waktu dan menjaga kontinuitas aktivitas akan menghindari kedua masalah tersebut.³⁶

Hal penting untuk diketahui

Laporan Hello Work dari tempat kerja tidak mencakup kewajiban Anda

Kewajiban perusahaan untuk melaporkan ketenagakerjaan asing ke Hello Work dan kewajiban pekerja melaporkan afiliasi ke imigrasi adalah dua hal yang berbeda oleh dua pihak yang berbeda.⁴ Konfirmasikan prosedur perusahaan dengan bagian HR sambil tetap menyimpan sendiri bukti pelaporan imigrasi Anda secara terpisah.⁴

Laporan tempat kerja dan laporan alamat adalah kewajiban yang berbeda

Keduanya diatur oleh pasal yang berbeda dalam undang-undang, diserahkan ke instansi yang berbeda, dan masing-masing memiliki penghitungan batas waktu sendiri. Pergantian pekerjaan yang juga disertai pindah rumah memicu kewajiban pelaporan Pasal 19-16 ke ISA sekaligus pelaporan kependudukan Pasal 19-9 di kantor kelurahan.⁵⁶

Lebih baik terlambat melapor daripada tidak sama sekali, dan jangan pernah memalsukan tanggal

ISA meminta warga yang baru menyadari adanya keterlambatan pemberitahuan untuk segera mengajukannya, dan laporan hanya boleh mencantumkan tanggal peristiwa yang sebenarnya terjadi.³ Berdiam diri hanya akan memperberat pelanggaran, dan mencantumkan tanggal palsu akan menambah tuduhan pemalsuan laporan di atas masalah keterlambatan.³

Mutasi internal di perusahaan yang sama tanpa perubahan pihak pengontrak tidak memerlukan pelaporan

Mutasi antar-cabang dalam satu entitas perusahaan Jepang yang sama, atau perpanjangan kontrak dengan pihak organisasi yang sama, tidak mengubah entitas pengontrak sehingga tidak memerlukan pelaporan.³⁵ Namun, transfer cabang pada perusahaan asing yang tidak memiliki kantor pusat di Jepang tetap dapat memerlukan pelaporan, dan penugasan perbantuan (secondment) ke perusahaan lain mewajibkan pelaporan meskipun kontrak kerja asli dengan perusahaan induk tetap berjalan.⁵

Merger, secondment, dan kontrak kerja ganda dibahas secara lebih mendalam dalam artikel khusus topik ketenagakerjaan.

Lihat juga

• Melaporkan pergantian tempat kerja ke imigrasi
• Prosedur tenshoku: tahapan berpindah kerja
• Visa Teknik/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional
• Perubahan status izin tinggal
• Perpanjangan masa tinggal
• Risiko perpanjangan visa akibat menganggur 3 bulan
• Perpindahan antar-pemberi kerja: bidang sama, lintas bidang, alih status
• Pengunduran diri di Jepang: pemberitahuan pihak karyawan dan polanya
• Surat penawaran kerja Jepang dan peraturan perusahaan (shugyo kisoku)
• Perpanjangan kartu izin tinggal

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "Notification concerning a contracting organization" procedure page (Japanese). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00015.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹

2. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). "Immigration Control and Refugee Recognition Act," Art 19-16 (Notification Relating to the Organization of Affiliation). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3624/en ↩ ↩²

3. Immigration Services Agency. "Q&A on notifications regarding affiliated organizations" (Japanese). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/shozokunikansuru_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

4. Yixin International Legal Affairs Gyoseishoshi Office. "Changed or Left a Job in Japan? The 14-Day Immigration Notification." Reviewed 2026-08-27. https://yx-law.com/en/column/job-change-immigration-notification ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

5. 出入国在留管理庁. 「所属機関に関する届出（入管法第19条の16第1号及び第2号）について」. https://www.moj.go.jp/isa/content/001398559.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

6. e-Gov法令検索. 「出入国管理及び難民認定法」. https://laws.e-gov.go.jp/law/326CO0000000319 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