Koseki: Penjelasan daftar keluarga di Jepang

Koseki (戸籍, daftar keluarga) adalah pencatatan sipil berbasis rumah tangga di Jepang yang mencatat kewarganegaraan dan hubungan keluarga warga negara Jepang sejak lahir hingga meninggal dunia.¹²³ Siapa pun yang menikah dengan warga negara Jepang, memiliki anak dari perkawinan tersebut, atau mengurus pembagian warisan di Jepang pada akhirnya akan memerlukan salinan dokumen ini, meskipun warga negara asing tidak pernah tercatat sebagai anggota mandiri di dalamnya.

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini di Kementerian Kehakiman atau Biro Urusan Hukum terkait.

Gambaran umum

Koseki mencatat kewarganegaraan dan hubungan kekeluargaan warga negara Jepang, termasuk pernikahan, hubungan orang tua-anak, persaudaraan, dan adopsi, sebagai dokumen publik resmi sejak lahir hingga meninggal dunia.¹²

Wewenang administrasinya dibagi berdasarkan undang-undang. Wali kota atau kepala dari masing-masing kota/kecamatan (市町村長) mengelola urusan koseki sebagai fungsi delegasi perundang-undangan. 法務省 (Hōmu-shō, Kementerian Kehakiman) menetapkan standar pemrosesan yang wajib diikuti oleh pemerintah kota/kecamatan, dan 法務局 (Hōmukyoku, Biro Urusan Hukum) yang membawahi wilayah kantor kota tersebut berwenang meminta laporan, memberikan saran, atau mengeluarkan instruksi jika diperlukan.²

Buku register asli disimpan di kantor kota atau kecamatan; salinan duplikatnya disimpan di Biro Urusan Hukum yang memiliki yurisdiksi atas kantor tersebut.²

Siapa pun yang menikah dengan warga negara Jepang, memiliki anak bersamanya, menyelesaikan sengketa warisan di Jepang, atau mempertimbangkan naturalisasi pada akhirnya perlu memahami cara kerja sistem ini. Sebagaimana dijelaskan pada bagian selanjutnya, warga negara asing tidak pernah tercatat di dalam koseki atas hak pribadi mereka sendiri.

Struktur koseki

Sebuah koseki dibuat per pasangan suami-istri, bersama dengan anak-anak yang menyandang nama keluarga pasangan tersebut. Koseki tidak dibuat per individu.²

Terdapat pengecualian hukum yang sangat penting. Ketika seorang warga negara Jepang menikah dengan warga negara asing, atau ketika seseorang yang belum menikah memerlukan register baru, koseki dibuat untuk satu orang itu saja, ditambah anak-anak yang menyandang nama keluarga orang tersebut, bukan untuk pasangan.² Pengecualian ini, yang tertulis dalam Undang-Undang Pendaftaran Keluarga itu sendiri, merupakan akar hukum dari anomali bagi warga asing yang dibahas kemudian dalam artikel ini.

Orang yang tercantum pertama dalam koseki disebut sebagai 筆頭者 (hittōsha, pencatat kepala register), yaitu orang yang nama dan honseki-nya (本籍, domisili terdaftar) menjadi identitas seluruh register tersebut. Hal ini tetap berlaku meskipun orang tersebut nantinya telah dikeluarkan dari register, misalnya karena meninggal dunia.²

Urutan nama di dalam koseki diatur sebagai berikut: pertama, pasangan yang nama keluarganya disepakati untuk digunakan bersama saat menikah; kedua, pasangannya; ketiga, anak-anak berdasarkan urutan kelahiran.² Pernikahan biasanya membuat koseki baru bagi pasangan tersebut, kecuali jika salah satu pasangan sudah menjadi hittōsha dari register yang sudah ada, dalam hal ini pasangan lainnya cukup bergabung ke dalam register tersebut.²

Entri setiap orang mencatat nama lengkap, tanggal lahir, alasan dan tanggal masuk ke dalam register (kelahiran, pernikahan, adopsi, dan sebagainya), nama orang tua kandung serta hubungan kekerabatan dengan mereka, dan, jika diadopsi, nama orang tua angkat serta hubungan kekerabatannya.²

Diagram di bawah ini menunjukkan bagaimana satu register koseki mengelompokkan entri-entri dalam suatu rumah tangga, berbeda dari honseki yang menjadi jangkar lokasi penyimpanan register tersebut.²

