Formulir permohonan (nyukyo moshikomi-sho) dan penilaian kelayakan sewa

Penilaian kelayakan formulir permohonan sewa di Jepang diawali dengan satu lembar formulir fisik atau digital dan diakhiri dengan dua keputusan ya atau tidak yang terpisah.¹² Memahami kedua alur tersebut sebelum mengajukan berkas akan menghemat waktu tunggu berhari-hari serta menghindari penolakan yang sebenarnya dapat dicegah.

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di Kementerian Lahan, Infrastruktur, Transportasi, dan Pariwisata Jepang (MLIT).

Gambaran umum

入居申込書 (nyūkyo mōshikomi-sho, "formulir permohonan pindah masuk") adalah formulir permohonan sewa yang diajukan penyewa melalui perantara agen sebelum kontrak sewa ditandatangani.³⁴ Formulir ini mencatat identitas pemohon, tempat bekerja, besaran penghasilan, dan pihak yang dapat dihubungi dalam situasi darurat.

Satu pengajuan tersebut memicu dua pemeriksaan paralel yang bersama-sama dikenal sebagai 審査 (shinsa, "penilaian/peninjauan kelayakan").¹² Pihak pemilik properti menimbang risiko pembayaran sewa dan kesesuaian penyewa, sementara perusahaan penjamin (guarantor company) yang ditunjuk menjalankan pemeriksaan kredit dan verifikasi identitasnya sendiri.

Persetujuan dari salah satu pihak saja belum memfinalisasi masa sewa. Kontrak sewa dan kontrak jaminan baru dibuat setelah kedua belah pihak memberikan persetujuan, dengan pembayaran biaya dilakukan pada saat penandatanganan kontrak.¹² Laporan praktisi memperkirakan seluruh rangkaian proses memakan waktu sekitar satu minggu mulai dari pengajuan permohonan hingga penandatanganan kontrak (per 2026-09-06; konfirmasikan angka terkini dengan agen perantara atau perusahaan penjamin).⁴

Formulir permohonan: hal yang sebenarnya Anda isi

Formulir standar mengikuti pola praktisi nasional, sementara kolom dan susunan kata spesifiknya berbeda menurut agen, pemilik, dan perusahaan penjamin yang ditunjuk, bukan menurut kantor distrik setempat. Pastikan daftar kolom yang sebenarnya tertera pada formulir yang diberikan kepada Anda daripada mengasumsikan satu contoh agen berlaku di semua tempat.

Istilah	Arti
入居申込書 (nyūkyo mōshikomi-sho, "formulir permohonan pindah masuk")	Permohonan sewa yang diajukan melalui agen sebelum peninjauan kelayakan34
審査 (shinsa, "peninjauan kelayakan")	Pemeriksaan penilaian kelayakan yang dijalankan oleh pihak pemilik properti dan perusahaan penjamin12
緊急連絡先 (kinkyū renraku-saki, "kontak darurat")	Orang yang dapat dihubungi di Jepang yang dapat mengonfirmasi identitas penyewa dalam keadaan darurat42

Rincian pribadi, alamat sebelumnya, dan kontak

Formulir ini mencatat identitas dan kemudahan untuk dihubungi: nama lengkap, tanggal lahir, nomor telepon, alamat saat ini, serta riwayat alamat sebelumnya.⁴³ Pemohon asing secara rutin melampirkan salinan kartu izin tinggal (zairyu card) dan paspor bersamaan dengan formulir.

Rangkaian identitas standar dalam panduan praktisi mencakup salinan paspor yang memperlihatkan halaman foto dan visa, kedua sisi kartu izin tinggal, serta surat keterangan domisili (juminhyo) yang diterbitkan dalam tiga hingga enam bulan terakhir tergantung pihak penerima.³ Nihon Safety menetapkan persyaratan dasarnya berupa salinan kartu izin tinggal tampak depan dan belakang.²

Pastikan setiap isian konsisten dengan dokumen salinan yang dilampirkan. Riwayat alamat yang tidak cocok atau sertifikat yang kedaluwarsa akan memperlambat kedua alur pemeriksaan sekaligus.

