Diriset dan diperiksa faktanya melalui proses editorial J-Compass; tim editorial kami meninjau sumber dan akurasi sebelum diterbitkan. Lihat metodologi kami →
Terjemahan ini disediakan sebagai referensi untuk kemudahan Anda. Versi bahasa Inggris adalah versi yang berlaku. Baca versi asli bahasa Inggris →
Jūminhyō: Penjelasan catatan kependudukan di Jepang
Jūminhyō (住民票) adalah catatan kependudukan individu yang disimpan oleh kantor pemerintah kota dan distrik di Jepang untuk setiap penduduk yang terdaftar secara sah, baik warga negara Jepang maupun penduduk asing yang memenuhi syarat. Pemilik sewa hunian, pihak perbankan, dan pemberi kerja secara rutin meminta salinan dokumen ini, sehingga mengetahui versi mana yang harus diminta serta bagaimana rincian kolomnya berbeda bagi penduduk asing dapat menghindarkan Anda dari perjalanan dan pembayaran biaya permohonan dua kali.
Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Pastikan untuk mengonfirmasi rincian terkini di Kementerian Urusan Internal dan Komunikasi (MIC) atau kantor pemerintah kota/distrik setempat Anda.
Gambaran umum
Jūminhyō dikelola di dalam Buku Register Penduduk Dasar pemerintah daerah (住民基本台帳), yaitu buku induk utama seluruh penduduk yang berdomisili secara sah di wilayah yurisdiksi tersebut.1 Undang-Undang Buku Register Penduduk Dasar (住民基本台帳法, UU No. 81 Tahun 1967) menetapkan tujuannya untuk memelihara catatan alamat penduduk yang akurat sebagai fondasi pendaftaran penduduk, daftar pemilih pemilu, dan berbagai layanan administratif kependudukan lainnya.1
Kantor pemerintah kota, distrik, kota kecil, atau desa (shiyakusho/kuyakusho) mengadministrasikan buku register ini. Setiap pemerintah daerah memelihara Buku Register Penduduk Dasar miliknya sendiri untuk orang-orang yang bermukim di wilayahnya, serta menerbitkan salinan resminya berdasarkan permohonan.1
Sejak 9 Juli 2012, buku register yang sama mencakup warga negara Jepang dan warga negara asing yang memenuhi syarat dalam satu landasan hukum yang setara.23
| Istilah | Cara baca | Makna |
|---|---|---|
| 住民基本台帳 | Jūmin Kihon Daichō | Buku Register Penduduk Dasar, buku register induk pemerintah daerah untuk penduduk terdaftar1 |
| 住民票 | Jūminhyō | Catatan data kependudukan individu di dalam buku register1 |
| 住民票の写し | Jūminhyō-no-utsushi | Salinan resmi kutipan catatan jūminhyō yang diterbitkan untuk pemohon1 |
Reformasi 2012: Dari pendaftaran orang asing menuju sistem terpadu
Terhitung mulai 9 Juli 2012, penduduk berkewarganegaraan asing dimasukkan ke dalam sistem Buku Register Penduduk Dasar dan mulai memperoleh jūminhyō dengan dasar yang sama persis seperti warga negara Jepang, menyusul diundangkannya undang-undang tiga tahun sebelumnya pada tahun 2009.23 Tanggal tersebut juga menandai dimulainya "sistem manajemen kependudukan baru" di Jepang: Kementerian Kehakiman mengambil alih pemantauan terpadu dan berkesinambungan atas penduduk asing jangka menengah hingga panjang, menggantikan sistem lama yang terpecah antara Undang-Undang Keimigrasian dan Undang-Undang Pendaftaran Orang Asing (外国人登録法, Gaikokujin Tōroku Hō) yang resmi dihapus pada hari itu.3
Residence card (在留カード, zairyū kādo) menggantikan Sertifikat Pendaftaran Orang Asing (Alien Registration Card) lama sebagai kartu tanda pengenal wajib yang harus selalu dibawa oleh penduduk jangka menengah hingga panjang. Penduduk tetap khusus (special permanent resident) memperoleh Sertifikat Penduduk Tetap Khusus (特別永住者証明書, Tokubetsu Eijūsha Shōmeisho).34
Reformasi ini mencakup penduduk jangka menengah hingga panjang (pemegang status izin tinggal selain Pengunjung Sementara/Temporary Visitor, Diplomat, atau Dinas Resmi, dengan masa tinggal di atas tiga bulan) dan penduduk tetap khusus. Pengunjung jangka pendek, pemegang status diplomat/dinas, serta siapa pun yang tidak memiliki izin tinggal yang sah tetap berada di luar sistem pencatatan ini.32
