Pencatatan kelahiran dan aturan 14 hari

Pencatatan kelahiran di Jepang berarti menyerahkan shussei todoke (出生届), yaitu laporan kelahiran resmi menurut hukum, dalam kurun waktu 14 hari sejak kelahiran anak berdasarkan Undang-Undang Pendaftaran Keluarga (Family Register Act).¹ Melewatkan batas waktu tersebut tidak serta-merta menggugurkan pendaftaran, namun dapat memicu sanksi denda administratif dan menghambat prosedur-prosedur penting lainnya yang bergantung pada kelengkapan berkas pencatatan kelahiran ini.

Konfirmasikan rincian terkini dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan rincian terkini pada halaman informasi kartu keluarga (koseki) Kementerian Kehakiman Jepang atau kantor balai kota / kantor distrik setempat.

Gambaran umum

Shussei todoke adalah titik awal dari pencatatan resmi seorang anak di Jepang, tanpa memandang apa kewarganegaraan anak tersebut nantinya. Shussei todoke yang telah diterima secara sah menjadi pemicu pencatatan kartu keluarga (koseki) bagi anak dengan orang tua warga negara Jepang, pembuatan catatan kependudukan (jūminhyō) yang diterima oleh setiap anak, serta, bagi anak yang kedua orang tuanya warga negara asing, memicu dimulainya hitungan waktu pengurusan status izin tinggal imigrasi bagi sang anak.

Prosedur dasarnya berlaku sama di seluruh wilayah Jepang. Batas waktu 14 hari, dokumen yang disyaratkan, serta langkah penyerahan berkas di kantor pemerintah distrik tidak berbeda antar-prefektur; hanya fasilitas tambahan opsional, khususnya pengajuan secara daring, yang berbeda menurut masing-masing pemerintah daerah.

Beberapa istilah bahasa Jepang akan berulang kali muncul dalam artikel ini. Tabel di bawah merangkum artinya saat pertama kali diperkenalkan.

Istilah	Pembacaan	Arti
出生届	shussei todoke	Formulir laporan kelahiran itu sendiri
出生証明書	shussei shōmeisho	Surat keterangan lahir, secara fisik merupakan belahan sisi lain dari formulir yang sama
母子健康手帳	boshi kenkō techō	Buku kesehatan ibu dan anak
戸籍	koseki	Kartu keluarga catatan sipil Jepang (hanya untuk warga negara Jepang)
住民票 / 住民基本台帳	jūminhyō / jūmin kihon daichō	Catatan kependudukan / Buku Pendaftaran Penduduk Dasar

Apa itu shussei todoke?

Shussei todoke adalah selembar formulir kertas tunggal yang terbagi menjadi dua bagian. Orang tua, atau pihak pelapor lain yang memenuhi syarat, mengisi dan menandatangani bagian sebelah kiri.¹²

Bagian sebelah kanan adalah shussei shōmeisho, yaitu surat keterangan kelahiran medis. Dokter yang menangani persalinan, bidan, atau tenaga medis berwenang lainnya mengisi dan menandatangani bagian kanan ini sesuai dengan format yang telah ditetapkan oleh peraturan menteri.¹²

Karena kedua bagian tersebut secara fisik berada dalam satu lembar dokumen, orang tua tidak dapat menyerahkan shussei todoke sebelum dokter atau bidan yang membantu kelahiran menyelesaikan pengisian bagian kanan mereka. Pihak rumah sakit atau klinik bersalin di Jepang umumnya menyelesaikan bagian ini sebelum ibu dan bayi diperbolehkan pulang.²

Siapa yang wajib melapor dan kapan

Pihak pelapor (届出人, todokedenin) pada umumnya adalah sang ayah atau ibu. Jika kedua orang tua tidak terikat perkawinan yang sah menurut hukum, maka sang ibulah yang menjadi pihak pelapor.³

Apabila kedua orang tua berhalangan untuk melapor, orang yang tinggal dalam satu rumah tangga yang sama, atau dokter/bidan yang membantu persalinan, dapat bertindak sebagai pelapor pengganti.³

