Cara memohon salinan koseki dan juminhyo

Untuk memohon salinan dokumen koseki dan juminhyo, Anda dapat mendatangi langsung loket kantor distrik dengan membawa tanda pengenal berfoto, mengirimkan permohonan pos ke kotamadya honseki yang jauh, atau memanfaatkan mesin kios di toko swalayan (konbini) serta My Number Portal jika tersedia.¹²³ Masing-masing saluran permohonan sesuai untuk situasi yang berbeda, dan biayanya berbeda di setiap daerah serta saluran layanan, jadi pilihlah saluran yang tepat sebelum Anda mengantre.

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di kantor kota atau distrik setempat, atau di Kementerian Kehakiman untuk urusan terkait koseki.

Gambaran umum

戸籍謄本 (koseki tōhon, "salinan lengkap daftar keluarga") menampilkan setiap orang yang tercatat di dalam koseki, sedangkan 戸籍抄本 (koseki shōhon, "kutipan daftar keluarga perorangan") hanya menampilkan individu tertentu yang ditunjuk.⁴ 住民票の写し (jūminhyō no utsushi, "salinan resmi catatan kependudukan/domisili") membuktikan alamat terdaftar dan susunan anggota rumah tangga Anda.¹

Permohonan salinan koseki diajukan ke kotamadya yang menyimpan 本籍 (honseki, "domisili asal terdaftar yang mengikat koseki"), yang bisa jadi berbeda dari tempat Anda tinggal saat ini.² Sementara itu, permohonan salinan juminhyo diajukan ke kotamadya tempat Anda berdomisili saat ini.¹ Bagan alir berikut memetakan masing-masing situasi ke saluran layanan yang sesuai.

Salinan mana yang sebenarnya Anda butuhkan

Pihak bank, perusahaan pemberi kerja, pemilik sewa properti, dan sekolah biasanya meminta salinan juminhyo, bukan koseki.¹ Urusan pembagian warisan dan pendaftaran terkait pernikahan adalah situasi klasik yang memerlukan dokumen koseki.⁴

Periksalah petunjuk dari instansi penerima sebelum mengajukan permohonan. Salinan juminhyo secara baku tidak mencantumkan honseki, hubungan dengan kepala keluarga, serta kolom kewarganegaraan atau status izin tinggal, sehingga salinan yang dicetak tanpa mencentang kolom-kolom yang diperlukan tersebut tidak dapat digunakan untuk keperluan yang mensyaratkannya.¹

Permohonan langsung di kantor distrik

Loket kantor distrik adalah saluran standar untuk kedua jenis dokumen dan merupakan satu-satunya saluran yang dapat melayani semua kasus. Bawalah formulir permohonan dan tanda pengenal berfoto, bayar biaya retribusi, dan dokumen salinan umumnya dapat diambil langsung pada hari yang sama.

Centang kolom-kolom yang Anda butuhkan sebelum membayar biaya salinan

Sampaikan kepada petugas loket butir-butir apa saja yang disyaratkan oleh instansi penerima, terutama kolom honseki atau status izin tinggal. Menambahkan kolom setelah dokumen dicetak mengharuskan Anda memesan dan membayar biaya salinan kedua dari awal.¹

Dokumen yang perlu dibawa dan formulir permohonan

Isi formulir permohonan kotamadya (Distrik Shibuya menyebutnya 住民票関係請求書) dan bubuhkan tanda tangan; stempel pribadi (inkan) tidak diwajibkan.¹ Tanda pengenal berfoto yang diterima meliputi My Number Card, SIM Jepang, paspor, 在留カード (zairyū kādo, "kartu izin tinggal") bagi penduduk asing jangka menengah hingga panjang, atau Sertifikat Penduduk Tetap Khusus.¹⁵

Anggota dalam satu kartu keluarga yang sama dapat mengajukan permohonan atas nama Anda tanpa surat kuasa tambahan. Pihak mana pun di luar kartu keluarga wajib melampirkan surat kuasa bermeterai/tertulis resmi (委任状, ininjō).¹⁵

Salinan dokumen yang mencantumkan My Number hanya dapat dimohon di loket. Apabila seorang kuasa mengajukan permohonan dokumen tersebut, kantor distrik akan mengirimkannya via pos ke alamat terdaftar Anda dan tidak menyerahkannya langsung kepada kuasa tersebut di loket.⁵ Jam buka loket berbeda di setiap daerah: loket utama Shibuya buka hari kerja pukul 08.30 hingga 17.00, sedangkan kantor utama Nerima buka hingga pukul 19.00 pada malam hari kerja dan buka pada Sabtu pagi (masing-masing per 2026-05-28 dan 2026-04-01; pastikan jam operasional terkini di kantor distrik setempat).¹⁵

