Pelaporan tenshutsu (pemberitahuan pindah keluar)

Pelaporan pemberitahuan pindah keluar tenshutsu merupakan tahapan di kantor distrik (ward/city office) yang menutup catatan kependudukan Anda saat hendak meninggalkan Jepang.¹² Tanpa proses ini, buku pendaftaran penduduk akan tetap mencatat Anda sebagai penduduk aktif dan berbagai tagihan iuran berkala akan terus berdatangan ke alamat lama Anda.

Konfirmasikan perincian terbaru dengan sumber resmi

Prosedur, biaya, dan persyaratan dapat berubah sewaktu-waktu. Konfirmasikan perincian terkini di kantor distrik atau kantor kota tempat tinggal Anda saat ini serta laman resmi Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency).

Gambaran umum

Tenshutsu ke luar negeri, atau 海外転出届 (kaigai tenshutsu todoke, "pemberitahuan pindah keluar ke luar negeri"), memberitahukan kepada pemerintah kotamadya tempat Anda tinggal bahwa Anda akan meninggalkan Jepang, bukan sekadar berpindah ke alamat lain di Jepang.¹² Pihak kantor distrik kemudian akan menutup catatan 住民票 (juminhyo, "catatan kependudukan") Anda dengan status dipindahkan ke luar negeri.³

Pelaporan ini hanya mencakup buku pendaftaran kependudukan tingkat kotamadya. Kartu izin tinggal 在留カード (zairyu card) Anda diserahkan secara terpisah di loket imigrasi pelabuhan atau bandara pada hari keberangkatan, sementara administrasi perpajakan dan pensiun berjalan pada jalurnya masing-masing.⁴⁵ Rencanakan kunjungan ke kantor distrik sebagai tahapan awal dari alur keberangkatan tersebut, bukan sebagai satu-satunya penuntasan seluruh prosedur.

Pindah domestik versus meninggalkan Jepang

Kepindahan domestik antarkotamadya di Jepang berlangsung dalam dua bagian: pelaporan tenshutsu di kantor lama, disusul pelaporan pindah masuk (shinnyu/tennyu) di kantor baru dalam jangka waktu yang ditetapkan undang-undang.³² Kantor lama umumnya akan menerbitkan surat keterangan pindah keluar atau 転出証明書 (tenshutsu shomeisho) untuk diserahkan ke kantor tujuan baru.³

Meninggalkan Jepang tidak memiliki kantor penerima di sisi tujuan, sehingga tidak ada surat keterangan pindah yang diterbitkan untuk dibawa ke tempat baru. Catatan kependudukan Anda langsung ditutup dengan status pemindahan ke luar negeri, dan penyerahan kartu izin tinggal tingkat imigrasi baru dilakukan belakangan di bandara atau pelabuhan laut.³⁴ Alur kedatangan ke loket terasa serupa dengan kepindahan biasa, namun tidak ada proses lanjutan ke kantor distrik lain setelahnya.

Kapan dan di mana harus melapor

Ajukan pelaporan sebelum Anda berangkat, di kantor pemerintah kotamadya tempat Anda terdaftar saat ini. Panduan kotamadya merumuskan waktunya sebagai "sebelum pindah keluar," dengan loket penerimaan yang mulai dibuka sekitar 14 hari sebelum perkiraan tanggal keberangkatan.⁶²

Waktu pelaporan: jendela 14 hari

Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar, atau 住民基本台帳法 (juminhyo kihon daicho ho), mewajibkan siapa pun yang pindah keluar untuk memberitahukan kepada wali kota setempat terlebih dahulu dengan mencantumkan nama, tujuan kepindahan, dan jadwal tanggal pindah.⁶ Dalam praktiknya, kantor distrik menerima pelaporan tenshutsu mulai sekitar 14 hari sebelum hari kepindahan.²

Pelaporan ini tidak dipungut biaya (gratis).² Apabila pelaporan di muka tidak memungkinkan karena alasan mendesak, ajukan pelaporan sesegera mungkin setelah kepindahan alih-alih mengabaikannya sama sekali; prosedur pelaporan melalui pos memang disediakan khusus untuk mengantisipasi kondisi tersebut.³

