Keterhubungan My Number, koseki, dan juminhyo

Keterhubungan sistem antara My Number, koseki, dan juminhyo adalah mekanisme yang memungkinkan satu nomor identitas menghubungkan berbagai prosedur di seluruh daftar catatan sipil Jepang yang terpisah. Sistem ini menghindarkan warga dari bolak-balik ke loket jika berlaku, tetapi dapat menimbulkan salah paham jika seseorang mengira semua daftar catatan sipil tersebut telah dilebur menjadi satu basis data tunggal.¹

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di situs web Badan Digital (Digital Agency).

Gambaran umum

My Number adalah nomor 12 digit yang diberikan kepada setiap penduduk yang memiliki juminhyo, dan digunakan dalam prosedur jaminan sosial, perpajakan, serta penanggulangan bencana yang diatur oleh undang-undang atau peraturan daerah.¹ Keterhubungan informasi (information linkage) memungkinkan instansi administratif saling bertukar data yang diperlukan untuk prosedur tertentu melalui jaringan khusus, sehingga mengurangi jumlah dokumen lampiran fisik yang harus diserahkan oleh warga.¹

Koseki dan juminhyo tetap merupakan daftar terpisah yang dikelola oleh otoritas yang berbeda. My Number menghubungkan prosedur antar-register tanpa menggabungkannya ke dalam satu basis data tunggal.¹²³

Hal yang dicatat oleh masing-masing sistem

Masing-masing daftar menjawab pertanyaan yang berbeda. Koseki menjawab siapa saja anggota keluarga seorang warga negara Jepang.

Juminhyo menjawab di mana seorang penduduk tinggal. My Number menjawab berkas di instansi pemerintah milik siapa.

Istilah	Cara baca	Makna
戸籍 (koseki, "daftar keluarga")	koseki	Daftar keluarga khusus warga negara Jepang3
住民票 (jūminhyō, "catatan kependudukan/domisili")	jūminhyō	Catatan domisili perorangan di dalam daftar penduduk kotamadya2
個人番号 (kojin bangō, "Nomor Individu")	kojin bangō	My Number, Nomor Individu 12 digit1

Koseki: daftar keluarga khusus warga negara Jepang

Koseki tidak pernah dibuat untuk warga negara asing. Ketika seorang warga negara Jepang menikah dengan warga negara asing, peristiwa pernikahan tersebut, termasuk nama pasangan asing, tanggal lahir, dan kewarganegaraannya, dicatat pada koseki milik pasangan warga negara Jepang.³

Apabila warga negara Jepang dalam pernikahan tersebut belum menjadi kepala daftar keluarga, koseki baru akan dibuat dengan warga negara Jepang tersebut sebagai kepalanya. 筆頭者 (hittōsha, "kepala daftar keluarga") adalah orang yang dicantumkan pertama kali yang nama dan domisili terdaftarnya menjadi identitas utama daftar tersebut.³

Warga negara asing tetap terikat kewajiban melaporkan kelahiran dan kematian untuk peristiwa yang terjadi di Jepang. Berkas-berkas tersebut disimpan sebagai laporan peristiwa kependudukan dan tidak menciptakan keanggotaan dalam koseki.³

Juminhyo: catatan domisili untuk semua penduduk

Sejak 9 Juli 2012, penduduk asing yang memenuhi syarat telah diikutsertakan dalam Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar dengan kedudukan yang setara dengan warga negara Jepang, dan mereka menerima juminhyo.⁴ Kantor kota, distrik (ward), kota kecil (town), atau desa menyimpan daftar ini dan menerbitkan salinan resminya berdasarkan permohonan.²

Juminhyo warga negara asing memuat butir-butir standar ditambah kolom-kolom khusus warga negara asing. Butir standar mencakup nama, tanggal lahir, jenis kelamin, hubungan dengan kepala keluarga, riwayat alamat dan kepindahan, My Number, kepesertaan asuransi dan pensiun jika relevan, serta kode juminhyo.²

Kolom tambahan untuk penduduk jangka menengah hingga jangka panjang mencakup status izin tinggal (status of residence), masa tinggal (period of stay), tanggal kedaluwarsa izin, dan nomor kartu izin tinggal (residence card). Penduduk tetap khusus (special permanent resident) mencantumkan status penduduk tetap khusus dan nomor sertifikatnya, sedangkan kategori lain memuat kolom yang sesuai dengan dasar izin mereka.²