Warga negara asing yang tinggal dalam satu rumah tangga bersama warga negara Jepang kini dicatatkan di dalam satu lembar jūminhyō bersama alih-alih dokumen terpisah, yang merupakan konsekuensi langsung dari penggabungan penduduk asing ke dalam register yang sama.5
Perubahan ini menggantikan dua jalur pencatatan terpisah menjadi satu sistem tunggal:
Mengapa pemisahan pra-2012 pernah terjadi
Sebelum 9 Juli 2012, warga negara Jepang diatur murni di bawah Undang-Undang Buku Register Penduduk Dasar, sedangkan warga negara asing dipantau secara terpisah di bawah Undang-Undang Pendaftaran Orang Asing melalui buku induk pendaftaran orang asing (外国人登録原票, Gaikokujin Tōroku Genpyō) yang disimpan pemerintah daerah namun dilaporkan ke otoritas imigrasi, suatu alur dokumen yang secara struktural terpisah dari sistem jūminhyō.3
Hal ini membuat keberadaan penduduk asing dikelola secara independen oleh otoritas imigrasi dan pemerintah daerah, alih-alih melalui satu register terpadu yang selalu diperbarui seperti halnya warga Jepang. Tujuan resmi reformasi 2012 adalah memungkinkan Kementerian Kehakiman memantau penduduk jangka menengah hingga panjang secara terpadu dan berkelanjutan.3
Setelah undang-undang lama dicabut, lembar sertifikat buku induk pendaftaran orang asing tidak dapat lagi diterbitkan. Jūminhyō, atau untuk permohonan data historis masa lalu melalui pengajuan keterbukaan informasi ke Badan Layanan Imigrasi, menjadi penggantinya.3
Apa saja yang dicatat dalam jūminhyō
Pasal 7 Undang-Undang Buku Register Penduduk Dasar merinci butir data yang dicatat dalam setiap jūminhyō: nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, penetapan kepala keluarga (atau nama kepala keluarga dan hubungan kekeluargaan pemohon dengan kepala keluarga), rujukan ke catatan koseki keluarga (khusus warga Jepang), alamat tempat tinggal saat ini dan tanggal mulai menetap, alamat sebelumnya jika pernah pindah, nomor My Number (個人番号, kojin bangō), status pendaftaran hak pilih pemilu, rincian keikutsertaan asuransi kesehatan dan pensiun jika relevan, status penerimaan tunjangan anak jika relevan, serta kode jūminhyō (住民票コード, jūminhyō kōdo) tersendiri.1
Kode jūminhyō dan My Number adalah dua nomor identifikasi berbeda yang melayani sistem berlainan. Keduanya dapat tercantum pada selembar jūminhyō, namun fungsinya tidak dapat saling dipertukarkan.1
Salinan satu kartu keluarga penuh (setai zen'in) mencantumkan setiap anggota dalam rumah tangga yang sama beserta hubungan kekeluargaan masing-masing dengan kepala keluarga (世帯構成, setai kōsei, "komposisi rumah tangga"). Salinan individu (setai ichibu) hanya memuat data pemohon seorang, atau jika diminta, hubungan satu orang tersebut dengan kepala keluarga.6
Kolom khusus untuk warga negara asing
Jūminhyō untuk penduduk asing memuat kolom tambahan yang tidak dimiliki oleh warga negara Jepang: kewarganegaraan atau wilayah, serta tanggal resmi menjadi penduduk asing terdaftar, di samping butir-butir standar Pasal 7.4
Bagi penduduk jangka menengah hingga panjang, kolom tambahannya mencakup status izin tinggal (status of residence), masa berlaku tinggal, tanggal kedaluwarsa masa tinggal, dan nomor residence card (zairyu card).4 Bagi penduduk tetap khusus, catatannya mencantumkan status penduduk tetap khusus serta nomor Sertifikat Penduduk Tetap Khusus, karena penduduk tetap khusus tidak berada di bawah rezim status izin tinggal biasa.4
Pemegang izin perlindungan sementara, izin tinggal sementara, atau status izin transit memiliki set kolom datanya sendiri yang disesuaikan dengan dasar otorisasi kategori izin tersebut.4
Jūminhyō mencatatkan status izin tinggal dan periode tinggal bagi penduduk asing yang memenuhi syarat, namun penentuan dan perpanjangan status izin tinggal merupakan topik keimigrasian terpisah. Catatan ini semata mencerminkan status resmi yang Anda pegang.