Laporan wajib diserahkan dalam waktu 14 hari sejak kelahiran apabila anak lahir di Jepang, atau dalam waktu 3 bulan apabila anak lahir di luar negeri.¹ Periode 14 hari dihitung mulai dari hari kelahiran anak itu sendiri berdasarkan Pasal 43 Undang-Undang Pendaftaran Keluarga, bukan dihitung dari hari berikutnya sebagaimana patokan umum dalam KUH Perdata Jepang.¹

Penghitungan 14 hari dimulai sejak hari kelahiran

Pasal 43 Undang-Undang Pendaftaran Keluarga memperlakukan hari kelahiran sebagai hari pertama dari jendela waktu 14 hari, bukan hari setelahnya. Orang tua yang menghitung "14 hari setelah tanggal lahir" alih-alih "14 hari termasuk hari kelahiran" berisiko terlambat satu hari.¹

Apabila hari ke-14 jatuh pada akhir pekan atau hari libur nasional, beberapa pemerintah daerah memperpanjang batas pemeriksaan efektif ke hari kerja berikutnya, meskipun loket penerimaan malam hari atau hari libur umumnya tetap melayani penerimaan fisik berkas pada hari batas waktu tersebut.²⁴

Dokumen yang diperlukan

Item	Biaya	Per	Catatan
Penyerahan shussei todoke itu sendiri	¥0 (gratis)	2026-075	Penyerahan standar tatap muka atau formulir kertas
届書記載事項証明書 (salinan resmi isi dokumen pelaporan)	¥350 per lembar	2026-076	Layanan terpisah opsional; tidak diperlukan hanya untuk melapor
Pengajuan daring via MynaPortal	¥0 (tanpa biaya tambahan)	2024-08-307	Hanya tersedia jika memenuhi syarat kelayakan tertentu

Angka-angka di atas berlaku per Juli 2026; konfirmasikan tarif resmi ke kantor distrik setempat. Penyerahan shussei todoke itu sendiri tidak dipungut biaya apa pun di seluruh Jepang.

Dari rumah sakit atau bidan

Shussei shōmeisho bukanlah lembar dokumen yang terpisah dari shussei todoke. Ini adalah kolom bagian sebelah kanan dari formulir fisik yang sama, yang diisi oleh dokter, bidan, atau petugas medis pembantu sesuai dengan tata cara yang diatur peraturan menteri.¹²

Kantor pemerintah distrik akan menyimpan dokumen formulir asli yang diserahkan dan tidak mengembalikannya kepada keluarga. Sejumlah halaman panduan kantor distrik secara tegas menginstruksikan orang tua untuk membuat fotokopi atau memindai dokumen tersebut sebelum diserahkan ke loket.⁵

Dari orang tua

Orang tua wajib membawa buku kesehatan ibu dan anak (母子健康手帳, boshi kenkō techō) pada saat menyerahkan laporan, atau, jika buku tersebut belum tersedia, surat/stiker bukti persalinan sebagai penggantinya.³⁵

Untuk orang tua warga negara asing

Dokumen	Diperlukan dari	Catatan
Formulir gabungan shussei todoke / shussei shōmeisho	Semua orang tua	Bagian dokter atau bidan harus sudah diisi lengkap
Buku kesehatan ibu dan anak (boshi techō)	Semua orang tua	Atau lembar bukti persalinan jika buku belum tersedia
Kartu izin tinggal (zairyu card), kartu special permanent resident, atau paspor	Orang tua warga negara asing	Untuk membuktikan identitas dan status kependudukan orang tua
Dokumen bukti pernikahan	Jika relevan	Diperlukan apabila kedua orang tua telah menikah sah

Tabel di atas merangkum daftar periksa dokumen yang telah terkonfirmasi bagi orang tua warga negara asing.⁸

Nama anak harus ditulis dalam huruf katakana, dengan penulisan huruf alfabet (Romaji) yang dicantumkan di sampingnya, apabila kedua orang tua bukan warga negara Jepang. Orang tua yang aksara aslinya menggunakan karakter kanji/hanzi (seperti Tiongkok) atau hanja (Korea) dapat mendaftarkan nama anak menggunakan karakter kanji yang diizinkan penggunaannya di Jepang jika menginginkannya.⁸