Biaya dan penerbitan pada hari yang sama

Biaya retribusi loket ditetapkan oleh masing-masing pemerintah daerah dan diperbarui sesuai jadwal lokal. Distrik Shibuya memungut biaya 300 yen per lembar salinan juminhyo (per 2026-05-28; pastikan angka terkini di kantor distrik Anda).¹ Distrik Nerima memungut biaya yang sama yaitu 300 yen dengan estimasi waktu sekitar 15 menit sejak penyerahan berkas hingga penerimaan dokumen (per 2026-04-01).⁵ Tarif di Kota Mitaka mencantumkan biaya koseki: 450 yen per salinan koseki tohon atau shohon di loket (per 2025-10-08).⁶

Dokumen	Biaya loket (contoh)	Per	Catatan
Salinan juminhyo	300 yen	2026-05-281	Shibuya; Nerima dan Mitaka mengenakan tarif yang sama di loket56
Koseki tohon atau shohon	450 yen	2025-10-086	Mitaka; kotamadya honseki menetapkan tarifnya sendiri
Salinan daftar yang diubah atau joseki	750 yen	2025-10-086	Mitaka; diperlukan untuk silsilah warisan yang lebih lama

Angka di atas merupakan contoh tarif pemerintah daerah, bukan tarif nasional yang seragam. Salinan koseki biasanya diterbitkan pada hari yang sama di loket kotamadya honseki; daftar keluarga lama yang belum dikomputerisasi adalah pengecualian utama yang memerlukan waktu lebih lama.²

Permohonan melalui pos untuk koseki di daerah yang jauh

Apabila kotamadya honseki berada jauh dari tempat tinggal Anda saat ini, permohonan melalui pos ke kotamadya tersebut merupakan jalur cadangan resmi menurut undang-undang yang dapat dimanfaatkan kapan saja.⁷ Sejak 1 Maret 2024, permohonan tatap muka lintas wilayah (wide-area issuance) di loket kotamadya mana pun di seluruh Jepang menjadi alternatif untuk memperoleh koseki tohon, joseki tohon, dan tohon daftar yang telah diubah (per 2024-03-01).²

Permohonan koseki lintas wilayah tidak menerima pos maupun perwakilan kuasa

Layanan penerbitan lintas wilayah yang berlaku sejak Maret 2024 mewajibkan pemohon yang berhak untuk hadir langsung secara tatap muka di loket dengan menunjukkan kartu identitas berfoto. Permohonan melalui pos dan permohonan melalui kuasa/perwakilan akan ditolak dalam saluran ini.²

Cara kerja permohonan melalui pos

Lampirkan empat berkas berikut: formulir permohonan pos yang telah Anda tandatangani, fotokopi kartu identitas berfoto (SIM, paspor, zairyū card, Sertifikat Penduduk Tetap Khusus, atau kartu konfirmasi kepesertaan asuransi kesehatan), biaya administrasi dalam bentuk wesel pos nominal tetap (郵便定額小為替, yūbin teigaku kogawase, yang dibeli di kantor pos dalam kurun waktu enam bulan terakhir), serta amplop balasan berperangko yang telah ditulisi alamat Anda sendiri.⁸

Tuliskan alamat pada amplop balasan sesuai dengan alamat domisili terdaftar Anda; kantor distrik hanya akan mengirimkan salinan dokumen ke alamat terdaftar resmi.⁸ Biaya permohonan pos Shibuya untuk salinan juminhyo adalah 200 yen per lembar, dan biaya pos Mitaka untuk koseki tohon atau shohon adalah 450 yen per lembar (masing-masing per 2025-12-26 dan 2025-10-08; konfirmasikan tarif terkini dengan kotamadya tujuan).⁸⁶ Sediakan waktu sekitar 10 hari kerja hanya untuk pemrosesan di kantor distrik, di luar waktu pengiriman pos bolak-balik; Shibuya mencantumkan estimasi sekitar 10 hari untuk proses dokumen (per 2025-12-26).⁸

Dokumen	Biaya pos (contoh)	Per	Catatan
Salinan juminhyo	200 yen	2025-12-268	Shibuya; biaya wesel pos dan perangko balasan ditanggung terpisah
Koseki tohon atau shohon	450 yen	2025-10-086	Mitaka; kotamadya honseki menetapkan tarifnya sendiri