Lokasi pelaporan: loket pendaftaran penduduk

Ajukan pelaporan di bagian pendaftaran penduduk (resident registration section) pada kantor distrik atau kantor balai kota Anda saat ini. Di Distrik Shinjuku, loket ini berada di Resident Registration Section dari Family and Resident Registration Division, dengan pelaporan rutin yang juga dapat dilayani di kantor-kantor cabang pembantu distrik.²⁷

Nama loket dan cakupan kantor cabang dapat bervariasi di setiap kotamadya, jadi konfirmasikan terlebih dahulu dengan kantor wilayah setempat Anda. Pola yang seragam secara nasional adalah struktur kewenangannya: kotamadya tempat Anda tinggal saat ini yang memegang kuasa pelaporan, dan tidak ada kotamadya kedua yang terlibat.³¹

Pengajuan yang diwakilkan oleh pihak di luar anggota satu kartu keluarga (household) memerlukan surat kuasa resmi.² Pelaporan daring melalui portal terpadu Myna Portal melayani tenshutsu domestik, namun Pemerintah Kota Shinjuku secara eksplisit mengecualikan tenshutsu ke luar negeri dari jalur daring ini, sehingga penduduk yang akan meninggalkan Jepang harus melapor langsung di loket atau mengirimkannya via pos.⁸

Bagan alur di atas menunjukkan urutan kunjungan kantor distrik yang diulas dalam panduan ini: daftarkan kepindahan keluar terlebih dahulu, lalu selesaikan administrasi loket-loket terkait sebelum meninggalkan gedung kantor.²⁹

Dokumen yang harus dibawa

Bawalah dokumen asli. Petugas loket melakukan verifikasi identitas secara tatap muka langsung, sedangkan pengajuan via pos memerlukan lampiran salinan identitas resmi.³²

Dokumen identitas dan izin tinggal

Dokumen	Catatan
Zairyu card atau sertifikat penduduk tetap khusus	Dokumen identitas utama bagi pelapor warga negara asing 2
Kartu My Number jika memiliki	Tercantum di antara persyaratan tenshutsu di loket 2
Tanda pengenal resmi berfoto dari pelapor	Zairyu card, kartu My Number, SIM Jepang, atau paspor 2

Dokumen pendukung yang diminta oleh beberapa kantor

Dokumen	Catatan
Bukti kepesertaan atau kartu Asuransi Kesehatan Nasional (kokumin kenko hoken)	Diperlukan di loket asuransi pada kunjungan yang sama 2
Kartu registrasi cap segel (inkan toroku sho)	Hanya jika cap segel terdaftar secara resmi 2
Bukti tanggal keberangkatan	Beberapa kantor meminta tiket pesawat atau rencana perjalanan; bergantung kebijakan kantor setempat 10

Cap pribadi atau stempel resmi (inkan) tercantum dalam sebagian daftar periksa kepindahan bersifat kondisional, bukan keharusan mutlak.¹⁰ Jika ragu, bawalah kartu asuransi kesehatan dan kartu My Number bersamaan dengan zairyu card; membawa dokumen lebih tidak membutuhkan biaya apa pun, sementara kekurangan dokumen akan memaksa Anda datang mengantre untuk kedua kalinya.²

Tindakan yang dilakukan kantor distrik

Pihak kantor distrik akan menutup entri pendaftaran kependudukan Anda dan memperbarui pangkalan data kotamadya yang menjadi rujukan administrasi asuransi dan pensiun. Meskipun demikian, setiap pembatalan program jaminan sosial tetap membutuhkan pemberitahuan tersendiri, sebagaimana diuraikan pada bagian berikutnya.⁹¹¹

Pemindahan catatan kependudukan ke luar negeri

Pada pelaporan tenshutsu ke luar negeri, pemerintah kotamadya menutup catatan juminhyo Anda dengan keterangan pindah ke luar negeri.³¹ Anda tidak lagi tercatat memiliki alamat terdaftar di wilayah Jepang.