Pemberi kerja, penghasilan, dan masa kerja

Formulir ini mencatat nama perusahaan pemberi kerja, tanggal mulai bekerja atau masa kerja, dan penghasilan tahunan atau bulanan, karena peninjauan kelayakan membandingkan penghasilan terhadap besaran sewa serta stabilitas pekerjaan.⁴⁵ Bukti yang umumnya dilampirkan meliputi kontrak kerja atau surat penawaran kerja (job offer letter), slip gaji tiga bulan terakhir, bukti potong pajak penghasilan (gensen choshuhyo), dan surat keterangan saldo rekening bank, disertai terjemahan jika diperlukan.⁴

Panduan praktisi untuk kontrak sewa mencantumkan dokumen ketenagakerjaan yang serupa: bukti penghasilan selama tiga bulan terakhir, surat keterangan kerja atau surat penawaran kerja, serta sertifikat izin kerja (shikaku-gai katsudo kyoka) jika status kependudukan memerlukannya.³ Karyawan yang baru berpindah pekerjaan harus mencantumkan tanggal mulai bekerja persis seperti yang akan dikonfirmasi oleh pemberi kerja, karena panggilan verifikasi akan mengecek tanggal tersebut secara langsung.

Pemilik properti menilai stabilitas arus pendapatan melalui panggilan telepon dan memperlakukan pemohon berstatus kontrak, pekerja lepas (outsource/dispatched), wiraswasta, pekerja lepas mandiri (freelance), pemilik bisnis, atau berpenghasilan tidak tetap sebagai pemohon dengan risiko tunggakan yang lebih tinggi.⁵ Penilaian tersebut merupakan praktik manajemen risiko pemilik properti, bukan aturan kelayakan menurut undang-undang.

Kontak darurat dan alasan pindah

Formulir ini meminta rincian kontak darurat yang dapat dihubungi di Jepang.¹² Peninjauan Casa dapat menelepon pemohon, tempat kerja, atau kontak darurat, dan Nihon Safety mewajibkan informasi kontak darurat saat pengajuan ditambah formulir kontak negara asal dalam format mereka.¹²

Berikan kontak yang dapat menjawab panggilan dengan cepat dan, jika memungkinkan, kenalan yang dapat berkomunikasi dalam bahasa Jepang.⁴ Kontak yang tidak dapat dihubungi dinilai sebagai berkas yang tidak dapat diverifikasi, bukan sebagai kolom kosong yang netral.

Beberapa formulir agen juga menyertakan kolom alasan pindah. Kolom ini terkadang ada dan bukan format baku di semua tempat, jadi jawablah secara singkat jika ditanyakan dan tidak perlu khawatir jika formulir yang Anda terima tidak memuatnya.

Permohonan paralel ke perusahaan penjamin

Penyewa mengajukan permohonan jaminan sewa beserta identitas dan dokumen pendukung kepada agen dan pemilik properti, kemudian perusahaan penjamin menjalankan pemeriksaan yang telah ditentukan atas rincian tersebut.¹ Pendaftaran di bawah sistem kementerian (MLIT) bersifat sukarela, dan entitas yang tidak terdaftar tetap dapat beroperasi secara legal, sehingga syarat dan ketentuan perusahaan yang ditunjuk bersifat spesifik per perusahaan, bukan aturan seragam di seluruh pasar.⁶

Persetujuan pemilik saja belum mengamankan unit

Lolos dari peninjauan agen atau pemilik tidak menjamin perusahaan penjamin akan menyetujui berkas yang sama. Alokasikan waktu untuk keputusan kedua yang terpisah ini sebelum menganggap unit tersebut sudah pasti Anda dapatkan.²

Fakta yang sama, pengambil keputusan kedua

Nihon Safety menggambarkan alur prosesnya berupa pengajuan permohonan melalui agen, peninjauan oleh perusahaan, pemberitahuan hasil kembali melalui agen, dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak penitipan jaminan (guarantee consignment) serta pembayaran biaya.² Permohonan dapat ditolak hanya berdasarkan informasi awal yang diajukan.

Perlakukan kedua formulir sebagai satu kesatuan berkas yang harus konsisten. Isian pendapatan atau masa kerja yang bertentangan di antara kedua formulir merupakan penyebab keterlambatan yang paling sering terjadi dan sebenarnya sangat mudah dicegah.