Cantumkan nomor telepon yang mudah dihubungi pada siang hari agar petugas kantor distrik dapat menghubungi Anda jika ada kekurangan dokumen. Berkas yang tidak lengkap tidak akan diproses hingga diperbaiki, jadi periksa kembali seluruh lampiran sebelum mengirimkannya ke kotak pos.⁸

Alternatif melalui konbini dan daring

Kepemilikan My Number Card membuka dua saluran swalayan mandiri: mesin kios di toko swalayan (konbini) dan My Number Portal. Keduanya membebaskan Anda dari antrean loket, dan biaya cetak di konbini umumnya lebih murah dibandingkan biaya di loket kantor distrik.

Penerbitan melalui mesin fotokopi multifungsi konbini

Di gerai 7-Eleven, FamilyMart, Lawson, atau Ministop yang berpartisipasi, pilih menu layanan administrasi kependudukan pada layar mesin kios, letakkan My Number Card Anda pada alat pembaca kartu (card reader), masukkan kode PIN kartu, pilih kotamadya penerbit dan jenis sertifikat, tentukan kolom yang ingin ditampilkan dan jumlah lembar salinan, masukkan uang koin ke dalam slot pembayaran, lalu ambil hasil cetakan dokumen beserta kuitansinya.³

Biaya di konbini ditetapkan oleh masing-masing pemerintah daerah dan biasanya lebih murah daripada di loket: 10 yen per lembar salinan juminhyo di Shibuya (per 2026-05-28; pastikan angka terkini di kantor distrik Anda), 200 yen di Nerima dan Mitaka, serta 350 yen per salinan koseki di Mitaka (masing-masing per 2026-04-01 dan 2025-10-08).¹⁵⁶ Jam operasional mesin kios mengikuti jadwal terminal toko dan masa pemeliharaan sistem (maintenance), bukan kalender kerja kantor distrik, sehingga pastikan jam operasional sebelum pergi larut malam.

Mencetak koseki dari kotamadya honseki yang jauh memerlukan satu langkah awal tambahan: pendaftaran penggunaan terlebih dahulu (利用登録申請, riyō tōroku shinsei) ke kotamadya honseki, dengan memasukkan alamat honseki, nama 筆頭者 (hittōsha, kepala keluarga yang dicatat pertama kali), serta My Number Card Anda.⁹ Pendaftaran ini hanya dapat diproses apabila kotamadya honseki ikut serta dalam jaringan konbini, dan pencetakan dokumen baru dapat dilakukan setelah situs web J-LIS menunjukkan status pendaftaran selesai untuk nomor permohonan Anda.⁹ Jangan berencana mencetak pada hari yang sama di kios untuk permohonan jarak jauh pertama kali; selesaikan pendaftaran dan pastikan statusnya berhasil terlebih dahulu.⁹

Penerbitan daring melalui My Number Portal

Sejak amandemen undang-undang pada Maret 2024, 戸籍電子証明書 (koseki denshi shōmeisho, "sertifikat elektronik koseki") dapat diterbitkan melalui My Number Portal: portal akan menerbitkan kode identifikasi dengan masa berlaku terbatas (berlaku tiga bulan) yang dapat langsung diverifikasi oleh instansi penerima, sehingga prosedur seperti permohonan paspor dapat diselesaikan secara daring tanpa perlu melampirkan berkas fisik koseki kertas (per 2024-03-01).²

Penerimaan sertifikat elektronik ini ditentukan secara kasus per kasus per prosedur dan saat ini masih terbatas meskipun terus diperluas; Kementerian Kehakiman merilis daftar prosedur apa saja yang menerima sertifikat elektronik tersebut (per 2026-09-08).² Jika prosedur yang Anda hadapi belum tercantum dalam daftar tersebut, gunakan saluran loket, pos, atau kios konbini seperti biasa.