Honseki: Domisili terdaftar bukan alamat tempat tinggal Anda

Honseki (本籍) adalah lokasi administratif tempat koseki rumah tangga didaftarkan. Undang-Undang Pendaftaran Keluarga memperlakukannya sebagai sesuatu yang ditetapkan oleh rumah tangga di dalam wilayah suatu kotamadya; tempat ini tidak terikat dengan tempat tinggal fisik rumah tangga tersebut sebenarnya.²

Honseki tidak berpengaruh pada tempat tinggal Anda yang sebenarnya

Honseki berbeda dari alamat tempat tinggal penduduk yang sebenarnya, yang justru dicatat dalam jūminhyō (住民票, catatan kependudukan), sebuah sistem yang sepenuhnya terpisah.⁴

Koseki-tohon vs koseki-shohon: Dua jenis dokumen

Koseki tōhon (戸籍謄本) adalah salinan lengkap yang memuat setiap orang yang terdaftar di dalam koseki tersebut. Koseki shōhon (戸籍抄本) adalah salinan kutipan perorangan yang hanya memuat sebagian orang, biasanya hanya satu anggota rumah tangga tertentu.⁵² Keduanya memiliki kekuatan pembuktian hukum yang sama; perbedaannya hanya terletak pada seberapa banyak isi register yang ditampilkan oleh masing-masing dokumen.⁵

Sejak digitalisasi daftar keluarga, dokumen-dokumen ini juga memiliki nama resmi formal.

Istilah umum	Istilah resmi formal	Cakupan
Koseki tōhon (戸籍謄本)	Zenbu jikō shōmeisho (全部事項証明書), "surat keterangan seluruh perkara"	Setiap orang yang tercatat di dalam register
Koseki shōhon (戸籍抄本)	Kojin jikō shōmeisho (個人事項証明書), "surat keterangan perkara individu"	Satu orang tertentu yang disebutkan di dalam register

Istilah umum undang-undang yang memayungi keduanya adalah 戸籍謄本等 (koseki tōhon tō), yang didefinisikan sebagai salinan lengkap, salinan kutipan, atau sertifikat hal-hal tertentu yang dicatat dalam koseki.²

Tidak semua orang dapat meminta salinan dari suatu koseki secara sembarangan tanpa alasan yang sah.²

Pemohon	Dapat meminta tanpa menyebutkan alasan	Catatan
Orang yang tercatat di dalamnya (termasuk seseorang yang telah dikeluarkan dari register)	Ya	Berlaku pengecualian yang sangat sempit
Pasangan dari orang tersebut, atau garis lurus ke atas (orang tua/kakek-nenek) maupun ke bawah (anak/cucu)	Ya
Pihak ketiga lainnya	Tidak	Wajib menyatakan alasan hukum yang sah, seperti penegakan hak hukum, pada saat pengajuan

Kegunaan koseki

Situasi berikut adalah situasi ketika pembaca kemungkinan besar akan diminta untuk memberikan salinan koseki. Persyaratan aktual yang dibutuhkan oleh masing-masing situasi sangat berbeda, dan salah satu dari tiga situasi di bawah ini sebenarnya sama sekali bukan urusan koseki.

Pernikahan, warisan, dan perubahan nama

Mendaftarkan pernikahan di Jepang akan memperbarui atau membuat entri koseki baru bagi pasangan tersebut, sebagaimana dijelaskan di atas.² Riset ini tidak menemukan sumber primer yang mengharuskan pasangan yang akan menikah untuk menyerahkan salinan koseki mereka sendiri sebagai bagian dari pendaftaran pernikahan itu sendiri. Persyaratan koseki tōhon yang ada justru berlaku untuk prosedur terpisah, yaitu permohonan visa pasangan asing, yang dibahas nanti dalam artikel ini.

Hukum waris adalah kasus penggunaan paling jelas untuk salinan lengkap koseki tōhon. Mengidentifikasi setiap ahli waris yang sah dari seseorang yang telah meninggal dunia memerlukan pengumpulan koseki tōhon orang tersebut sejak lahir hingga meninggal, karena pernikahan, perceraian, dan adopsi yang memunculkan atau menghapus status ahli waris dapat tersebar di beberapa register jika orang tersebut pernah memindahkan honseki atau berganti koseki sepanjang hidupnya.⁶ Kasus warisan yang rumit, terutama yang mencakup banyak perpindahan honseki, sering kali memerlukan bantuan spesialis hukum.