Jūminhyō-no-utsushi: Salinan resmi yang Anda ajukan
Jūminhyō itu sendiri merupakan data induk register yang tersimpan di sistem kantor pemerintah daerah. Dokumen yang sebenarnya diminta dan diterima oleh penduduk saat mengajukan permohonan adalah jūminhyō-no-utsushi (住民票の写し), yaitu salinan resmi yang disahkan dari data register tersebut.1
Setiap penduduk berhak meminta salinan jūminhyō miliknya sendiri, atau milik anggota dalam satu rumah tangganya, dari wali kota atau kepala distrik tempat buku register tersebut berada. Permohonan oleh pihak lain di luar satu rumah tangga memerlukan alasan sah yang dapat dipertanggungjawabkan menurut hukum.1 Artikel ini membahas pengajuan secara ringkas; panduan langkah demi langkah yang menyeluruh di setiap kanal permohonan dibahas dalam artikel tersendiri.
Secara baku (default), pemerintah kota dapat menghilangkan butir data daftar pemilu, asuransi kesehatan, asuransi perawatan lansia, dan pensiun dari salinan yang diterbitkan, kecuali jika pemohon secara spesifik meminta butir-butir tersebut dicantumkan. Pengecualian bawaan ini merupakan ketentuan undang-undang, yang berbeda dari sertifikat butir data di bawah ini.1
Dokumen yang berkaitan namun berbeda format adalah jūminhyō kisai jikō shōmeisho (住民票記載事項証明書), yaitu "sertifikat keterangan butir data catatan kependudukan" yang disediakan oleh berbagai pemerintah daerah sebagai alternatif yang lebih ringkas dibanding salinan penuh. Dokumen ini hanya mengesahkan butir data tertentu yang dipilih pemohon, dengan nama dan alamat sebagai satu-satunya kolom wajib.67
Tarif untuk selembar salinan standar jūminhyō-no-utsushi ditetapkan berdasarkan peraturan daerah (perda) masing-masing pemerintah kota/distrik, bukan undang-undang nasional, sehingga besaran biayanya bervariasi di tiap daerah (per Juli 2026; pastikan angka terkini di kantor pemerintah kota atau distrik Anda). Tabel di bawah menunjukkan contoh biaya salinan standar di empat pemerintah daerah yang diperiksa untuk artikel ini.
| Pemerintah daerah | Biaya di loket | Biaya via pos | Biaya kios konbini | Per tanggal | Sumber |
|---|---|---|---|---|---|
| Distrik Shibuya (Tokyo) | ¥300 | ¥200 | ¥10 | 2026-07 | 8 |
| Kota Yokohama | ¥300 | n/a | ¥250 (terminal multifungsi kota) | 2026-07 | 9 |
| Kota Mitaka (Tokyo) | ¥300 | ¥400 | ¥200 | 2026-07 | 10 |
| Distrik Koto (Tokyo) | ¥300 | n/a | ¥200 | 2026-07 | 6 |
Jangan menyamaratakan biaya satu pemerintah daerah sebagai tarif seragam nasional; setiap daerah menetapkan tarifnya secara independen.