Seorang penduduk dapat memohon salinan juminhyo miliknya sendiri atau milik anggota dalam satu kartu keluarga yang sama kepada wali kota atau kepala distrik dari kotamadya penyimpan. Permohonan oleh pihak lain memerlukan alasan sah yang dapat dipertanggungjawabkan.²

My Number: pengidentifikasi lintas lembaga

My Number adalah nomor 12 digit yang diberikan kepada setiap penduduk yang memiliki juminhyo di Jepang.¹ Penggunaannya dibatasi hanya untuk prosedur yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan daerah di bidang jaminan sosial, perpajakan, dan penanggulangan bencana.¹

Penduduk asing yang memiliki juminhyo menerima pemberitahuan My Number secara bertahap mulai Oktober 2015, dan nomor tersebut mulai dapat digunakan dalam prosedur administratif sejak Januari 2016. Pemberitahuan awalnya dikirimkan melalui kartu pemberitahuan (notification card), kemudian melalui surat pemberitahuan nomor individu sejak 25 Mei 2020.⁴

Penduduk asing pemegang juminhyo dapat mengajukan permohonan My Number Card melalui ponsel pintar, komputer, bilik foto otomatis (photo booth), atau melalui pos.⁴ Bagi sebagian besar penduduk asing, masa berlaku kartu disesuaikan dengan masa berlaku izin tinggalnya. Oleh karena itu, pemohon yang masa izin tinggalnya hampir habis disarankan mengajukan kartu setelah izin perpanjangan terbit.⁴

Kode juminhyo dan My Number adalah dua nomor identifikasi yang berbeda. Keduanya tercantum dalam daftar butir juminhyo, tetapi tidak dapat saling menggantikan.²

Cara My Number menghubungkan catatan

Keterhubungan data adalah pencarian lintas data terpisah yang diatur ketat oleh undang-undang, bukan penggabungan berkas menjadi satu. Setiap instansi menyimpan datanya masing-masing, dan jaringan pertukaran data hanya menyalurkan data yang secara hukum diizinkan untuk prosedur bersangkutan.

Catatan mana yang memuat My Number

Daftar butir pada juminhyo memuat My Number berdampingan dengan catatan asuransi, pensiun, tunjangan anak, dan kode juminhyo.² Prosedur pajak, pensiun, dan asuransi kesehatan termasuk dalam bidang penggunaan My Number yang diatur undang-undang, sehingga daftar-daftar instansi tersebut terhubung ke My Number sejauh diizinkan hukum.¹

Koseki itu sendiri tidak memuat kolom My Number menurut dokumen primer resmi. Keterhubungan ke informasi koseki dilakukan melalui pencarian berbasis daftar penduduk atau verifikasi sertifikat elektronik.⁵⁶

Salah satu contoh nyata adalah verifikasi tunjangan anak (jidō teate). Dengan menunjukkan My Number, instansi penerima dapat mengonfirmasi data hubungan orang tua-anak dan status pernikahan langsung dari data terkait koseki tanpa perlu meminta lampiran salinan sertifikat fisik koseki.⁵

Cara kerja keterhubungan antarinstitusi

Keterhubungan informasi berarti badan administratif saling bertukar data yang diperlukan melalui sistem jaringan khusus, yang memungkinkan warga tidak perlu lagi menyerahkan dokumen lampiran fisik.¹ Data pribadi tidak dilebur secara terpusat. Data pensiun tetap berada di kantor pensiun dan data pajak daerah tetap berada di pemerintah daerah, dengan masing-masing instansi mengelola catatannya sendiri.¹

Saat instansi saling menghubungkan data, mereka menggunakan kode khusus terenkripsi dan bukan saling mengirimkan nomor My Number secara langsung.¹ Pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, atau pemberian data pribadi yang terhubung dengan My Number di luar ketentuan undang-undang dilarang keras. Komisi Perlindungan Informasi Pribadi (PPC) mengawasi pengelolaannya, dan setiap pelanggaran dikenai sanksi berat.¹

Warga dapat memeriksa riwayat pertukaran data mereka secara daring

Penduduk dapat meninjau riwayat pertukaran data pribadi antarbadan administratif melalui situs atau aplikasi MynaPortal.¹

Manfaat yang dapat Anda peroleh dari keterhubungan data

Dalam praktiknya, manfaat utama ada dua: berkurangnya lampiran dokumen kertas, serta kemudahan memohon sertifikat secara daring atau di mesin terminal toko swalayan (konbini). Ketersediaan kedua saluran ini bergantung pada masing-masing kotamadya, sehingga pastikan saluran yang tersedia sebelum mengurusnya.