Karakter aksara nama anak dibatasi untuk semua orang

Karakter yang dapat digunakan untuk nama anak di Jepang—karena nama dicatatkan pada kolom aksara Jepang di formulir—dibatasi hanya pada jōyō kanji, daftar tambahan jinmeiyō kanji, serta huruf hiragana atau katakana. Karakter kanji di luar daftar resmi dapat ditolak di loket, tanpa memandang kewarganegaraan orang tuanya.⁹

Seorang anak yang lahir di Jepang tanpa ada orang tua berkewarganegaraan Jepang diizinkan untuk tinggal di Jepang tanpa status izin tinggal tersendiri hingga paling lama 60 hari sejak kelahiran. Jika berencana tinggal melebihi 60 hari, orang tua wajib mengajukan permohonan perolehan status izin tinggal ke imigrasi dalam waktu 30 hari sejak lahir.¹⁰ Langkah-langkah permohonan visa dan konsekuensi jika melewati jendela waktu tersebut dibahas secara terpisah di luar cakupan artikel ini.

Prosedur penyerahan berkas

Diagram di bawah ini menunjukkan dua jalur penyerahan berkas dan titik pertemuannya.

Secara langsung di kantor distrik

Orang tua dapat menyerahkan shussei todoke di kantor distrik atau balai kota yang membawahi domisili asal terdaftar orang tua (本籍地, honsekichi, terutama relevan jika salah satu orang tua adalah WN Jepang), tempat tinggal/domisili pelapor saat ini, atau tempat terjadinya kelahiran anak.³²

Di luar jam kerja operasional reguler, kantor pemerintah daerah biasanya menerima berkas melalui loket malam hari atau hari libur (yakan/kyūjitsu madoguchi). Loket ini hanya bertugas menerima fisik dokumen; petugas administrasi baru akan memeriksa kelengkapan isi dan lampirannya pada hari kerja berikutnya, dan mungkin akan meminta pihak keluarga datang kembali apabila terdapat kekurangan, seperti stempel pengesahan pada buku boshi techō.¹¹⁵

Daring melalui MynaPortal

Sejak 30 Agustus 2024, portal layanan publik daring nasional dari Badan Digital Jepang, MynaPortal, menyediakan fitur penyerahan digital untuk shussei todoke. Pelapor dapat menyerahkan pemberitahuan kelahiran disertai unggahan foto pindaian ponsel dari belahan surat keterangan lahir yang telah diisi oleh dokter atau bidan, tanpa harus datang langsung ke kantor balai kota (per 30 Agustus 2024; konfirmasikan ketersediaan dan syarat terkini ke Badan Digital atau pemerintah daerah Anda).⁷

Pengajuan daring melalui MynaPortal mensyaratkan kewarganegaraan Jepang

Fasilitas penyerahan daring ini mewajibkan kedua orang tua berstatus warga negara Jepang, atau bagi anak yang lahir dari orang tua yang tidak terikat perkawinan, sang ibu berstatus warga negara Jepang. Keluarga di mana salah satu atau kedua orang tuanya bukan warga negara Jepang tidak memenuhi syarat untuk fitur ini dan wajib menyerahkan formulir fisik kertas (per Juli 2026).⁷¹²⁴

Persyaratan tambahan lain juga berlaku selain faktor kewarganegaraan. Pelapor wajib memiliki My Number Card dengan sertifikat digital aktif; kelahiran harus terjadi di wilayah Jepang; pemerintah daerah tempat pengajuan harus merupakan domisili asal (honsekichi) orang tua dan daerah tersebut telah mengaktifkan sistem ini; nama anak harus menggunakan kanji yang didukung oleh sistem MynaPortal; dan hanya satu orang tua yang dapat dicatat sebagai pelapor secara online, sehingga pasangan yang ingin tercatat sebagai pelapor bersama harus menggunakan formulir kertas fisik (per Juli 2026).¹²⁴

Penerapan di tingkat daerah dilakukan secara bertahap dan tidak serentak di seluruh Jepang. Kota Hachioji mengaktifkan layanan ini sejak 1 November 2024, sedangkan Kota Yokohama mengaktifkannya mulai 1 Desember 2025 (per Juli 2026).¹²⁴ Ketersediaannya berbeda di tiap daerah; orang tua wajib memastikan langsung ke kantor distrik atau balai kota asal apakah sistem ini sudah didukung.