Dokumen yang biasanya dilampirkan

Berkas peninjauan standar mencakup identitas, alamat, penghasilan, status ketenagakerjaan, dan kontak dalam satu paket. Tabel di bawah ini mencantumkan status pembaruan untuk setiap baris; dokumen yang dicantumkan merujuk pada halaman praktisi terkini saat riset dilakukan (per 2026-09-06; konfirmasikan rincian terkini dengan agen perantara terkait).⁴³

Pos	Bentuk umum	Per	Catatan
Identitas	Paspor ditambah salinan kartu izin tinggal	2026-09-06	Halaman foto dan visa; kedua sisi kartu izin tinggal423
Bukti alamat	Surat keterangan domisili (juminhyo)	2026-09-06	Diterbitkan dalam 3 hingga 6 bulan terakhir3
Bukti penghasilan	Slip gaji atau bukti potong pajak	2026-09-06	3 bulan terakhir; terjemahan jika diperlukan43
Bukti ketenagakerjaan	Kontrak kerja atau surat penawaran	2026-09-06	Dokumen resmi perusahaan43
Kontak darurat	Rincian kontak yang dapat dihubungi di Jepang	2026-09-06	Formulir kontak negara asal pada beberapa perusahaan12

Nihon Safety mencatat bahwa dokumen tambahan dapat diminta tergantung pada isi kontrak, dan dokumen yang telah diajukan tidak akan dikembalikan.² Casa juga menyatakan hal senada: dokumen tambahan dapat diwajibkan di luar verifikasi identitas dan formulir permohonan jaminan.¹

Jendela penilaian: apa yang terjadi setelah Anda mengajukan permohonan

Begitu berkas diajukan, permohonan akan diproses melalui peninjauan dokumen, verifikasi telepon, dan pemberitahuan hasil dalam rangkaian yang padat. Bagan alur di bawah ini memperlihatkan alur mulai dari pengajuan hingga kontrak.

Pemeriksaan dokumen dan verifikasi telepon

Laporan praktisi menggambarkan rangkaian peninjauan kelayakan sebagai berikut: pengajuan permohonan dalam satu hari, peninjauan dokumen dalam dua hingga tiga hari, verifikasi telepon sekitar satu hari, pemberitahuan hasil dalam satu hingga dua hari, dan prosedur kontrak dalam satu hari, dengan total waktu sekitar satu minggu (per 2026-09-06; konfirmasikan angka terkini dengan perusahaan penjamin terkait).⁴ Verifikasi telepon mencakup konfirmasi identitas dan pemeriksaan tempat kerja, termasuk panggilan telepon ke perusahaan (per 2026-09-06).⁴

Casa mengidentifikasi pola panggilan yang sama melalui divisi peninjauannya, yang dapat menelepon pemohon, tempat kerja, atau kontak darurat.¹ Pemeriksaan ini dikenal dengan istilah 在職確認 (zaishoku kakunin, "verifikasi status kerja via telepon").

Beri tahu tempat kerja dan kontak darurat Anda sebelum panggilan verifikasi

Beri tahu narahubung di perusahaan Anda dan kontak darurat Anda bahwa panggilan verifikasi akan segera dilakukan, dan pastikan nomor yang harus mereka jawab. Panggilan telepon yang tidak terjawab selama hari peninjauan menunda pemrosesan berkas lebih sering daripada kekurangan dokumen.⁴¹

Keputusan dan jalur pemberitahuan

Hasil peninjauan disampaikan kembali melalui agen kepada penyewa.² Hanya permohonan yang disetujui yang dapat melanjutkan ke tahap penandatanganan kontrak penitipan jaminan dan pembayaran biaya.¹²

Casa menyatakan bahwa tahap kontrak memerlukan pembayaran biaya jaminan awal, kemudian biaya jaminan tahunan sebesar 10.000 JPY setiap tahunnya, dengan kemungkinan perbedaan untuk penggunaan usaha atau antarcabang agen (per halaman resmi perusahaan tanpa tanggal, diakses 2026-09-06).¹ Selama musim puncak dari Januari hingga Maret, panduan praktisi menggambarkan banyak pemohon yang mengantre untuk satu properti yang sama, dengan prioritas pemeriksaan diberikan kepada pemohon yang berkasnya paling cepat lengkap.⁵

Pola persetujuan dan kategori penolakan

Tidak ada data serial tingkat kelulusan nasional resmi yang dapat dikutip untuk permohonan sewa, sehingga bagian ini menguraikan pola umum secara kualitatif, bukan dalam bentuk persentase persetujuan. Sumber praktisi menyepakati ciri-ciri berkas yang lolos mulus serta empat kategori penolakan yang sering terjadi.