Hal penting yang perlu diketahui

Memohon koseki dari kotamadya tempat Anda tidak lagi tinggal

Tiga jalur melayani pengurusan untuk honseki yang berada jauh, dan ketiganya tidak dapat saling menggantikan. Permohonan via pos ke kotamadya honseki dapat dilakukan dari mana saja secara sah menurut undang-undang.⁷ Permohonan langsung secara tatap muka lintas wilayah di loket kotamadya mana saja di seluruh Jepang melayani sertifikat kelas tohon lengkap, tetapi tidak melayani sertifikat shohon perorangan, daftar yang belum dikomputerisasi, pengiriman pos, maupun perwakilan kuasa (per 2024-03-01).² Permohonan di konbini hanya dapat berfungsi setelah pendaftaran awal berhasil dan kotamadya honseki ikut serta dalam program konbini.⁹

Pendaftaran awal di konbini untuk koseki di luar domisili honseki

Mencoba mencetak koseki jarak jauh di konbini untuk pertama kalinya tanpa pendaftaran awal akan langsung ditolak oleh mesin kios. Daftarkan diri Anda ke kotamadya honseki, simpan nomor permohonan, dan periksa kepastian statusnya di situs web J-LIS sebelum Anda berangkat ke toko konbini.⁹ Permohonan dokumen dari kotamadya tempat tinggal Anda saat ini tidak memerlukan tahapan registrasi awal ini.⁹

Pilihan kolom juminhyo dapat mengharuskan permohonan salinan berbayar kedua

Format cetak standar sengaja mengosongkan kolom-kolom tertentu yang justru sering diwajibkan oleh instansi penerima: kolom honseki untuk permohonan SIM, nama kepala keluarga dan hubungan kekeluargaan untuk bukti keluarga, serta kolom kewarganegaraan dan status izin tinggal untuk pengurusan keimigrasian.¹ Setiap pencetakan ulang dikenakan biaya penuh, jadi pastikan daftar kolom yang diminta oleh instansi penerima dan centang seluruh butir yang diperlukan pada formulir sejak awal.¹

Jam operasional loket dan sudut mesin sertifikat berbeda di tiap distrik

Loket kantor utama, kantor cabang pembantu, loket layanan hari Sabtu, dan sudut mesin cetak mandiri masing-masing memiliki jam buka tersendiri, dan layanan lintas wilayah mungkin hanya dilayani di kantor utama saja.¹⁵ Distrik Shibuya hanya melayani penerbitan juminhyo lintas wilayah di kantor distrik utama dan tidak melayaninya di kantor cabang pembantu.¹ Periksa laman loket yang dituju sebelum berkunjung, khususnya jika hendak datang pada hari Sabtu atau malam hari kerja.¹⁵

Lihat juga

• Koseki: Penjelasan daftar keluarga Jepang
• Jūminhyō: Penjelasan catatan kependudukan Jepang
• Keterhubungan My Number, koseki, dan juminhyo
• Kasus khusus warga negara asing pada koseki
• Pendaftaran kelahiran dan aturan 14 hari
• Permohonan visa pasangan setelah pencatatan pernikahan

References

Footnotes

1. 渋谷区 (Shibuya City). 「住民票の写しなどの請求」. https://www.city.shibuya.tokyo.jp/kurashi/jumin/utsushi/utsushi_copy.html (page updated 2026-05-28; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸

2. 法務省 (Ministry of Justice). 「戸籍法の一部を改正する法律について（令和６年３月１日施行）」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji04_00082.html (effective 2024-03-01; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

3. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：証明書の取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-01.html (page updated 2026-05-22; fetched 2026-09-08) ↩ ↩²

4. 中野区 (Nakano City, Tokyo). 「戸籍謄本と戸籍抄本の違いはなんですか？」. https://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/faq/koseki/koseki04.html (page updated 2026-03-27; fetched 2026-09-08) ↩ ↩²

5. 練馬区 (Nerima City). 「区民事務所の窓口で住民票の写しを請求する場合」. https://www.city.nerima.tokyo.jp/kurashi/koseki/utsushi/madogutikoufu-honnin.html (page updated 2026-04-01; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

6. 三鷹市 (Mitaka City). 「住民票などの発行手数料」. https://www.city.mitaka.lg.jp/c_faq/062/062288.html (page updated 2025-10-08; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

7. 日本法令外国語訳データベースシステム (Japanese Law Translation Database System, Ministry of Justice). 戸籍法 (Family Register Act, Act No. 224 of 1947), consolidated Japanese text. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/download/2161/04/s22Aa002240205ja5.0_h19A35.pdf ↩ ↩²

8. 渋谷区 (Shibuya City). 「住民票関係の郵送請求」. https://www.city.shibuya.tokyo.jp/kurashi/jumin/utsushi/yuso_seikyu.html (page updated 2025-12-26; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

9. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：本籍地の戸籍証明書取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-06.html (page updated 2025-12-25; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