Saluran	Fungsi	Batasan
Permohonan elektronik MynaPortal	Memohon sertifikat juminhyo atau koseki secara daring, dokumen fisik dikirim via pos	Hanya jika kotamadya terkait menyediakannya7
Kode koseki 16 digit	Instansi mengonfirmasi sertifikat elektronik koseki tanpa tohon kertas	Diperoleh via MynaPortal; tercatat untuk permohonan paspor6
Mesin fotokopi multifungsi konbini	Mencetak sertifikat koseki atau juminhyo dengan My Number Card	Registrasi awal diperlukan jika kotamadya domisili dan honseki berbeda8
Penerbitan lintas wilayah di loket mana saja	Memohon sertifikat koseki di loket kotamadya mana pun secara langsung	Hanya pemohon yang berhak, wajib menunjukkan kartu identitas berfoto5

Memohon dokumen secara daring dan di konbini

MynaPortal tidak menerbitkan salinan juminhyo atau koseki tohon dalam format PDF atau berkas elektronik. Di pemerintah daerah yang berpartisipasi, penduduk mengajukan permohonan secara elektronik dan menerima dokumen sertifikat fisik dalam bentuk cetakan kertas, terutama melalui pos.⁷

Ketersediaan permohonan elektronik bergantung pada masing-masing pemerintah daerah. Jika prosedur tersebut tidak muncul dalam pencarian MynaPortal untuk kotamadya bersangkutan, berarti kotamadya tersebut belum menerima permohonan sertifikat secara elektronik.⁷

Kode penyediaan sertifikat elektronik koseki 16 digit dapat diperoleh melalui MynaPortal dan ditunjukkan di loket instansi atau diinput dalam prosedur daring. Instansi kemudian memverifikasi sertifikat elektronik koseki secara langsung tanpa perlu meminta tohon kertas.⁶ Bagian tanya-jawab MynaPortal menyebutkan permohonan paspor sebagai salah satu prosedur yang dapat menggunakan kode ini.⁶

Pencetakan sertifikat koseki dari kotamadya honseki di mesin konbini memerlukan My Number Card. Apabila kotamadya domisili berbeda dengan kotamadya 本籍 (honseki, "domisili asal terdaftar"), pendaftaran penggunaan terlebih dahulu ke kotamadya honseki wajib diselesaikan.⁸ Pendaftaran awal tersebut dapat dilakukan melalui terminal kios konbini maupun internet dengan pembaca kartu (card reader).⁸

Mengotorisasi transfer data antarinstitusi

Menunjukkan My Number dalam prosedur seperti permohonan tunjangan anak memungkinkan instansi penerima mengonfirmasi data hubungan keluarga pada koseki secara langsung. Kewajiban melampirkan sertifikat koseki fisik yang sebelumnya diwajibkan kini dihapuskan.⁵

Dalam penerbitan paspor, mengirimkan kode sertifikat elektronik koseki 16 digit bersama permohonan melalui MynaPortal memungkinkan instansi memverifikasi dokumen secara elektronik. Lampiran dokumen kertas ditiadakan dan prosedur dapat diselesaikan secara penuh secara daring.⁵

Secara lebih luas, keterhubungan melalui jaringan khusus inilah yang memungkinkan peniadaan lampiran dokumen fisik di berbagai prosedur. Prosedur yang memenuhi syarat bervariasi, sehingga selalu periksa panduan resmi dari kotamadya atau kementerian terkait sebelum memutuskan untuk tidak membawa lampiran.¹

Besaran biaya dan partisipasi layanan cetak di konbini ditetapkan oleh masing-masing kotamadya (per 2025-12-25; konfirmasikan angka terkini dengan pemerintah daerah honseki atau domisili Anda). Tidak ada tarif tunggal nasional atau ketersediaan universal yang seragam.⁸

Warga negara asing: My Number tanpa koseki

Warga negara asing memiliki My Number melalui pendaftaran penduduk (juminhyo), dan bukan melalui kepemilikan koseki. Batasan mendasar ini menjelaskan sebagian besar kebingungan yang sering dialami oleh rumah tangga berkewarganegaraan campuran.