Sistem sertifikasi ahli waris menghindari keharusan menyerahkan bundel dokumen koseki berulang kali ke berbagai tempat

Sistem Sertifikasi Informasi Ahli Waris Sah (法定相続情報証明制度) dari Biro Urusan Hukum memungkinkan pemohon menyerahkan bundel koseki tōhon dari lahir hingga wafat yang telah dikumpulkan satu kali saja, bersama dengan bagan silsilah keluarga, untuk kemudian menerima salinan resmi tersertifikasi secara gratis yang dapat digunakan untuk pendaftaran warisan properti, penutupan rekening bank, pelaporan pajak, dan prosedur pensiun (per 2024-04-01; konfirmasikan angka terkini dengan Biro Urusan Hukum). Sistem ini sendiri telah berjalan sejak 2017-05-29.⁶

Mengubah nama depan yang tercatat di dalam koseki membutuhkan izin dari pengadilan keluarga terlebih dahulu. Pengadilan mensyaratkan adanya "alasan yang dapat dibenarkan": bukti nyata bahwa mempertahankan nama saat ini menyebabkan kesulitan nyata dalam kehidupan sehari-hari, bukan semata-mata preferensi pribadi atau perasaan suka/tidak suka.⁷ Pemohon baru dapat mengajukan perubahan tersebut untuk dicatat ke dalam koseki setelah pengadilan mengabulkan izin tersebut.

Paspor, pekerjaan, dan pendaftaran sekolah

Ketiga konteks ini sering dikelompokkan bersama sebagai alasan umum permintaan dokumen koseki, tetapi dokumen yang sebenarnya dibutuhkan—jika memang ada—sangat berbeda satu sama lain.

Konteks	Dokumen koseki yang diperlukan	Catatan
Permohonan paspor Jepang	Hanya koseki tōhon (salinan lengkap)	Shōhon, salinan register yang diubah (改製原戸籍), dan lampiran fu-hyō (附票) dari koseki tidak diterima8
Ketenagakerjaan/pekerjaan	Tidak ada; meminta dokumen ini tidak diperbolehkan	Pedoman perekrutan yang adil memperlakukan hal ini sebagai indikasi pelanggaran, bukan permintaan rutin9
Pendaftaran sekolah	Tidak berlaku	Tidak ditemukan persyaratan dokumen koseki; jūminhyō (catatan kependudukan yang dijelaskan sebelumnya) adalah dokumen yang relevan untuk urusan tempat tinggal keluarga

Aturan paspor tergolong baru: hanya salinan lengkap tōhon yang diterima sejak 27 Maret 2023 (per 2023-03-27)⁸.

Pemberi kerja tidak boleh meminta salinan koseki Anda

Pedoman Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan menyatakan bahwa keputusan perekrutan harus didasarkan semata-mata pada bakat dan kemampuan pelamar, dan bahwa honseki serta tempat kelahiran seseorang adalah "hal-hal di luar tanggung jawab pelamar." Meminta koseki tōhon atau shōhon dari pelamar kerja, atau menanyakan tentang honseki mereka, diperlakukan sebagai potensi pelanggaran perekrutan yang adil.⁹ Beberapa pemberi kerja dilaporkan masih menanyakannya secara informal, tetapi hal ini bukan langkah yang sah atau patut dalam proses rekrutmen di Jepang.

Riset ini tidak menemukan dasar hukum apa pun atas penggunaan koseki sebagai dokumen pendaftaran sekolah. Pendaftaran kependudukan melalui sistem jūminhyō, bukan koseki, adalah dokumen yang relevan untuk urusan yang terikat dengan tempat tinggal fisik keluarga.⁴

Warga negara asing dan koseki: Penjelasan anomalinya

Warga negara asing tidak pernah terdaftar sebagai anggota suatu koseki atas hak mereka sendiri. Undang-Undang Pendaftaran Keluarga hanya mencatat warga negara Jepang, dan teks undang-undang itu sendiri menggunakan istilah 外国人 (warga negara asing) secara khusus untuk mendefinisikan kasus perlakuan yang berbeda.²

Ketika seorang warga negara Jepang menikah dengan seorang warga negara asing, koseki baru akan dibuat untuk warga negara Jepang tersebut saja, ditambah anak-anak yang menyandang nama keluarganya. Pasangan asing tidak memperoleh koseki sendiri, berapa lama pun pernikahan berlangsung atau apakah anak-anak dilahirkan dari perkawinan tersebut.²¹⁰

Panduan Kementerian Kehakiman sendiri mengenai urusan koseki pernikahan internasional menegaskan hal ini secara lugas: tidak ada koseki yang dibuat untuk warga negara asing. Sebaliknya, fakta bahwa warga negara Jepang tersebut menikah dengan warga negara asing, termasuk nama, tanggal lahir, dan kewarganegaraan pasangan asing tersebut, dicatat di dalam koseki milik warga negara Jepang tersebut.¹⁰