Panduan resmi Kota Yokohama mencatat bahwa pengajuan secara daring membutuhkan waktu pemeriksaan beberapa hari sebelum laporan resmi disetujui, dan menyarankan untuk melapor langsung secara tatap muka apabila keluarga membutuhkan bukti penerimaan akta secara mendesak (per Desember 2025).⁴

Waktu dan penyerahan lebih awal

Menyerahkan laporan jauh sebelum batas waktu 14 hari berakhir, dan tidak menunggu hingga hari-hari terakhir, akan mencegah efek penumpukan keterlambatan pada prosedur-prosedur lanjutan yang membutuhkan shussei todoke yang sudah disetujui.¹³¹⁴

Laporkan pada hari-hari pertama, jangan menunggu hingga hari ke-14

Melapor lebih awal memberikan waktu yang lebih leluasa untuk mengejar tenggat waktu lanjutan yang dijelaskan di bagian berikutnya, karena pendaftaran tunjangan anak, subsidi biaya medis, dan permohonan izin tinggal imigrasi biasanya mewajibkan bukti bahwa shussei todoke telah resmi diterima.¹³¹⁴

Prosedur dua sisi

Bagan alur di bawah ini membandingkan pelaporan di sisi Jepang dengan prosedur pelaporan terpisah ke negara asal yang juga harus dijalani oleh sebagian keluarga.

Pencatatan pihak Jepang saja vs. pelaporan ke negara asal

Menyerahkan shussei todoke di kantor distrik Jepang hanya memenuhi kewajiban administratif hukum di wilayah Jepang. Hal ini tidak otomatis mendaftarkan kelahiran anak ke negara asal orang tua warga negara asing, dan tidak dengan sendirinya memberikan atau mencatatkan kewarganegaraan asing.¹⁵

Bagi anak yang lahir di Jepang dengan salah satu orang tua warga negara Amerika Serikat, misalnya, proses terpisah di sisi AS adalah pembuatan Consular Report of Birth Abroad (CRBA), yang diajukan ke Kedutaan Besar AS atau konsulat menggunakan Formulir DS-2029. Berkas pendukung yang diwajibkan meliputi catatan kelahiran terbitan Jepang, bukti kewarganegaraan orang tua warga negara AS, akta nikah atau cerai jika relevan, serta tanda pengenal berfoto resmi; biaya pengajuan berlaku, dan CRBA dapat diajukan kapan saja sebelum anak berusia 18 tahun (per Juli 2026; pastikan biaya dan syarat terkini ke Kedutaan AS atau konsulat).¹⁵

Prosedur CRBA tersebut hanyalah salah satu contoh mekanisme dari satu negara. Perlu atau tidaknya laporan ke negara asal, batas waktu, berkas yang diminta, dan biayanya sepenuhnya diatur oleh undang-undang kewarganegaraan dan catatan sipil masing-masing negara asing, dan tidak boleh disamaratakan sebagai prosedur yang seragam.¹⁵

Pengaturan waktu dengan aturan 30 hari ISA

Bagi anak yang kedua orang tuanya warga negara asing, masa tenggang izin tinggal 60 hari dan batas waktu 30 hari untuk permohonan status izin tinggal (visa) keduanya dihitung sejak tanggal kelahiran anak, bukan dari tanggal penyerahan shussei todoke.¹⁰