My Number pada juminhyo, bukan pada koseki

Warga negara asing yang memiliki juminhyo mulai menerima pemberitahuan My Number sejak Oktober 2015 dan menggunakannya sejak Januari 2016 dalam bidang-bidang yang diatur oleh undang-undang.⁴ Daftar butir juminhyo penduduk asing memuat My Number sebagai entri standar.²

Koseki tidak dibuat untuk warga negara asing, baik melalui pernikahan dengan warga negara Jepang maupun melalui masa tinggal yang lama. Pasangan berkewarganegaraan asing hanya dicatat sebagai peristiwa hukum pernikahan pada lembar koseki milik pasangan warga negara Jepang.³

Dokumen yang digunakan keluarga warga asing sebagai gantinya

Pasangan sesama warga negara asing tidak memiliki koseki. Bukti domisili terdaftar mereka dibuktikan melalui juminhyo, ditambah dokumen resmi dari negara asal apabila diperlukan bukti hubungan kekeluargaan atau pernikahan.⁴³

Sejak reformasi administrasi kependudukan tahun 2012, rumah tangga campuran warga negara Jepang dan asing dapat dicatat dan diterbitkan dalam satu lembar juminhyo bersama.⁴ Format salinan bersama ini bisa sedikit berbeda antarkantor distrik, sehingga pastikan dengan pihak bank atau pemberi kerja versi mana yang mereka minta.

Warga negara asing tetap wajib menyampaikan laporan kelahiran dan pelaporan kematian di Jepang jika peristiwa tersebut terjadi di wilayah Jepang. Berkas pelaporan tersebut diarsipkan sebagai dokumen pemberitahuan kependudukan dan tidak menciptakan keanggotaan dalam koseki.³

Desain privasi: pemisahan data tetap terjaga

Sistem My Number dirancang untuk menghubungkan prosedur administratif tanpa mengumpulkan atau memusatkan data pribadi dalam satu tempat. Seluruh perlindungan di bawah ini berasal dari rujukan resmi Badan Digital.

Pemisahan sektoral berdasarkan desain sistem

Setiap lembaga pemerintah tetap mengelola dan menyimpan datanya masing-masing dan tidak menggabungkannya ke dalam satu pusat data terpadu.¹ Pertukaran data antarlembaga menggunakan kode identifikasi khusus, bukan menggunakan nomor My Number itu sendiri secara langsung.¹

Akses ke dalam sistem dibatasi hanya untuk personel yang berwenang, dan seluruh transmisi data dienkripsi.¹ Verifikasi identitas yang ketat—yaitu konfirmasi nomor My Number ditambah konfirmasi identitas fisik pemohon—wajib dilakukan setiap kali nomor My Number diserahkan.¹

Pengawasan independen dilakukan oleh Komisi Perlindungan Informasi Pribadi (PPC). Penanganan data wajib mengikuti pedoman ketat serta asesmen dampak perlindungan data dari komisi tersebut.¹

Penggunaan My Number di luar ketentuan undang-undang tetap dilarang

Mengumpulkan atau menyimpan data pribadi yang terhubung dengan My Number di luar hal-hal yang diizinkan oleh undang-undang dilarang keras, dan pelanggarnya diancam hukuman pidana yang berat.¹

Percepatan integrasi sejak 2025 dalam batas-batas tertentu

Amandemen parsial terhadap Undang-Undang My Number dan Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar, yang diundangkan pada 23 Mei 2025, memperluas urusan administratif yang dapat memanfaatkan My Number. Perluasan ini mencakup urusan sertifikasi kualifikasi nasional pada 44 jenis kualifikasi ditambah 12 urusan administratif tambahan.¹

Badan Digital memposisikan perluasan ini sebagai peningkatan efisiensi dan kemudahan layanan masyarakat yang tetap berada dalam koridor hukum. Halaman resmi tersebut menegaskan kembali bahwa prinsip pengelolaan data tersebar (dispersed management) dan pertukaran data berbasis kode tetap dipertahankan.¹

Digitalisasi di sisi koseki juga telah berkembang sebelumnya. Mulai 1 Maret 2024, sistem penerbitan lintas wilayah (wide-area issuance) memungkinkan pihak yang berhak memperoleh sertifikat koseki dan daftar yang telah ditutup (joseki) di loket kotamadya mana pun di seluruh Jepang.⁵

Penerbitan lintas wilayah ini hanya dapat dilakukan langsung di loket secara tatap muka oleh pemohon yang berhak. Layanan ini tidak dapat diproses melalui pos maupun melalui kuasa/perwakilan, serta wajib menunjukkan tanda pengenal berfoto seperti SIM Jepang, My Number Card, atau paspor.⁵ Layanan ini mencakup salinan lengkap koseki dan joseki, tetapi tidak mencakup sertifikat keterangan sebagian (partial-matter) atau perorangan.⁵