Cara pasangan asing tercantum dalam koseki warga negara Jepang

Nama, kewarganegaraan, dan tanggal lahir pasangan asing dicatat pada bagian "perkara status identitas" (身分事項) di dalam koseki pasangan Jepang, sebagai bagian dari entri pernikahan.¹⁰ Sumber-sumber praktisi menyebutkan bahwa nama ini dituliskan dalam huruf katakana pada entri tersebut, meskipun detail teknis khusus ini belum dikonfirmasi secara independen terhadap surat edaran Kementerian Kehakiman dalam penelitian artikel ini.¹¹

Diagram di bawah ini mengilustrasikan asimetri tersebut: pernikahan dicatat pada koseki pasangan warga negara Jepang, tetapi status kependudukan terdaftar bagi pasangan asing diatur melalui dokumen yang sepenuhnya terpisah.

Mengapa hal ini penting di luar urusan administrasi

Salinan koseki tōhon milik pasangan warga negara Jepang yang mencantumkan rincian perkawinan merupakan dokumen wajib untuk pengajuan status izin tinggal "Pasangan atau Anak dari Warga Negara Jepang", baik berupa permohonan surat kelayakan tinggal (COE) awal, perubahan status, pembaruan, maupun perolehan status.¹² Jika pernikahan tersebut belum tercermin di dalam koseki pada saat pengajuan, pemohon wajib menyertakan surat keterangan penerimaan laporan perkawinan (婚姻届出受理証明書) bersama dengan salinan koseki tōhon tersebut.¹²

Hal-hal penting

Meminta salinan adalah topik terpisah

Mendapatkan salinan koseki, baik berupa tōhon maupun shōhon, merupakan topik prosedural tersendiri dan dibahas secara lengkap dalam artikel terpisah. Secara garis besar ada tiga jalur: permohonan langsung di loket pemerintah kota, permohonan melalui pos, dan, jika tersedia, permohonan otomatis melalui mesin fotokopi multifungsi di minimarket/toserba (convenience store).²¹³

Amandemen Undang-Undang Pendaftaran Keluarga tanggal 1 Maret 2024 memperkenalkan "penerbitan lintas wilayah" (広域交付): penduduk kini dapat meminta surat keterangan koseki tertentu secara langsung di loket kota mana pun di seluruh negeri, tidak hanya di loket kota asal honseki keluarga (per 2024-03-01; konfirmasikan rincian terkini dengan Kementerian Kehakiman).¹⁴

Penerbitan lintas wilayah dan penerbitan di minimarket bukanlah layanan yang sama, meskipun sumber sekunder terkadang menggambarkannya seolah-olah identik. Penerbitan lintas wilayah adalah perubahan Maret 2024 yang dijelaskan di atas, dan merupakan layanan langsung di loket berpetugas saja; fasilitas ini umumnya tidak tersedia di mesin kios minimarket atau loket satelit tanpa staf. Penerbitan di minimarket adalah sistem terpisah yang lebih lama yang mencetak sertifikat dari mesin multifungsi menggunakan kartu My Number, dan ini hanya berfungsi jika kotamadya honseki keluarga telah bergabung dalam program tersebut (per 2025-12-25)¹³.

Jika alamat tempat tinggal pemohon berbeda dari honseki-nya, pemohon wajib menyelesaikan pendaftaran awal terlebih dahulu dengan kotamadya honseki, yang biasanya memakan waktu beberapa hari kerja, sebelum mesin minimarket dapat menerbitkan dokumen apa pun. Tidak ada sumber primer yang ditemukan dalam riset ini yang menyatakan revisi Maret 2024 sebagai perluasan otomatis untuk mesin kios toserba; laman resmi Kementerian Kehakiman mengenai amandemen tersebut hanya menjelaskan layanan loket tatap muka lintas wilayah.¹⁴¹³

"Tidak memiliki koseki" bukan berarti "tidak memiliki status hukum"

Tidak memiliki koseki sendiri tidak lantas menempatkan seorang penduduk asing ke dalam kekosongan hukum apa pun. Sejak 9 Juli 2012, warga negara asing yang tinggal secara sah di Jepang selama lebih dari tiga bulan, termasuk pemegang kartu izin tinggal (zairyu card) jangka menengah hingga panjang dan penduduk tetap khusus, didaftarkan ke dalam sistem Catatan Dasar Penduduk (住民基本台帳) yang sama dengan warga negara Jepang dan diterbitkan dokumen jūminhyō (per 2012-07-09)⁴. Langkah ini mengikuti reformasi besar yang menghapuskan sistem Pendaftaran Orang Asing lama yang terpisah.⁴

Dokumen jūminhyō inilah, bukan koseki, yang menjadi bukti resmi kependudukan seorang warga negara asing di Jepang.