Aturan kelipatan penghasilan dan sinyal masa kerja

Pedoman umum praktisi adalah penghasilan bulanan minimal tiga kali lipat dari harga sewa, dengan stabilitas pekerjaan dan bukti tabungan yang memperkuat berkas (per 2026-09-06; konfirmasikan angka terkini dengan perusahaan penjamin terkait).⁴ Rumusan alternatif menyatakan bahwa sewa tidak boleh melebihi sekitar sepertiga dari gaji bulanan, dengan beberapa pemilik menggunakan kelipatan 36 kali sewa bulanan sebagai tolok ukur penghasilan tahunan minimum (per 2019-02-27).⁵

Berkas yang penghasilannya berada sangat dekat dengan batas 3 kali lipat lebih sering gagal, terutama tanpa adanya bukti tabungan atau riwayat masa kerja yang panjang.⁴⁵ Pergantian tempat kerja yang baru saja terjadi tanpa rekam jejak masa kerja akan semakin melemahkan berkas, karena pihak peninjau tidak dapat memastikan stabilitas di luar tanggal mulai kerja yang tertera.

Jarak pendapatan yang tipis ditambah masa kerja baru paling sering gagal

Penghasilan yang mepet dengan ambang batas 3 kali lipat dipadukan dengan kepindahan tempat kerja baru merupakan pola penolakan yang paling sering dilaporkan. Perkuat berkas dengan surat penawaran kerja yang merinci gaji dan tanggal mulai kerja serta bukti rekening koran bank, bukan hanya mengandalkan angka penghasilan semata.⁴⁵

Pengaturan waktu visa dan catatan tunggakan bersama

Kriteria peninjauan mencakup status dan masa izin tinggal. Masa berlaku yang lebih panjang membuka lebih banyak pilihan, sementara masa izin tinggal yang pendek mengarahkan pemohon ke perusahaan penjamin independen atau perusahaan khusus warga asing.⁴ Perpanjangan visa yang statusnya masih dalam proses, atau sisa masa berlaku yang sangat singkat pada kartu izin tinggal, memperlemah berkas karena perusahaan penjamin tidak dapat memastikan kelanjutan masa tinggal dan proyeksi penghasilan Anda.⁴²

Sumber praktisi menjelaskan faktor waktu visa ini sebagai peningkatan risiko, bukan penolakan otomatis. Pemohon yang sedang dalam proses perpanjangan sebaiknya menyertakan bukti tanda terima permohonan perpanjangan dan bukti keabsahan masa tinggal apa pun yang tersedia di samping berkas standar.

Perusahaan penjamin tipe asosiasi berbagi basis data riwayat tunggakan dalam industri jaminan sewa, dan poin penilaian mencakup riwayat gagal bayar sewa masa lalu serta riwayat penggunaan perusahaan penjamin sebelumnya.⁴ Perusahaan yang berafiliasi dengan kartu kredit merujuk pada lembaga informasi kredit, sedangkan perusahaan independen lebih menimbang pendapatan saat ini, status kependudukan, dan kontak darurat.⁴ Riwayat tunggakan sewa sebelumnya yang tercatat dalam data bersama tersebut akan terus mengikuti pemohon saat melamar ke properti berikutnya.

Pemilik properti tidak wajib memberikan alasan penolakan, sehingga berkas yang ditolak sering kali kembali tanpa penjelasan apa pun.⁵ Sikap diam atau penolakan tanpa alasan setelah peninjauan adalah sinyal untuk mencoba kombinasi pasangan properti dan perusahaan penjamin lain dengan kelengkapan dokumen yang lebih kuat.

Hal penting untuk diketahui

Isi setiap kolom sebelum pengajuan pertama

Berkas yang lengkap diproses lebih dulu. Kunci praktisi agar lolos peninjauan adalah mengisi seluruh dokumen secara akurat, memastikan semua dokumen berada dalam masa berlakunya, dan menyertakan terjemahan resmi bila diperlukan.⁴ Banyak dokumen kependudukan dan pendapatan memiliki batas masa berlaku seperti tiga atau enam bulan sejak diterbitkan, jadi sesuaikan waktu penerbitannya saat mengurus beberapa prosedur secara paralel.³

Ketidakkonsistenan isian antara formulir pemilik properti dan formulir penjamin memakan waktu lebih lama daripada dokumen lampiran yang tertinggal. Periksa kembali nama, tanggal lahir, alamat, dan angka penghasilan dengan dokumen salinan sebelum menyerahkan berkas.