Permohonan perolehan status izin tinggal yang diajukan ke Badan Pelayanan Imigrasi (ISA) mewajibkan lampiran surat keterangan penerimaan laporan kelahiran (出生届受理証明書, shussei todoke juri shōmeisho) sebagai salah satu dokumen pendukung, berdasarkan panduan kantor juru tulis administrasi (gyōseishoshi). Secara praktis, ini berarti shussei todoke harus sudah selesai diproses dan disetujui sebelum berkas imigrasi dapat diajukan. Keterlambatan pengurusan shussei todoke akan mempersempit sisa waktu keluarga dalam jendela 30 hari tersebut, meskipun secara yuridis kedua batas waktu itu berasal dari undang-undang yang berbeda.¹³

Permohonan ke ISA membutuhkan shussei todoke yang sudah disetujui

Anak dari orang tua yang keduanya warga negara asing membutuhkan surat keterangan penerimaan laporan kelahiran untuk melengkapi permohonan perolehan status izin tinggal. Terlambat menyerahkan shussei todoke tidak akan memundurkan tenggat waktu 30 hari ISA, melainkan hanya menyisakan waktu yang lebih sempit untuk mengumpulkan seluruh persyaratan imigrasi lainnya.¹³

Rincian lengkap mengenai tata cara permohonan status izin tinggal itu sendiri, termasuk formulir dan batas praktis masa tenggang 60 hari, dibahas dalam artikel tersendiri di luar panduan ini.

Lini masa dan konsekuensi

Sejumlah batas waktu berjalan secara paralel dari titik awal yang sama, yaitu tanggal kelahiran sang anak, dan bukan berjalan berurutan.

Tenggat waktu	Rentang waktu	Berlaku untuk	Sumber
Shussei todoke (kelahiran di Jepang)	14 hari sejak lahir	Seluruh kelahiran di Jepang	1
Shussei todoke (kelahiran di luar negeri)	3 bulan sejak lahir	Kelahiran di luar Jepang	1
Permohonan tunjangan anak (jidō teate)	15 hari sejak lahir	Keluarga berstatus penduduk, program nasional	14
Permohonan status izin tinggal (ISA)	30 hari sejak lahir	Anak tanpa orang tua berkewarganegaraan Jepang	10
Masa tenggang tinggal tanpa izin	60 hari sejak lahir	Anak tanpa orang tua berkewarganegaraan Jepang	10

Batas pengajuan tunjangan anak di atas mencerminkan skema program setelah reformasi terbaru (per Oktober 2024; konfirmasikan nominal dan ketentuan terkini ke Badan Urusan Anak dan Keluarga); batas waktu lainnya ditetapkan langsung oleh undang-undang sehingga tidak mengalami perubahan berkala setiap tahun.

Penjelasan jendela waktu 14 hari

Masa pelaporan 14 hari, atau 3 bulan untuk kelahiran di luar negeri, diatur dalam Pasal 49 Undang-Undang Pendaftaran Keluarga dan dihitung sejak tanggal kelahiran berdasarkan Pasal 43 undang-undang yang sama.¹

Hal yang terjadi jika Anda melewatkan tenggat waktu

Seseorang yang lalai menyerahkan laporan dalam batas waktu yang ditentukan tanpa alasan yang dapat dibenarkan terancam sanksi denda perdata (過料, karyō) hingga sebesar ¥50.000 berdasarkan Pasal 135 Undang-Undang Pendaftaran Keluarga.¹

Kantor distrik tetap akan menerima dan memproses shussei todoke yang diserahkan terlambat. Penetapan sanksi denda adalah kewenangan pengadilan yang terpisah, yang dirujuk oleh pemerintah daerah ke pengadilan ringkas (summary court), dan proses denda tersebut tidak menghalangi pencatatan akta kelahiran itu sendiri.¹

Melewatkan batas 14 hari dapat dikenakan sanksi denda

Penyerahan laporan kelahiran setelah melewati batas waktu tanpa alasan yang sah dapat dikenakan sanksi denda hingga ¥50.000 berdasarkan Pasal 135 Undang-Undang Pendaftaran Keluarga. Pendaftaran kelahiran tetap akan diproses, namun seberapa sering atau atas dasar kriteria apa berkas tersebut dirujuk ke pengadilan dalam praktiknya tidak dapat dipastikan dari dokumen sumber resmi artikel ini; perlakukan potensi denda ini sebagai risiko undang-undang yang nyata dan bukan sekadar formalitas tertulis.¹