Jūminhyō parsial: Memilih komponen data yang dicantumkan
Di luar pengecualian bawaan undang-undang di atas, jūminhyō kisai jikō shōmeisho memungkinkan pemohon memilih secara persis butir opsional mana saja yang ingin dicantumkan: hubungan dengan kepala keluarga, domisili asal terdaftar (honseki), kolom kewarganegaraan atau status tinggal bagi warga asing, serta nomor My Number, di samping nama dan alamat yang wajib ada.67
Kota Kodaira mengenakan biaya ¥250 untuk satu lembar jūminhyō kisai jikō shōmeisho (per Juli 2026), dibandingkan dengan ¥300 untuk salinan penuh jūminhyō-no-utsushi di pemerintah daerah tersebut. Biaya sertifikat butir data ditetapkan secara mandiri, sama seperti salinan penuh.7
Versi mana yang sebenarnya dibutuhkan oleh pihak penerima berkas—baik itu bank, perusahaan tempat kerja, atau instansi pemerintah—menentukan kolom data apa saja yang wajib dicantumkan. Sertifikat yang tidak memuat butir data yang diwajibkan instansi penerima, misalnya salinan lengkap tanpa My Number padahal pihak bank secara khusus mewajibkannya, tidak dapat ditambahkan belakangan begitu saja; pemohon biasanya harus mengajukan permohonan baru dari awal.67
Pencantuman nomor My Number memiliki pembatasan ketat tambahan di pemerintah daerah yang diperiksa: salinan yang memuat My Number hanya boleh diterbitkan langsung di loket kepada penduduk yang bersangkutan atau anggota yang berada dalam satu kartu keluarga dengan menunjukkan kartu identitas resmi, tidak boleh diserahkan langsung kepada pihak kuasa perwakilan, serta tidak dapat dicetak melalui mesin kios konbini meskipun daerah tersebut menyediakan pencetakan salinan standar di konbini (per Juli 2026).1112 Jika perwakilan kuasa mengajukan salinan yang memuat My Number, pemerintah daerah akan mengirimkan dokumen tersebut melalui pos langsung ke alamat terdaftar penduduk yang bersangkutan.1112
Aturan penanganan kuasa dan My Number ini diperiksa pada dua distrik di Tokyo (Koto, Nerima) dengan aturan yang serupa. Hal ini mencerminkan praktik administrasi umum daerah alih-alih kasus tunggal, namun belum dikonfirmasi melalui surat edaran nasional tersendiri, sehingga perlakukan hal ini sebagai ketentuan bersumber pemda setempat.
Penggunaan umum jūminhyō
Survei kelompok kerja Kementerian Urusan Internal dan Komunikasi pada Mei 2025 menginventarisasi lembaga pemerintah dan sektor swasta mana saja yang meminta salinan jūminhyō-no-utsushi serta data apa yang mereka periksa (per Mei 2025; konfirmasikan rincian terkini dengan Kementerian Urusan Internal dan Komunikasi).13
- Klaim pensiun (Japan Pension Service atau asosiasi bantuan bersama): diwajibkan untuk klaim Pensiun Karyawan (Kosei Nenkin) dan prosedur terkait, meskipun biasanya tidak lagi diperlukan apabila data My Number pemohon sudah terhubung dengan data pensiun.13
- Pelaporan pajak (kantor pajak atau Badan Pajak Nasional): digunakan untuk pelaporan SPT tahunan secara tatap muka langsung; pelaporan daring melalui e-Tax dapat meniadakan kebutuhan salinan ini.13
- Pendaftaran properti tanah/bangunan (Biro Urusan Hukum): digunakan untuk balik nama dan pendaftaran hak atas properti; pengajuan daring menggunakan sertifikat tanda tangan elektronik My Number Card dapat meniadakan kebutuhan salinan fisik.13
- Pendaftaran kendaraan bermotor (biro transportasi wilayah): digunakan untuk registrasi kepemilikan mobil; pengajuan daring dengan tanda tangan elektronik My Number Card dapat meniadakan kebutuhan dokumen fisik.13
- Prosedur surat izin mengemudi (SIM) (kepolisian prefektur): digunakan ketika terjadi pembaruan data alamat terdaftar pada SIM.13
- Perekrutan kerja dan penggajian: persetujuan tunjangan transportasi dan perumahan, tunjangan keluarga tanggungan atau pasangan, pendaftaran asuransi sosial, serta pemotongan pajak penghasilan biasanya memeriksa nama, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, dan hubungan kekeluargaan untuk urusan tanggungan.13
- Perbankan: pengajuan pinjaman KPR (diperiksa bersama dengan My Number, hubungan dengan kepala keluarga, komposisi rumah tangga, dan status izin tinggal jika relevan) serta pembukaan rekening bank standar (diperiksa bersama My Number).13