Tidak ada surat keterangan pindah keluar (tenshutsu shomeisho) yang diterbitkan dalam skenario ini, karena tidak ada kotamadya penerima selanjutnya yang memerlukannya.³ Anda juga tidak perlu menyampaikan surat pemberitahuan pelepasan alamat terpisah kepada Pimpinan Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency); untuk keberangkatan ke luar negeri dalam jangka panjang tanpa alamat di Jepang, pelaporan tenshutsu di kantor kotamadya sudah menjadi kewajiban hukum yang disyaratkan.¹²

Pembaruan catatan asuransi kesehatan dan pensiun

Pelaporan tenshutsu memperbarui catatan dasar kependudukan, namun pencabutan kepesertaan Asuransi Kesehatan Nasional (kokumin kenko hoken) atau 国民健康保険 serta laporan pelepasan kelayakan Pensiun Nasional atau 国民年金 (kokumin nenkin) masing-masing mewajibkan pemberitahuan langsung di loket terkait.⁹¹¹

Hak manfaat dan penagihan premi Asuransi Kesehatan Nasional dihitung dari tanggal perlindungan semestinya dimulai atau dihentikan, bukan semata-mata dari tanggal pelaporan diajukan.⁹ Kepesertaan wajib Pensiun Nasional berlaku bagi penduduk berusia 20 hingga 59 tahun yang memiliki alamat tempat tinggal di Jepang, sehingga keberangkatan ke luar negeri tanpa alamat mengakhiri dasar kepesertaan wajib tersebut; bagi kategori yang dikecualikan berdasarkan perjanjian bilateral (totalisasi), pelaporan diajukan secara terpisah ke Japan Pension Service.¹¹

Satu kunjungan kantor distrik mencakup tiga loket

Loket pendaftaran penduduk menutup buku kependudukan Anda, namun loket asuransi kesehatan dan loket pensiun masing-masing memerlukan permohonan yang dinyatakan secara jelas. Rencanakan satu kunjungan yang menuntaskan ketiga loket ini sekaligus sebelum Anda meninggalkan gedung kantor distrik.

Pembatalan terkait: otomatis versus eksplisit

Perbedaan mendasar yang harus dipahami sangat sederhana: penutupan catatan kependudukan berjalan secara otomatis di dalam sistem, sementara penyelesaian asuransi, pensiun, dan keabsahan kartu identitas memerlukan penyampaian langsung oleh Anda di loket yang tepat.³⁹¹¹

Diproses bersamaan dengan pelaporan

Penutupan catatan kependudukan itu sendiri tidak membutuhkan pelaporan kedua setelah loket pendaftaran penduduk menerima permohonan tenshutsu Anda.³ Penanganan masa berlaku kartu My Number diproses pada kunjungan kantor distrik yang sama melalui loket pengelolaan kartu.¹³¹⁰

Memerlukan permohonan eksplisit di loket terkait

Pengunduran diri dari Asuransi Kesehatan Nasional (kokumin kenko hoken) harus diajukan secara eksplisit: pindah keluar dari kotamadya dan pindah ke luar negeri masing-masing tercantum sebagai pemicu penghentian kepesertaan, dengan batas waktu pengurusan 14 hari dan kepala keluarga sebagai pihak pelapor resmi.⁹ Kembalikan kartu asuransi atau surat konfirmasi kelayakan saat pengunduran diri; tetap memakai kartu asuransi distrik lama setelah tanggal kepindahan tanpa melapor akan berakibat pada kewajiban pengembalian biaya pengobatan di kemudian hari kepada pemerintah distrik.¹⁴

Pelepasan hak kepesertaan pensiun merupakan jalur pelaporan terpisah dari tenshutsu, yang dilayani di loket pensiun kantor distrik atau kantor cabang pensiun tergantung pada kategori kepesertaan Anda.¹¹ Pengajuan permohonan penarikan dana pensiun sekaligus di kemudian hari mensyaratkan bukti bahwa Anda sudah tidak lagi tercakup dalam kepesertaan asuransi pada saat permohonan diajukan.⁵