Hal penting yang perlu diketahui

Penerbitan koseki tetap bergantung pada pemerintah daerah honseki Anda

Mencoba mencetak sertifikat koseki di konbini tanpa pendaftaran awal (advance registration) akan gagal di terminal mesin cetak. Apabila kotamadya domisili berbeda dengan kotamadya honseki, pemerintah daerah honseki mewajibkan pendaftaran penggunaan terlebih dahulu sebelum dokumen dapat diterbitkan, dan pendaftaran tersebut hanya dapat diproses dengan My Number Card.⁸

Tidak semua pemerintah daerah menawarkan saluran penerbitan yang sama. Permohonan daring via MynaPortal hanya tersedia jika kotamadya tersebut menerimanya, dan pencetakan di konbini hanya berfungsi apabila kotamadya honseki ikut serta dalam jaringan konbini. Periksa daftar kotamadya di MynaPortal atau situs J-LIS sebelum bepergian ke gerai konbini.⁷⁸

Salinan juminhyo dengan My Number memiliki aturan pengambilan yang lebih ketat

Mengharapkan salinan juminhyo yang mencantumkan My Number dapat terbit seketika melalui sembarang saluran dapat menimbulkan hambatan. MynaPortal menerbitkan dokumen di atas kertas dan dikirim melalui pos, bukan dalam bentuk unduhan PDF instan, sehingga pengajuan daring tetap memerlukan waktu pengiriman pos.⁷

Memohon koseki atau juminhyo milik orang lain tanpa memeriksa syarat kelayakan juga akan ditolak. Permohonan juminhyo untuk pihak di luar satu kartu keluarga memerlukan alasan sah yang dapat dipertanggungjawabkan, sedangkan penerbitan koseki lintas wilayah dibatasi hanya untuk yang bersangkutan, pasangan, serta orang tua/kakek-nenek atau anak/cucu langsung yang hadir secara langsung di loket.²⁵

Keterhubungan data tidak menggabungkan daftar kependudukan

Menganggap My Number sebagai pengganti koseki atau juminhyo adalah pemahaman yang keliru. Setiap daftar kependudukan tetap terpisah di bawah pengelolaan instansi masing-masing, dan keterhubungan data hanya berfungsi saling menukar data yang diperlukan antarinstansi melalui jaringan khusus.¹⁵⁶

Menunjukkan My Number atau kode 16 digit hanya meniadakan kewajiban melampirkan berkas fisik tertentu. Tindakan ini tidak menghasilkan satu catatan gabungan tunggal, dan loket yang memerlukan sertifikat kependudukan jenis lain akan tetap memintanya secara terpisah.¹⁵

Lihat juga

• Koseki: Penjelasan daftar keluarga Jepang
• Jūminhyō: Penjelasan catatan kependudukan Jepang
• Cara memohon salinan koseki dan juminhyo
• Kasus khusus warga negara asing pada koseki
• Kewarganegaraan bagi anak yang lahir di Jepang
• Pelaporan My Number untuk rekening bank

References

Footnotes

1. デジタル庁 (Digital Agency). 「マイナンバー制度とは」. https://www.digital.go.jp/policies/mynumber/explanation/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴

2. 総務省 (MIC). 「外国人住民に係る住基台帳制度｜住民票」. https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/resident_record.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

3. 法務省 (Ministry of Justice). 「国際結婚、海外での出生等に関する戸籍Q&A」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji15.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

4. 総務省 (Ministry of Internal Affairs and Communications, MIC). 「外国人住民に係る住民基本台帳制度」 (index page). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

5. 法務省 (Ministry of Justice, Civil Affairs Bureau). 「戸籍法の一部を改正する法律について（令和6年3月1日施行）」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji04_00082.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

6. マイナポータル (MynaPortal, Digital Agency). 「戸籍電子証明書提供用識別符号とは何ですか。」 FAQ No. 10678. https://faq.myna.go.jp/faq/show/10678?site_domain=default ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. マイナポータル (MynaPortal, Digital Agency). 「マイナポータルで戸籍謄本（全部事項証明書）や住民票を取得できますか。」 FAQ No. 8044. https://faq.myna.go.jp/faq/show/8044?site_domain=default ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

8. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：本籍地の戸籍証明書取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-06.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