- Rekening sekuritas/investasi: pembukaan akun pialang saham, diperiksa bersama dengan My Number.13
- Asuransi: penutupan polis dan klaim santunan seperti manfaat kematian dan pencairan anuitas, diperiksa bersama My Number.13
- Kontrak sewa rumah: perjanjian sewa hunian, diperiksa bersama status hubungan dengan kepala keluarga dan, jika menyewa bersama keluarga, data masing-masing anggota keluarga.13
Pelaporan pajak via e-Tax, atau pendaftaran properti dan kendaraan yang diajukan secara daring menggunakan sertifikat tanda tangan elektronik pada My Number Card, dapat menghindarkan Anda dari keharusan mengurus dan membayar salinan fisik jūminhyō-no-utsushi.13
Hal yang perlu diketahui
Jūminhyō bukan pengganti residence card (kartu izin tinggal)
Penduduk asing berusia 16 tahun ke atas dengan status izin tinggal jangka menengah hingga panjang wajib selalu membawa residence card (zairyu card) mereka setiap saat. Ini merupakan kewajiban hukum terpisah dari fungsi apa pun yang dijalankan oleh jūminhyō.14
Kelalaian membawa kartu izin tinggal dapat dikenai denda hingga ¥200.000. Menolak memperlihatkan kartu saat diminta oleh petugas imigrasi atau petugas kepolisian dapat dijatuhi hukuman penjara hingga satu tahun atau denda hingga ¥200.000.14
Penduduk tetap khusus tidak dikenai kewajiban membawa kartu ini setiap saat, meskipun mereka juga terdaftar dalam Buku Register Penduduk Dasar dan memegang jūminhyō.14
Kedua dokumen memiliki tujuan hukum yang berbeda. Jūminhyō adalah catatan resmi pemerintah kota mengenai data alamat dan rumah tangga; residence card adalah dokumen pemenuhan kewajiban identitas berdasarkan Undang-Undang Pengawasan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi. Memiliki lembar jūminhyō sama sekali tidak menggugurkan kewajiban Anda untuk selalu membawa kartu izin tinggal.141
Pastikan format dokumen yang diminta sebelum melakukan pembayaran
Salinan lengkap jūminhyō-no-utsushi, sertifikat butir data tertentu (jūminhyō kisai jikō shōmeisho), dan salinan yang memuat My Number tidak dapat saling menggantikan untuk satu tujuan instansi tertentu. Pemohon membayar biaya per lembar salinan yang diterbitkan, sehingga meminta format yang keliru berarti Anda harus membayar ulang untuk penerbitan salinan yang baru dengan spesifikasi yang benar.67
Pihak perwakilan kuasa tidak dapat mengambil salinan yang memuat My Number secara langsung di loket; pemerintah daerah hanya akan mengirimkannya via pos ke alamat terdaftar pemohon (per Juli 2026; pastikan ketentuan terkini di kantor pemerintah kota/distrik Anda). Pemohon yang mengutus perwakilan ke loket dengan harapan membawa pulang dokumen ber-My Number pada hari itu juga akan ditolak dan harus menunggu pengiriman surat pos.1112
Layanan pencetakan di toserba (konbini) tidak tersedia di semua daerah
Per 15 April 2025, sebanyak 1.378 dari 1.741 pemerintah kota/daerah di Jepang, atau sekitar 79,1 persen dari jumlah pemda, telah terhubung dengan layanan penerbitan di toserba (konbini), termasuk daerah yang dijadwalkan bergabung tak lama setelah tanggal tersebut. Populasi gabungan dari daerah yang berpartisipasi ini mencakup 97,8 persen dari total populasi Jepang (per 15 April 2025).13
Daerah yang belum berpartisipasi sebagian besar terkonsentrasi di wilayah pemerintah daerah berskala kecil. Dari 363 daerah yang belum menyediakan layanan ini, mayoritas adalah kota kecil dan desa, dan wilayah dengan populasi di bawah 5.000 jiwa menjadi yang paling sedikit berpartisipasi, dengan sekitar dua pertiganya belum terhubung (per 15 April 2025). Alasan yang dikemukakan mencakup efektivitas biaya yang belum jelas, biaya operasional pemeliharaan sistem pasca-periode subsidi awal, serta perkiraan tingkat penggunaan yang rendah pada populasi kecil.13
Lihat juga
- Koseki: Penjelasan kartu keluarga Jepang
- Cara mengajukan permohonan salinan koseki dan juminhyo
- Keterkaitan My Number, koseki, dan juminhyo
- Pencatatan warga asing pada koseki dalam situasi khusus
- Pendaftaran kelahiran dan aturan batas waktu 14 hari
- Tunjangan anak (Jidō Teate)