Panggilan verifikasi yang terlewat menghambat berkas

Panggilan verifikasi ke tempat kerja dan kontak darurat adalah tahapan terjadwal, bukan sekadar pemeriksaan acak.⁴¹ Panggilan yang tidak terjawab akan menghentikan alur pemrosesan sementara hingga kontak berhasil dilakukan, yang membuat tanggal pengumuman hasil bergeser melebihi estimasi awal.

Pastikan nomor ekstensi langsung, beri tahu resepsionis atau staf HRD, dan pastikan ponsel pribadi selalu aktif selama hari-hari peninjauan. Jika tempat kerja menggunakan sambungan telepon sentral operator, cantumkan nomor ekstensi beserta nama penanggung jawab yang bersangkutan pada formulir.

Satu penolakan hanya berlaku untuk satu pasangan properti dan perusahaan

Kriteria peninjauan berbeda menurut jenis perusahaan, sehingga penolakan di penjamin yang ketat tidak mencerminkan penilaian perusahaan penjamin khusus warga asing terhadap berkas yang sama.⁴ Properti yang berbeda biasanya menunjuk perusahaan penjamin yang berbeda pula, sehingga pengajuan berikutnya merupakan proses pemeriksaan yang baru, bukan banding atas penolakan sebelumnya.

Persyaratan bersifat spesifik per perusahaan dan properti, bukan per wilayah distrik atau kota.¹² Konfirmasikan daftar dokumen persis yang dibutuhkan dengan agen perantara untuk setiap properti baru daripada memakai kembali daftar periksa properti lama tanpa penyesuaian.

Pendatang baru sebaiknya mengedepankan surat penawaran kerja dan tabungan

Berkas dengan riwayat tinggal singkat lebih sering lolos jika bukti keuangan diajukan secara proaktif sejak awal. Pemohon yang baru tinggal di Jepang, baru berpindah kerja, atau memiliki penghasilan lepas sebaiknya menyertakan surat penawaran kerja atau kontrak kerja, rekening koran bank yang memperlihatkan tabungan atau transfer rutin, kartu izin tinggal yang valid, dan terjemahan dokumen yang akurat.⁴

Antrean musim puncak memperbesar risiko berkas yang tidak lengkap, karena berkas pertama yang lengkap akan mendapat prioritas penilaian.⁵ Siapkan seluruh dokumen sebelum putaran survei pertama, alih-alih baru mengumpulkan dokumen setelah menyukai suatu unit.

Lihat pula

• Sistem perusahaan penjamin sewa properti
• Cara kerja sewa properti di Jepang
• Rincian biaya pindah masuk: apa yang didapat dari biaya 4-6 bulan sewa
• Pola penolakan warga asing dan cara menghadapinya
• Cara membaca informasi sewa properti di Jepang
• Survei properti (naiken): apa yang perlu ditanyakan dan diperhatikan

References

Footnotes

1. Casa Inc. "Guarantee Service." https://casa-inc.co.jp/en/service/user/guarantee/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

2. Nihon Safety Co., Ltd. "The rental guarantee system." https://www.nihon-safety.co.jp/english/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷

3. Global Trust Networks. "Essential Application and Contract Procedures for Foreign Residents in Japan: Complete Guide to Required Documents and Preparations." GTN Magazine, updated 2026-09-06. https://www.gtn.co.jp/magazine/en_us/article208/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

4. Global Trust Networks. "Understanding Japan's Co-guarantor and Guarantee Company System for Foreign Renters." GTN Magazine, updated 2026-09-06. https://www.gtn.co.jp/magazine/en_us/article206/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶

5. RealEstate.co.jp (GPlusMedia). "外国人が入居審査で拒否される理由トップ５." 2019-02-27. https://resources.realestate.co.jp/ja/living/top-5-reasons-rental-applications-are-rejected-by-landlords-in-japan-jp/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

6. 国土交通省 (MLIT). 「家賃債務保証業者登録制度」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_fr7_000024.html ↩