Kelanjutan penggunaan kartu My Number di luar negeri merupakan prosedur peralihan sebelum keberangkatan yang harus diselesaikan paling lambat satu hari sebelum tanggal keberangkatan; tanpa prosedur ini, kartu akan dinonaktifkan secara otomatis pada jadwal tanggal keberangkatan.¹³ Jalur kelanjutan penggunaan di luar negeri dibuka mulai 2024-05-27 untuk warga negara Jepang, sedangkan warga negara asing tanpa buku pendaftaran keluarga (koseki) harus mengembalikan atau menonaktifkan kartu mereka, sehingga selesaikan urusan yang memerlukan otentikasi kartu sebelum hari kunjungan.¹³¹⁰

Dokumen yang perlu diambil sebelum Anda pergi

Ambillah dokumen-dokumen penting ini di kantor distrik selagi catatan kependudukan Anda masih aktif. Penerbitan ulang dari luar negeri memakan waktu jauh lebih lama dan terkadang mustahil dilakukan tanpa bantuan perwakilan kuasa di Jepang.¹⁵

Surat keterangan pajak dan penghasilan

Surat keterangan pajak penduduk, yaitu surat keterangan penetapan pajak atau 課税証明書 (kazei shomeisho) dan surat keterangan pelunasan pajak atau 納税証明書 (nozei shomeisho), diterbitkan di loket Bagian Urusan Perpajakan (Tax Affairs Division) atau kantor cabang pembantu dengan menunjukkan tanda pengenal resmi berfoto.²¹⁵ Setiap lembar salinan dikenakan biaya sebesar 300 yen (per 2026-07-01; konfirmasikan tarif terkini dengan Bagian Urusan Perpajakan setempat).¹⁵

Butir	Cakupan	Catatan
Kazei shomeisho	Tahun berjalan hingga 3 tahun fiskal terakhir selama data pajak tersedia	Mencerminkan penghasilan tahun kalender sebelumnya 15
Nozei shomeisho	Status pembayaran tahun penetapan	Periksa tahun penetapan pada salinan dokumen 15

Surat keterangan tiap tahun fiskal mencerminkan penghasilan tahun kalender sebelumnya (sebagai contoh, sertifikat tahun fiskal 2026 mencerminkan penghasilan dari 2025-01-01 hingga 2025-12-31).¹⁵ Penduduk yang belum melaporkan penghasilan mungkin perlu mengisi SPT di bagian pajak terlebih dahulu sebelum dokumen keterangan dapat diterbitkan.¹⁵

Sebelum berangkat, wajib pajak penduduk yang pindah sebelum surat tagihan bulan Juni terbit wajib menunjuk pihak pembayar atau melakukan pembayaran di muka; setelah menerima surat tagihan, sisa kewajiban pajak harus ditunjuk pembayarnya atau dilunasi langsung.² Pihak yang ditunjuk untuk menyelesaikan kewajiban perpajakan setelah keberangkatan ini disebut sebagai wakil urusan pajak atau 納税管理人 (nozei kanrinin).²

Catatan asuransi dan pensiun

Simpan bukti penarikan diri dan bukti pembayaran Asuransi Kesehatan Nasional dari loket distrik sebagai bukti sah bahwa masa perlindungan asuransi telah berakhir pada tanggal keberangkatan Anda.⁹¹⁰ Simpan pula catatan riwayat kepesertaan pensiun, termasuk kategori, masa pembayaran, dan nomor pensiun dasar, karena klaim penarikan dana pensiun sekaligus mewajibkan bukti non-kepesertaan setelah keberangkatan dan harus diajukan dalam rentang waktu dua tahun sejak meninggalkan Jepang.⁵