Mengapa pelaporan tepat waktu sangat penting

Program tunjangan anak nasional di Jepang (児童手当, jidō teate) mewajibkan permohonan terpisah dalam batas waktu 15 hari sejak kelahiran anak, yang merupakan batas waktu berbeda dari jendela 14 hari shussei todoke. Keterlambatan mengajukan permohonan ini umumnya mengakibatkan hilangnya hak tunjangan untuk bulan-bulan yang telah terlewat (per Oktober 2024).¹⁴

Program subsidi biaya perawatan medis anak yang dikelola oleh pemerintah daerah juga memiliki batas waktu pengajuan tersendiri yang dihitung dari tanggal lahir; salah satu contoh pemerintah daerah mewajibkan pengajuan dalam kurun waktu 3 bulan sejak kelahiran agar subsidi dapat berlaku surut sejak hari pertama kelahiran (per Juli 2026, aturan daerah tertentu, bukan standar nasional).¹⁶ Skema program dan batas usia tanggungan berbeda di tiap daerah dan tidak diuraikan lebih lanjut di sini.

Karena permohonan tunjangan anak, subsidi pengobatan medis, dan pengajuan visa imigrasi anak asing memerlukan bukti bahwa shussei todoke telah resmi disetujui, menyelesaikannya seawal mungkin akan menghindarkan keluarga dari efek domino keterlambatan di berbagai instansi tersebut.¹³¹⁴¹⁶

Hal yang menyusul setelah pencatatan kelahiran

Pencatatan pada koseki

Sistem kartu keluarga (koseki) mencatat dan mengesahkan status perdata seseorang, termasuk kelahiran, pernikahan, dan kematian, bagi warga negara Jepang. Pelaporan kelahiran tercantum sebagai prosedur standar terkait koseki yang dilayani di loket pemerintah daerah di bawah pengawasan Biro Urusan Hukum (Legal Affairs Bureau).¹⁷

Jika salah satu orang tua adalah warga negara Jepang, shussei todoke yang telah disetujui akan memasukkan anak ke dalam lembar koseki orang tua tersebut. Tata cara mendalam mengenai struktur pencatatan ini dibahas dalam artikel Koseki: Penjelasan Kartu Keluarga Jepang.¹⁷

Pencatatan pada juminhyo

Sejak berlakunya amandemen Undang-Undang Buku Pendaftaran Penduduk Dasar pada 9 Juli 2012, penduduk warga negara asing—termasuk pemegang kartu izin tinggal jangka menengah-panjang dan Special Permanent Resident—tercatat dalam sistem catatan kependudukan (jūminhyō) yang sama dengan warga negara Jepang. Sistem ini menggantikan kerangka lama Undang-Undang Pendaftaran Orang Asing yang sebelumnya terpisah.¹⁸

Shussei todoke yang diterima secara sah akan langsung menerbitkan entri catatan kependudukan bagi sang anak, baik anak tersebut memiliki catatan koseki maupun tidak. Mekanisme inilah yang membuat bayi baru lahir dari keluarga warga negara asing yang belum memegang visa tetap tercatat secara sah dalam sistem administrasi kependudukan daerah selama masa tenggang 60 hari di atas. Penjelasan teknis mengenai catatan ini diulas dalam artikel Jūminhyō: Penjelasan Catatan Kependudukan Jepang.¹⁸

Implikasi kewarganegaraan ganda

Anak yang lahir dari setidaknya satu orang tua berkewarganegaraan Jepang pada umumnya memperoleh kewarganegaraan Jepang sejak lahir. Jika anak tersebut juga memperoleh kewarganegaraan asing, misalnya dari orang tua lainnya atau melalui asas tempat kelahiran negara terkait, maka anak tersebut berstatus memiliki kewarganegaraan ganda.¹⁹