Meminta salinan dari pemerintah kota honseki yang jauh

Jika kotamadya honseki sebuah keluarga bukan berada di tempat keluarga tersebut tinggal secara fisik, meminta salinan secara tatap muka di loket kota honseki menjadi tidak praktis. Tiga alternatif tersedia.

Permohonan melalui pos diizinkan oleh undang-undang setiap saat, tanpa memandang jarak.² Permohonan langsung di loket kota mana pun di seluruh negeri telah dimungkinkan sejak amandemen penerbitan lintas wilayah Maret 2024 (per 2024-03-01)¹⁴, meskipun opsi ini hanya mencakup koseki tōhon, joseki tōhon, dan kaisei genkoseki tōhon, bukan koseki shōhon. Penerbitan di minimarket tetap menjadi pilihan hanya jika kotamadya honseki berpartisipasi dalam program tersebut dan pemohon telah menyelesaikan pendaftaran awal yang disyaratkan (per 2025-12-25)¹³.

Lihat juga

• Jūminhyō: Penjelasan catatan kependudukan di Jepang
• Cara meminta salinan koseki dan juminhyo
• Keterkaitan My Number, koseki, dan juminhyo
• Kasus-kasus khusus warga asing dalam koseki
• Pernikahan dengan warga negara Jepang
• Pendaftaran kelahiran dan aturan 14 hari

References

Footnotes

1. 法務省 (Ministry of Justice). 「戸籍のＡＢＣ（Ｑ１～Ｑ５）」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji04_00031.html ↩ ↩²

2. 日本法令外国語訳データベースシステム (Japanese Law Translation Database System, Ministry of Justice). 戸籍法 (Family Register Act, Act No. 224 of 1947), consolidated Japanese text. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/download/2161/04/s22Aa002240205ja5.0_h19A35.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰

3. e-Gov 法令検索 (e-Gov Law Search, Ministry of Internal Affairs and Communications). 戸籍法 (Family Register Act, Act No. 224 of 1947). https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000224 ↩

4. 名古屋市 (Nagoya City). 「平成24年7月9日から外国人の方の住民基本台帳制度が始まりました」. https://www.city.nagoya.jp/kurashi/todokede/1007833/1007840/1007841.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. 中野区 (Nakano City, Tokyo). 「戸籍謄本と戸籍抄本の違いはなんですか？」. https://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/faq/koseki/koseki04.html ↩ ↩²

6. 法務局 (Legal Affairs Bureau, Ministry of Justice). 「法定相続情報証明制度」について. https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/page7_000013.html ↩ ↩²

7. 裁判所 (Courts of Japan). 「名の変更許可」. https://www.courts.go.jp/saiban/syurui/syurui_kazi/kazi_06_20/index.html ↩

8. 愛知県 (Aichi Prefecture). 「窓口申請に必要な書類 - 旅券（パスポート）のご案内」. https://www.pref.aichi.jp/site/passport/madoguchisyorui.html ↩ ↩²

9. 厚生労働省高知労働局 (MHLW Kochi Labour Bureau). 公正な採用選考について. https://jsite.mhlw.go.jp/kochi-roudoukyoku/riyousha_mokuteki_menu/jigyounushi/jigyou02.html ↩ ↩²

10. 法務省 (Ministry of Justice). 「国際結婚、海外での出生等に関する戸籍Ｑ＆Ａ」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji15.html ↩ ↩² ↩³

11. 氏名変更相談センター (Name Change Consultation Center). 「国際結婚後の戸籍謄本を見本で解説｜外国人の氏名はカタカナ表記？」. https://osaka-everest.com/koseki-kokusaikon/ ↩

12. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格「日本人の配偶者等」（外国人（申請人）の方が日本人の配偶者（夫又は妻）である場合）」. https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/spouseorchildofjapanese01.html ↩ ↩²

13. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS, Local Public Entity Information System Organization). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：本籍地の戸籍証明書取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-06.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

14. 法務省 (Ministry of Justice). 「戸籍法の一部を改正する法律について（令和６年３月１日施行）」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji04_00082.html ↩ ↩² ↩³