Kelayakan klaim penarikan sekaligus mensyaratkan status kewarganegaraan non-Jepang dengan masa pembayaran iuran singkat pada Pensiun Nasional atau Pensiun Karyawan serta tidak sedang terdaftar dalam kepesertaan aktif saat permohonan masuk.⁵ Bukti riwayat pembayaran iuran yang dikumpulkan saat ini sangat berguna untuk pengecekan perjanjian totalisasi jaminan sosial maupun pengajuan klaim dari luar negeri nantinya.⁵¹¹

Pengalaman warga negara asing

Pengalaman datang ke loket distrik sangat mirip dengan proses pindah rumah domestik biasa: jenis formulir yang serupa, penyerahan identitas diri yang sama, serta antrean di bagian pendaftaran penduduk yang sama.³² Perbedaannya terletak pada konsekuensi administratifnya: tidak ada proses pendaftaran alamat lanjutan di Jepang, dan zairyu card tetap Anda simpan di saku hingga pemeriksaan imigrasi bandara tiba.⁴

Kantor pemerintah di kota-kota besar biasanya mengarahkan pelapor warga asing, pemohon yang membutuhkan penerjemah, dan permohonan rombongan ke loket utama Bagian Pendaftaran Penduduk daripada ke loket kantor cabang pembantu, jadi datanglah langsung ke loket kantor distrik utama jika kasus Anda membutuhkan penanganan khusus.² Tersedia formulir dwibahasa Inggris dan buku panduan hidup multibahasa di distrik-distrik besar, namun penamaan loket dan prosedur pengiriman via pos tetap bervariasi menurut masing-masing kotamadya.²⁷

Pilihan kata yang kerap membingungkan penduduk yang akan pindah

Petugas loket mungkin akan menanyakan "alamat baru" Anda. Untuk keberangkatan permanen ke luar negeri, jawablah dengan menyebutkan nama negara tujuan Anda, bukan alamat domestik Jepang. Pastikan formulir ditandai dengan benar sebagai pemindahan ke luar negeri sebelum Anda melangkah pergi dari loket.

Hal penting untuk diketahui

Melapor terlambat atau setelah keberangkatan

Melewatkan jendela waktu sebelum keberangkatan tidak membatalkan kewajiban hukum Anda untuk melapor. Ajukan pelaporan sesegera mungkin setelah pindah, dengan menggunakan jalur pos atau melalui perwakilan yang memegang surat kuasa resmi apabila kantor kotamadya menyediakannya.³² Pelaporan yang terlambat tetap akan menutup catatan kependudukan dan menghentikan rentetan tagihan berkala yang timbul akibat catatan yang dibiarkan terbuka.⁹

Mengira satu pelaporan membatalkan segalanya

Pengajuan tenshutsu saja tidak secara otomatis menyelesaikan pengunduran diri dari Asuransi Kesehatan Nasional atau pelepasan hak pensiun. Masing-masing membutuhkan pemberitahuan langsung di loketnya sendiri, yang idealnya dituntaskan dalam satu kunjungan yang sama.⁹¹¹ Perlakukan loket pendaftaran penduduk sebagai langkah pertama dari tiga loket yang wajib didatangi, bukan sebagai akhir dari seluruh urusan.

Berangkat tanpa melunasi premi asuransi kesehatan nasional

Petugas loket akan menghitung status pembayaran premi hingga tanggal keberangkatan dan menerbitkan lembar pembayaran untuk sisa tunggakan, sehingga selesaikan pembayaran sebelum Anda berangkat.¹⁰ Menggunakan kartu asuransi kesehatan distrik lama setelah status kependudukan berpindah tanpa melapor akan berujung pada kewajiban mengganti seluruh biaya pengobatan yang telah ditanggung distrik.¹⁴ Sebagian kantor distrik meminta bukti tanggal keberangkatan untuk menetapkan tanggal akhir perhitungan premi, jadi bawalah rencana perjalanan atau tiket penerbangan meskipun tidak diminta secara eksplisit.¹⁰