Berdasarkan Undang-Undang Kewarganegaraan hasil amandemen yang berlaku efektif sejak 1 April 2022—diselaraskan dengan penurunan usia kedewasaan perdata menjadi 18 tahun—seseorang yang memiliki kewarganegaraan ganda sebelum usia 18 tahun wajib memilih salah satu kewarganegaraan sebelum berusia 20 tahun. Seseorang yang memperoleh kewarganegaraan ganda pada atau setelah usia 18 tahun wajib menentukan pilihan dalam waktu dua tahun sejak peristiwa tersebut.¹⁹

Aturan peralihan khusus memberikan waktu hingga usia 22 tahun bagi individu yang sudah berusia 20 tahun atau lebih saat amandemen mulai berlaku. Batas usia 22 tahun tersebut merupakan aturan kakek-buyut (grandfather rule) satu kali bagi kelompok usia dewasa saat reformasi berlangsung, dan bukan aturan yang berlaku bagi anak yang lahir di bawah hukum saat ini.¹⁹

Artikel ini hanya mengulas pengantar singkat topik pemilihan kewarganegaraan. Tata cara lengkap, sumpah pelepasan kewarganegaraan, dan penegakan hukumnya dalam praktik berada di luar ruang lingkup artikel ini.

Hal yang perlu diketahui

Opsi digital MynaPortal mengecualikan sebagian besar keluarga warga negara asing

Fasilitas pengajuan shussei todoke secara digital lewat MynaPortal mewajibkan kedua orang tua berstatus WN Jepang, atau sang ibu berstatus WN Jepang untuk pasangan yang tidak menikah (per Juli 2026; pastikan kelayakan terkini ke Badan Digital atau pemerintah daerah setempat). Rumah tangga di mana salah satu atau kedua orang tuanya bukan warga negara Jepang wajib menyerahkan formulir fisik kertas secara langsung atau via pos, terlepas dari luasnya pemberitaan umum mengenai kemudahan "pelaporan digital 2024".⁷¹²⁴

Salinan resmi dokumen pemberitahuan dikenakan biaya tambahan, meskipun pendaftarannya gratis

Penyerahan shussei todoke tidak memungut biaya, namun dokumen 届書記載事項証明書 (surat keterangan rincian isi pemberitahuan), yang terkadang dibutuhkan untuk prosedur lain seperti pengurusan di kedutaan asing, dikenakan biaya resmi sebesar ¥350 per lembar di kantor distrik (per Juli 2026).⁵⁶

Perhitungan 14 hari dimulai pada hari kelahiran itu sendiri, bukan hari berikutnya

Pasal 43 Undang-Undang Pendaftaran Keluarga menetapkan hari kelahiran sebagai hari pertama, berbeda dengan asas umum hukum perdata yang mengabaikan hari pertama dalam hitungan periode. Menghitung keliru dari hari setelah kelahiran dapat menyebabkan keluarga terlambat satu hari dari batas resmi tanpa disadari.¹

Penerapan MynaPortal berbeda di setiap daerah dan membutuhkan waktu beberapa hari untuk diproses

Di daerah yang telah menyediakannya sekalipun, sistem MynaPortal diterapkan bertahap per wilayah dan tidak serentak nasional. Kota Hachioji memulainya sejak 1 November 2024, sedangkan Kota Yokohama baru menerapkannya mulai 1 Desember 2025 (per Juli 2026); banyak daerah lain yang belum mengaktifkannya. Selain itu, verifikasi daring memakan waktu beberapa hari kerja, sehingga tidak cocok untuk keluarga yang membutuhkan bukti akta secara cepat.¹²⁴

Kantor distrik menyimpan dokumen asli, sehingga buatlah salinan sebelum menyerahkannya

Kantor distrik akan menyimpan lembar asli shussei todoke beserta kolom surat keterangan dokter/bidan yang menempel padanya, dan tidak akan mengembalikannya. Orang tua yang kelak membutuhkan bukti dokumen yang telah diserahkan—misalnya untuk pelaporan catatan sipil ke kedutaan besar negara asal—wajib memotret atau memfotokopi dokumen tersebut sebelum menyerahkannya ke loket.⁵