Penanganan kartu My Number saat keberangkatan

Penanganan masa berlaku kartu My Number pada saat pindah ke luar negeri berbeda berdasarkan kriteria kelayakan. Warga negara Jepang dapat beralih ke skema kelanjutan penggunaan luar negeri paling lambat satu hari sebelum jadwal keberangkatan, sedangkan warga negara asing tanpa catatan keluarga (koseki) harus mengembalikan atau membatalkan fungsi kartunya.¹³¹⁰ Selesaikan seluruh transaksi daring yang membutuhkan kartu My Number—seperti pelaporan pajak elektronik atau otentikasi akun—sebelum kunjungan ke kantor distrik, dan catatlah 12 digit nomor My Number Anda secara pribadi untuk keperluan administrasi jika kembali ke Jepang di masa depan.¹³

Lihat juga

• Daftar periksa kepindahan: persiapan 90 hari sebelum keberangkatan
• Pengembalian zairyu card di bandara
• Pelaporan pajak tahun terakhir dan nozei kanrinin
• Menutup atau mempertahankan rekening bank dan akun pialang
• Repatriasi saldo pensiun dan investasi saat keberangkatan
• Layanan penerusan pos saat pindah dan meninggalkan Jepang

References

Footnotes

1. Ministry of Internal Affairs and Communications. Basic Resident Registration System for Foreign Residents (English overview). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/english/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. Shinjuku City, Family and Resident Registration Division. Foreign-language guide: Notifications and Taxes (English PDF, 2026 edition). https://www.foreign.city.shinjuku.lg.jp/en/wp-content/uploads/sites/3/2026/03/2todoke_e2026.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³

3. Ministry of Internal Affairs and Communications. Explanatory guide on notifications under the Basic Resident Registration system (Japanese). https://www.soumu.go.jp/main_content/000753608.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

4. Immigration Services Agency. Return of residence cards and special permanent resident certificates (Japanese). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00020.html?hl=en ↩ ↩² ↩³

5. Japan Pension Service. Lump-sum Withdrawal Payments (English hub, last updated 2026-04-07). https://www.nenkin.go.jp/international/english/japanese-system/benefit/payment.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

6. Ministry of Internal Affairs and Communications, Regional Administration. English translation of the Basic Resident Registration Act, Article 24 excerpts. https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/pdf/111026_1.pdf ↩ ↩²

7. Shinjuku City. Address-change notification index (Japanese). https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/index01.html ↩ ↩²

8. Shinjuku City. Online tenshutsu via Myna Portal (Japanese; states overseas tenshutsu excluded). https://www.city.shinjuku.lg.jp/todokede/oss.html ↩

9. Shinjuku City, Medical Insurance and Pension Division. Enrolling, Withdrawing and Other Procedures, National Health Insurance (English). https://www.foreign.city.shinjuku.lg.jp/en/kurashi/kokuhotodokede/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

10. Ritsumeikan University International Center. Important Procedures When Leaving Japan (English guide). https://global.support.ritsumei.ac.jp/hc/en-us/articles/29811053054227-Important-Procedures-When-Leaving-Japan ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

11. Japan Pension Service. National Pension coverage guide for international contexts (English PDF). https://www.nenkin.go.jp/service/pamphlet/kaigai/kanyuu.files/00English.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

12. Immigration Services Agency. FAQ answers on mid- to long-term resident address procedures (Japanese with English page option). https://www.moj.go.jp/isa/publications/faq/newimmiact_4_q-and-a_page3.html?lang=en ↩

13. Digital Agency, My Number Card portal. Continued use of My Number Card after overseas transfer (Japanese; from 2024-05-27 for Japanese nationals). https://www.kojinbango-card.go.jp/apprec/abroad/2023/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

14. Shinjuku City. National Health Insurance notification procedures (Japanese; withdrawal and card return). https://www.city.shinjuku.lg.jp/hoken/file02_02_00001.html ↩ ↩²

15. Shinjuku City, Tax Affairs Division. Mail application for residence-tax certificates (Japanese; fee and ID rules). https://www.city.shinjuku.lg.jp/hoken/zeimu01_001024.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