Lihat juga

• Kartu Izin Tinggal Bayi Baru Lahir: Permohonan 30 Hari ke ISA
• Tunjangan Anak (Jidō Teate)
• Subsidi Biaya Pengobatan Medis Anak
• Batas Waktu Pemilihan Kewarganegaraan Ganda
• Koseki: Penjelasan Kartu Keluarga Jepang
• Jūminhyō: Penjelasan Catatan Kependudukan Jepang

References

Footnotes

1. 法務省 (Ministry of Justice) / 日本法令外国語訳データベースシステム (Japanese Law Translation). 「戸籍法」(Family Register Act), Articles 43, 49, 135, 137. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/ja/laws/view/2161/ja ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

2. 横浜市 (Yokohama City). 「出生届」. https://www.city.yokohama.lg.jp/kurashi/koseki-zei-hoken/todokede/koseki-juminhyo/todokede-touroku/koseki/syuxtusyou.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. 渋谷区 (Shibuya City). 「出生届」. https://www.city.shibuya.tokyo.jp/kurashi/koseki/koseki-todokede/shussho_todoke.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. 横浜市 (Yokohama City). 「出生届のオンライン提出（令和７年12月１日から受付開始）」. https://www.city.yokohama.lg.jp/kurashi/koseki-zei-hoken/todokede/koseki-juminhyo/todokede-touroku/koseki/birth-online.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

5. 墨田区 (Sumida City). 「子どもが生まれたときの届け出（出生届）をしたい。」. https://www.city.sumida.lg.jp/faq/kurashi/todokede_syoumei/koseki/30.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. 目黒区 (Meguro City). 「戸籍届書の記載事項証明書がほしいとき」. https://www.city.meguro.tokyo.jp/koseki/kurashi/juuminhyou/koseki-kisaijikou.html ↩ ↩²

7. デジタル庁 (Digital Agency). 「マイナポータルから、出生届のオンライン提出ができる機能をリリースしました」. 2024-08-30. https://services.digital.go.jp/mynaportal/news/20240830-01/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

8. 小平市 (Kodaira City). 「出生届（父母が外国籍の場合）」. https://www.city.kodaira.tokyo.jp/kurashi/103/103575.html ↩ ↩²

9. 法務省 (Ministry of Justice). 「子の名に使える漢字」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji86.html ↩

10. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格の取得（入管法第22条の2）」. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/syutoku_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

11. 世田谷区 (Setagaya City). 「出生届（日本国内での出生）」. https://www.city.setagaya.lg.jp/02233/59.html ↩

12. 八王子市 (Hachioji City). 「出生届のオンライン手続き」. https://www.city.hachioji.tokyo.jp/kurashi/kosekijumin/004/003/p034603.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

13. AOI国際法務事務所 (行政書士 間瀬英智, Administrative Scrivener Hidetomo Mase). 「在留資格取得許可申請」. https://aoi-legal-office.jp/visa-application-portal/acquisition-of-status-of-residence/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

14. こども家庭庁 (Children and Families Agency). 「児童手当制度のご案内」. https://www.cfa.go.jp/policies/kokoseido/jidouteate/annai ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

15. U.S. Embassy & Consulates in Japan. "Checklist for Reporting Birth in Japan to U.S. Citizen Parent(s)." https://jp.usembassy.gov/services/citizenship-services/birth/reporting-birth-checklist/ ↩ ↩² ↩³

16. 江戸川区 (Edogawa City). 「子ども医療費助成制度」. https://www.city.edogawa.tokyo.jp/e049/kosodate/kosodate/teateshien/iryoujosei.html ↩ ↩²

17. 法務局 (Legal Affairs Bureau) / 法務省. 「戸籍・国籍」案内. https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/static/goannai_index_kosekikokuseki.html ↩ ↩²

18. 総務省 (Ministry of Internal Affairs and Communications). 「外国人住民に係る住民基本台帳制度」. https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/index.html ↩ ↩²

19. 法務省 (Ministry of Justice). 「国籍の選択について」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06.html ↩ ↩² ↩³